Rozhodnutie o tom, ktorý EDMS balík je správny pre vašu prácu, je kľúčom k úspešnému zavedeniu postupov správy dokumentov vo vašej kancelárii. Poďme sa pozrieť na päť najväčších balíčkov vonku a zvážiť ich klady a zápory pred zakúpením.
01 z 05
Spolupráca trezoru
Autodesk Vault Collaboration sa dodáva s dvoma spôsobmi: Vault pre AEC a Vault for Manufacturing. V závislosti od toho, akú prácu robíte, jedno z nich vám určite poskytne všetky nástroje EDMS, ktoré budete potrebovať. Keďže produkt Vault je produkt spoločnosti Autodesk, môžete si byť istý, že sú plne vyvinuté a tesne integrované s príslušným návrhovým softvérom Autodesk. Každý program má rozšírenú funkčnosť, ak používate vertikálne verzie programu AutoCAD ako primárny dizajnový balík. To neznamená, že Vault je obmedzený na prácu s týmito programami, nie je to tak. Vault sa integruje s MicroStation a celou produktovou líniou Microsoft Office, ale jeho skutočná sila spočíva v tom, ako dobre sa spája s rôznymi dizajnovými balíčkami Autodesk.
Môj tím pracuje v oblasti infraštruktúry a Civil 3D je náš hlavný návrhový softvér. S ohľadom na to prerušujeme celú našu firmu z Meridian a prevezmeme spoluprácu vo firme Vault AEC kvôli dodatočným výhodám, ktoré nám prináša pri zdieľaní údajov medzi súbormi, ktoré nemôže poskytnúť žiadny iný softvér EDMS. Vzhľadom na to, že Civil 3D vytvára v rámci jedného výkresu všetky svoje návrhové informácie (zarovnanie, povrchy atď.), Musíte manuálne vytvoriť odkaz na údaje, ktorý umožní používateľom zdieľať tieto údaje medzi jednotlivými súbormi. Služba Vault AEC má túto funkcionalitu už zabudovanú: pri zatvorení súboru vo vnútri Civil 3D zasiahne trezor a spýta sa, či chcete zdieľať tieto konštrukčné informácie s každým ďalším výkresom v projekte Vault. Jedným kliknutím na tlačidlo a to, čo kedysi bolo mätúce manuálny proces, sa robí konzistentným a efektívnym spôsobom.
Existuje desiatky ďalších integrácií medzi produktmi Vault a AutoCAD, ako je automatické prepojenie s nástrojom na nastavenie množiny listov, takže môžete v jednom kroku generovať celé súbory kresieb a aktualizovať automaticky hlavičkové bloky a krycie listy pri zmene vlastností projektu a pridaní alebo zmazaní súborov. Vault je veľmi výkonný a prispôsobiteľný balík EDMS a získava moje najvyššie odporúčanie pre každého, kto pravidelne používa produkty spoločnosti Autodesk. Viac »
02 z 05
Meridian Integration
Meridian Integration je veľmi výkonný balík EDMS, ktorý obsahuje niektoré z najpokročilejších integračných funkcií, ktoré sú dostupné na trhu. Meridian pracuje s takmer akýmkoľvek hlavným softvérovým balíkom, ktorý máte vo vašom systéme a má veľmi rozvinuté rozhranie so všetkými hlavnými CAD systémami. Zatiaľ čo sa nezameriava na žiadny konkrétny priemysel AEC, Meridian má veľmi pekné generické ovládacie prvky na integráciu s vašimi štandardnými balíčkami AutoCADu, MicroStationu a ďalších návrhov. Ak chcete prejsť ďalej, Meridian ponecháva otvorené programovateľné používateľské rozhranie, ktoré môžete použiť na prispôsobenie programu na prístup k prakticky akejkoľvek funkcii v rámci týchto CAD systémov.
Táto rozšíriteľnosť je jedným z silných stránok spoločnosti Meridian; program môžete skutočne prispôsobiť svojmu pracovnému procesu len s trochou programovania. Ak nemáte programátora na zamestnancov, väčšina predajcov ponúka prispôsobenie za rozumné ceny. Tento program sme používali na našej súčasnej pozícii počas lepšej časti desaťročia a podarilo sa nám spojiť niektoré funkcie reálnych úspory času s minimálnymi investíciami. Premiestnenie projektu, dávkové vykresľovanie, elektronické podpisy a päťdesiat ďalších prispôsobení nám ušetrilo tisícky zúčtovateľných hodín.
Možnosť Meridiana sledovať zmeny v súbore, vytvárať zálohy a revízie jedným kliknutím a zobrazovať a zobrazovať súbory červenej čiary bez toho, aby ste niekedy museli otvoriť skutočný výkres, sú fantastické nástroje. Budem vás varovať, že je to zložitý systém a je tu aj definitívna krivka učenia, ktorá sa týka toho, aby ste s vašimi používateľmi boli spokojní. Meridian je veľmi zameraný na aplikáciu Autodesk Inventor, ale je tak konfigurovateľný, že prispôsobovanie sa iným odvetviam nie je problém. Pri práci s nástrojom Inventor však vykonáva úžasnú prácu pri vytváraní katalógov, sledovaní revízií komponentov a vytváraní vizualizačných súborov. Ak je nástroj Inventor primárnym programom, Meridian je určite balíček pre vás. Viac »
03 z 05
zbehlý
Adept od spoločnosti Synergis Software je plnohodnotný softvér pre správu dokumentov, ktorý obsahuje všetky štandardné jadrové postupy, ktoré pravdepodobne nájdete v každom pokročilej oblasti systému EDMS. Umožňuje úplnú konfiguráciu metadát z vlastných polí, kontrolu dokumentov od používateľov, kontrola verzií a revízne záznamy, aby ste mohli sledovať, kto urobil čo a kedykoľvek vo všetkých súboroch.
Adept sa ťažko zameriava na výrobný priemysel a integruje sa s programami, ako sú Inventor a SolidWorks , čo znamená, že Adept má schopnosť priamo prepojiť s výkresovými prvkami, ako sú atribúty a názvy blokov, aby automaticky generovali diely a účty zoznamov materiálov. Adept má taktiež integrovaný klient, ktorý beží vnútri ľubovoľného softvéru AutoCADu a poskytuje používateľom priamy prístup k štruktúram súborov projektu bez nutnosti opustiť AutoCAD. Podobne Adept má rovnakú integráciu do produktovej rady Bentley MicroStation.
Pretože sa to tak ťažko zameriava na výrobu, integrácia spoločnosti Adept so systémom SolidWorks od spoločnosti Dassault je jednou z jej najsilnejších komponentov. Používatelia môžu pristupovať k častiam a zostavám, spustiť dotazovanie o stave, či dokonca vyhľadávať prostredníctvom viacerých revízií a automaticky aktualizovať komponenty svojho dizajnu prostredníctvom Adept Task Pane, ktorý prebieha úplne vnútri SolidWorks. Prostredníctvom tohto podokna môžete prechádzať ľubovoľnou časťou alebo zostavou a pohybovať sa nad ňou myšou, aby ste získali popisky, ktoré zobrazujú aktuálny stav každej časti. Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom myši na ľubovoľný súbor v databáze a otvoriť / upraviť ho bez toho, aby ste museli opustiť otvorený súbor. To je veľký časový šetrič: môžete upravovať kusy vášho dizajnu za behu a ihneď vidieť zmeny, ktoré sa odrážajú vo vašich celkových plánoch bez toho, aby ste museli nikdy zatvoriť súbor.
Adeptovo jediné negatívne je tiež jeho najväčšie pozitívne: je to naozaj určené pre spracovateľský priemysel. Ak je to váš svet, Adept môže byť pre vás ten správny EDMS. Ak je vaša práca predovšetkým v akomkoľvek inom odvetví AEC, možno sa chcete vyhnúť tomuto balíčku a pozrieť sa na niečo lepšie prispôsobené tomu, čo robíte. Viac »
04 z 05
AutoEDMS
AutoEDMS z softvéru ACS je softvér na správu dokumentov, ktorý sa môže obrátiť na menšie firmy. AutoEDMS má štandardné funkcie check-in / out, workflow, revízie a bloky titulov, ktoré spájajú ovládacie prvky, ktoré očakávate v každom balíku EDMS, ale za hranicami to udržuje veci pomerne jednoduché. AutoEDMS nemá pokročilé dáta a súčasti, ktoré spájajú mnohé z jej konkurentov, ani nesú špičkové nástroje na prispôsobenie a integráciu väčších programov. To nie je nevyhnutne zlá vec. Niekedy je jednoduchšie rozhranie všetko, čo potrebujete, tak prečo kúpiť program, ktorý vám dáva viac, než budete kedy používať?
AutoEDMS je viac ako generický systém správy dokumentov, ktorý umožňuje základné ovládanie centrálnej databázy pre ukladanie a manipuláciu s vašimi súbormi namiesto zamerania sa na priemyselne špecifické konštrukčné balíky. Integruje sa s produktmi AutoCAD, MicroStation, SolidWorks a inými podobnými produktmi, ale neponúka plne rozšírené dátové prepojenia, ktoré robia ostatné balíky EDMS.
Ak sa chcete prvý raz presunúť do EDMS, môže to byť pre vás dobrá voľba. Jednoduchšie rozhranie prinesie svojmu zamestnancovi komfort so základnými konceptami správy dokumentov bez toho, aby ste si zamenili predmet s desiatkami pokročilých funkcií, ktoré nikdy nebudete potrebovať. Začnite s menším softvérom, ako je tento, a dajte si svojmu zamestnancovi čas, aby ste sa stali pohodlnými v prostredí EDMS, a potom prejdite do robustnejšieho balíka, ktorý sa špecializuje na vaše odvetvie. Viac »
05 z 05
Control Central
Obsah Centrálne od spoločnosti Ademero je viac ako rovný balík na správu dokumentov ako systém EDMS, ale keďže vám umožňuje ukladať a sprístupňovať akýkoľvek typ súboru pomocou svojho natívneho programu, rozhodol som sa ho zahrnúť do tohto dokumentu. Content Central je rozšírený systém správy súborov, ktorý umožňuje zachovať všetky a všetky súbory v definovanej štruktúre priečinka projektu a priradiť rozšírené informácie každému súboru v rámci tejto štruktúry. Má štandardné funkcie na prihlásenie a odhlásenie a má nástroje na automatické pomenúvanie a indexovanie súborov.
Na rozdiel od väčšiny ostatných balíčkov EDMS má Control Central tiež funkčnosť zabudovanú na skenovanie dokumentov a používanie funkcií automatického rozpoznávania, aby určila, aké sú a kde sa nachádzajú vo vašom projekte. To môže byť veľmi pekná funkcia pri riešení faktúr a zmlúv od konzultantov a klientov. Tento program má tiež veľmi pekný systém na monitorovanie schválení a zdieľanie / spoluprácu na súboroch s inými používateľmi.
Z technického hľadiska je tento balík obmedzený. Nemá integráciu, ktorú by ste mohli potrebovať s návrhovým balíkom a nemáte jednoduchý doplnok na prístup k databáze z iného softvéru. Väčšina správy súborov sa má robiť priamo prostredníctvom klienta Control Central, ktorý práve spúšťa súbory v programe, ktorý ich vytvoril, keď na ne dvakrát kliknete. Tento softvér sa zdá byť viac zameraný na generický model kancelárskeho riadenia ako na inžiniersky model, ale má pekné vlastnosti, ktoré môžu byť prijaté pre malú až stredne veľkú AEC firmu. Viac »