Predstavte si, nastavte kontext a zostaňte ho stručný
Okamžité zasielanie správ môže byť pre vás štandardnou metódou komunikácie, no niektorí ľudia ju stále považujú za zastrašujúce. Ak ste zvyknutí na odosielanie textových správ alebo priateľov a kolegov, nemusíte si uvedomiť, ako by sa z ľavého poľa mohol zdať nový text na nový kontakt. Tento typ prekvapenia je obzvlášť znepokojivý v obchodnom kontexte. Keď používate texty v podnikaní, dbajte na dodržiavanie etického kódexu a dodržiavajte niekoľko jednoduchých pravidiel správania.
Požiadajte o povolenie na odoslanie textovej správy
Máte osobu, s ktorou chcete text písať, dohodnuté, aby ste boli kontaktovaní týmto spôsobom? Nepredpokladajte, že každý má vždy mobilný telefón na prijímanie textových správ alebo je online na prístup k okamžitým správam prostredníctvom siete, Facebooku alebo iných programov okamžitých správ. Opýtajte sa osobne alebo v telefonickom rozhovore, ako sa ľudia radšej oslovujú. Možno zistíte, že majú obmedzený textový plán alebo že používanie IM sa na ich pracoviskách odrádza.
Predstavte sa pri odosielaní počiatočnej správy
Predstavte sa vo svojej správe a urobte to stručnú. Aj keď sa môže zobraziť vaše meno, prezývka alebo telefónne číslo, v závislosti od spôsobu odosielania správ, ktorý používate, váš príjemca vidí text mimo kontextu. Spustite správu s úvodom a referenčným rámcom, ako napríklad:
- "Ja som Joan Smith z XYZ Consultants. Máte čas diskutovať o otázke, ktorú ste mi minulý týždeň telefonovali?"
- "Je to Brad Jones z účtovníctva, mám otázku týkajúcu sa vašej žiadosti o vrátenie peňazí. Máte na to teraz čas odpovedať, alebo by som vám mal zavolať neskôr?"
Týmto spôsobom sa vyhnite tomu, aby sa vaša správa zdala náhodná a pravdepodobne nesprávne zameraná otázka od osoby, ktorej sa príjemca môže pamätať iba neurčito alebo vôbec.
Zatiaľ čo mnohé programy okamžitých správ obsahujú archív, ktorý umožňuje ľuďom zistiť, kto ste a čo ste hovorili v minulosti, je zvyčajne dobré predstaviť sa ešte stručne v nasledujúcich rozhovoroch, najmä ak ste zmenili svoj prezývku alebo telefónne číslo.
Uchovávajte prvú správu o reťazec
Začnite s úvodom a kontextom iba dovtedy, kým osoba nereaguje. V opačnom prípade môžete zostaviť a odoslať podrobnú správu, ktorá sa nikdy nezobrazuje. To je správna prax pre všetky reťazce správ.
Pokračujte zdvorilo, ak nedostanete žiadnu odpoveď
Odosielanie textovej správy alebo chatu a nedostanie žiadnej odpovede môže znamenať niekoľko vecí. Človek by vás mohol ignorovať, ale osoba s väčšou pravdepodobnosťou nepozoruje telefón alebo počítač, aby videl vašu správu. Po primeranom čase postupujte s ďalšou správou, ale tiež sa pokúste kontaktovať osobu prostredníctvom e-mailu alebo telefonicky. Ak je to vhodné, môžete sa tiež zastaviť pri osobnom stole.
Tieto protokoly sa spájajú s tým, ako sa ľudia radšej oslovujú. Zatiaľ čo správy môžu byť jediným spôsobom, ako chcete komunikovať, nie je to prvá voľba pre všetkých. Ak chcete mať produktívne pracovné vzťahy, pochopte a rešpektujte, že ľudia majú iné predvoľby.