Netiketa, ktorú by ste mali vedieť
Zatiaľ čo každý každý mesiac používa e-mail na aspoň nejakú obchodnú komunikáciu, niektorí z nás budú používať e-mail ako denný nástroj na vykonávanie našej profesionálnej práce. Budeme používať e-mail na komunikáciu so zákazníkmi, spoluhráčmi, nadriadenými a možnými novými nájomníkmi alebo možnými novými zamestnávateľmi. A áno, títo ľudia nás budú súdiť podľa našej schopnosti vytvárať jasné a odborné písomné posolstvo.
Etiketa e-mailu, alebo "netiquette", bola okolo 27 rokov po celom svete. Netiquette je súbor všeobecne prijatých pokynov na to, ako ukázať rešpekt a kompetenciu v e-maile. Bohužiaľ, existujú ľudia, ktorí si nikdy nemali čas na to, aby sa naučili e-mailovú netiketu pre podnikové nastavenia. Ešte horšie: existujú ľudia, ktorí zamieňajú e-mailovú netiketu s voľným a neformálnym štýlom textových správ.
Nedovoľte, aby zle vytvorený e-mail zabíjal vašu dôveryhodnosť so zákazníkom alebo nadriadeným alebo potenciálnym zamestnávateľom. Tu sú pravidlá e-mailovej netikety, ktoré vám dobre poslúžia a ušetria vás na pracovisku rozpaky.
01 z 10
Vložte e-mailovú adresu ako poslednú vec pred odoslaním.
To sa zdá byť protiintuitívne, ale je to vynikajúca forma. Počkajte na dokončenie písania a korektúry pred pridaním e-mailovej adresy do hlavičky e-mailu. Táto technika vám ušetrí rozpaky nad neúmyselným odoslaním správy príliš skoro predtým, ako dokončíte svoj obsah a korektúru.
To je mimoriadne dôležité pre dlhšie e-maily s citlivým obsahom, ako je napríklad odoslanie žiadosti o prácu, odpoveď na otázku zákazníka alebo komunikácia s vašimi tímami o zlé správy. V týchto prípadoch odkladanie e-mailovej adresy zvyšuje bezpečnosť, keď potrebujete chvíľu odísť z e-mailu, aby ste si vybrali svoje myšlienky a vyskúšali svoje slová vo svojej mysli.
Ak odpovedáte na e-mail a považujete obsah za citlivý, stačí dočasne odstrániť e-mailovú adresu príjemcu, kým nebudete pripravený na odoslanie, a potom ho vrátite späť. Môžete alternatívne odstrániť a prilepiť e-mailovú adresu príjemcu do súboru programu Poznámkový blok alebo na stránku OneNote, napísať e-mail a potom vymažte a prilepte e-mailovú adresu.
Verte nám o tom: prázdna e-mailová adresa, zatiaľ čo authoring vám ušetrí podstatný smútok jedného dňa!
02 z 10
Triple skontrolujte, či zasielate správnu osobu.
Toto je obzvlášť dôležité, ak pracujete vo veľkej spoločnosti alebo vládnom oddelení. Keď posielate citlivý e-mail na adresu "Mike" alebo "Heather" alebo "Mohammed", Váš e-mailový softvér bude predpovedať napísať úplnú adresu pre vás. Populárne mená, ako sú tieto, budú mať veľa výsledkov v adresári vašej spoločnosti , a neskôr by ste mohli nechať ospravedlňovať poslušnosť neskôr svojmu viceprezidentovi alebo dôvernú odpoveď ľuďom v účtovníctve.
Vďaka vyššie uvedenému pravidlu netiquette č. 1 ste ponechali riešenie na konci, takže triple-checking e-mailovej adresy príjemcu by mal ísť hladko ako posledný krok pred odoslaním!
03 z 10
Vyhnite sa odpovedi všetkým, najmä vo veľkej spoločnosti.
Keď dostanete vysielanie poslané desiatkam ľudí, je rozumné odpovedať iba odosielateľovi. Platí to najmä vtedy, ak je spoločnosť vysielaná veľkými distribučnými zoznamami.
Napríklad: generálny manažér posiela e-mailom celej spoločnosti o parkovaní v južnom pozemku a žiada, aby ľudia rešpektovali očíslované a pridelené stánky, ktoré zamestnanci platia. Ak kliknete na tlačidlo "Odpovedať na všetky" a začnete sťažovať, že ostatní zamestnanci zasahujú do vášho osobného vozidla a poškriabať farbu, mohli by ste ublížiť vášmu kariérnemu postupu tým, že sa stanete spoločnosťou šmuckou.
Nikto nechce dostávať správy, ktoré sa na ne nevzťahujú . A ešte viac, nikto si neocenil sťažnosť na skupinu alebo vypočutie o vašich osobných sťažnostiach vysielaných vo formáte vysielania.
Vyhýbajte sa tomuto faux pasu a použite individuálnu odpoveď na odosielateľa ako svoju predvolenú akciu. Určite si tiež pozrite pravidlo č. 9 nižšie.
04 z 10
Používajte profesionálne pozdravy namiesto hovorových výrazov.
Najlepším spôsobom na spustenie profesionálneho e-mailu je niektorá verzia nasledujúceho:
1. Dobré popoludnie, pani Chandra.
2. Dobrý deň, projektový tím a dobrovoľníci.
3. Ahoj, Jennifer.
4. Dobré ráno, Patrick.
V žiadnom prípade nepoužívajte nasledovné na spustenie profesionálneho e-mailu:
1. Hej,
2. Sup, tím!
3. Ahoj, Jen.
4. Mornin, Pat.
Hovorové výrazy ako "hej", "yo", "sup" sa vám môžu zdať priateľské a teplo, ale v skutočnosti narušujú vašu dôveryhodnosť v obchodnom prostredí. Zatiaľ čo ste v rozhovore určite mohli používať tieto hovorené rozhovory, ak máte dôverný vzťah s druhou osobou, je to zlý nápad používať tieto slová v obchodnom e-maile.
Navyše, je to zlá forma, aby ste mali pravopisné skratky, napríklad "ráno". Je to veľmi zlý spôsob, ako skrátiť meno niekoho (Jennifer -> Jen), pokiaľ vás táto osoba výslovne nepožiadala.
Rovnako ako pri každej inteligentnej obchodnej komunikácii, je chybné sa chyby na strane príliš formálnej a preukazujúcej, že veríte v etikety a rešpekt.
05 z 10
Odpovedajte na každú správu, ako keby vaša profesionálna povesť záviselo od nej.
A naozaj, vaša povesť je ľahko rozobratá chudobnou gramatikou, zlým hláskovaním a nesprávne zvolenými slovami.
Predstavte si, ako vaša profesionalizácia dosiahne úspech, ak náhodou poslúžite " Musíte skontrolovať svoj metód , Ala ", keď ste naozaj chceli povedať " musíte skontrolovať svoju matematiku, Alma" . Alebo ak poviete " môžem urobiť intervue na zajtrajšok ", keď ste mysleli " môžem urobiť rozhovor zajtra ".
Korektúra všetkých odoslaných e-mailov; robte to tak, ako keby vaša profesionálna povesť závisí od nej.
06 z 10
Stručná a jasná téma predmetov dosiahne zázraky (a pomôže vám to čítať).
Riadok predmetu je názov pre komunikáciu a spôsob, ako zhrnúť a označiť váš e-mail, aby ho bolo možné ľahko nájsť neskôr. Musí jasne zhrnúť obsah a akékoľvek želané kroky.
Napríklad položka "káva" nie je veľmi jasná.
Namiesto toho skúste "Predvoľby kávu pre zamestnancov: vaša odpoveď je potrebná"
Ako druhý príklad je predmet " vaša žiadosť " príliš vágny.
Namiesto toho skúste jasnejší predmet ako: " Vaša požiadavka na parkovanie: sú potrebné ďalšie podrobnosti" .
07 z 10
Použite len dve klasické písma: Arial a Times Roman, s čiernym atramentom.
Môže to byť lákavé pridávať do e-mailu štýlové farebné tvary písma a farby, aby ste sa stali bláznivými, ale je lepšie používať čierne 12-palcové alebo 10-bodové písmo Arial alebo Times New Roman. Podobné varianty ako Tahoma alebo Calibri sú v poriadku. A ak upriamite pozornosť na konkrétnu frázu alebo guľku, potom červené atramentové alebo tučné písmo môže byť veľmi užitočné.
Problém je vtedy, keď sa vaše e-maily začnú stať nekoherentné a neostré, alebo začnú vyjadrovať maverick alebo rušivý postoj z vašej strany. Vo svete podnikania ľudia chcú, aby komunikácia bola dôveryhodná a jasná a krátka, nie dekoratívna a rušivá.
08 z 10
Vyhnite sa sarkasmu a negatívnym / tichým tónom za každú cenu.
E-mail sa vždy nepodarí vyjadriť vokálnu inflexiu a jazyk tela. To, čo si myslíte, že je priame a jednoduché, môže skutočne naraziť na to, že je tvrdé a hrubé, akonáhle je vložený do vášho e-mailu. Nepoužívajte slová "prosím" a "ďakujem" spôsobí negatívne podprúdy. A to, čo považujete za humorné a svetlo, môže skutočne vysielať ako blahosklonné a hrubé.
Poskytovanie úctyhodného tónu a osobného správania sa v e-maile trvá prax a veľa skúseností. Pomáha, keď si prečítate e-mail nahlas sám alebo dokonca niekoho iného, než ho pošlete. Ak sa niečo z e-mailu zdá byť stredné alebo tvrdé, prepíšte ho.
Ak ste stále zaseknutí s tým, ako odovzdať tón niečo v e-maile, potom seriózne zvážte vyzdvihnutie telefónu a doručenie správy ako rozhovor.
Pamätajte, že e-mail je navždy a po odoslaní tejto správy ju nikdy nemôžete vytiahnuť.
09 z 10
Predpokladajme, že svet bude čítať váš e-mail.
V skutočnosti je e-mail navždy. V priebehu niekoľkých sekúnd môže byť postúpená stovkám ľudí. Vyžaduje si to od orgánov činných v trestnom konaní a daňových audítorov, ak by sa kedy uskutočnilo vyšetrovanie. Dokáže to dokonca aj do spravodajstva alebo sociálnych médií.
Je to široká a desivá zodpovednosť, ale je to taká, že všetci sme na seba: to, čo píšete v e-maile, by sa mohlo ľahko stať verejným poznaním. Vyberte si slová starostlivo, a ak si myslíte, že existuje nejaká šanca, že by vás mohol kousnúť späť, potom vážne uvažujte, že správu vôbec neposielajte.
10 z 10
Vždy skončíte s krátkym klasickým poďakovaním a podpisovým blokom.
Sila jemností ako "ďakujem" a "prosím" je nemerateľná. Tiež niekoľko sekúnd na zaradenie do vášho profesionálneho podpisového bloku hovorí o vašom pozorovaní detailov a že vlastníte svoju komunikáciu tým, že označíte svoje meno a kontaktné informácie.
Dobrý deň, Shailesh.
Ďakujeme Vám za Váš dotaz na naše služby výšiviek v TGI Sportswear. Bol by som veľmi rád, keby som s vami hovoril, aby som vám povedal viac o možnostiach športového oblečenia pre váš tím. Mohli by sme vás navštíviť aj v našom showroomu neskôr tento týždeň a môžem vám ukázať naše vzorky osobne.
Na aké číslo môžem volať? Som pripravený hovoriť po 13:00 dnes.
Ďakujem,Paul Giles
Riaditeľ Klientských služieb
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Vaša značka je našim zameraním"