Existuje veľa dobrých dôvodov, prečo digitalizácia papierových dokumentov môže byť obrovskou pomocou, pokiaľ ide o usporiadanie vašej domácej kancelárie (alebo, ak je to váš domov). Po prvé, môžete sa zbaviť mnohých ďalších papierov, ktoré sú napchaté do zásuviek a súborov, alebo vziať do cenného stolového priestoru.
Digitálne súbory (dokonca aj PDF) môžu byť konvertované do vyhľadávateľných súborov pomocou softvéru na optické rozpoznávanie znakov (OCR), ktorý sa zvyčajne dodáva s tlačiarňou (HP má veľmi cool video, ktoré vysvetľuje, ako OCR funguje a ako môže pomôcť zjednodušiť úlohu zjednodušenie vášho života).
Znamená to, že nielenže vaše informácie nezahŕňajú žiadnu izbu, ale je tiež oveľa jednoduchšie nájsť, ako by to bolo na papieri. A môžete uložiť svoje digitálne súbory, ktoré sa vám páčia - na disku CD alebo DVD, na flash disku, v online ukladacom zariadení alebo na všetkých vyššie uvedených. Takže si môžete byť istý, že keď niečo potrebujete, môžete na ňu dostať ruky.
Keď začnete digitalizovať svoje domáce súbory, je to ideálny čas na vytvorenie organizovanej sady súborov, ktoré vám uľahčia život. Premýšľajte o kategóriách papierov, ktoré potrebujete, a nastavte si priečinok pre každého. Príjmy z kreditnej karty v jednej zložke; poistenie automobilov papierovanie v inom; účty za telefón, doklady o predaji potravín, účty domácej opravy atď., môžu byť uvedené samostatné priečinky. A v rámci každej zložky vytvorte podpriečinky pre každý rok (alebo mesiac). Je to oveľa jednoduchšie začať s organizovaným systémom a potom jednoducho pridať novú papierovanie do správneho súboru, keď idete ďalej, než je pokúsiť sa usporiadať systém vždy, keď sa dostane nový doklad.
Uistite sa, že váš skener alebo tlačiareň boli dodané so softvérom OCR (softvér ABBYY FineReader sa zdá byť súčasťou balenia s mnohými testovanými tlačiarňami a skenermi). Ak nenájdete žiadne, nepanikujte. Je tu dobrá šanca, že už máte na vašom počítači nejaký slušný OCR softvér, ak používate systém Windows. Cool OCR Software, ktorý už ste si už vedeli, vás prevedie procesom vyhľadávania a používania tohto softvéru spolu so skenerom, aby ste mohli vytvárať upraviteľné dokumenty.
Samozrejme, to prináša ďalší dôležitý bod: Ak chcete urobiť to, musíte mať aspoň skener dokumentov. Nemusí to byť drahé alebo fantastické. Ak nemáte, teraz je vhodný čas na hľadanie jedného; začnite s týmito recenziami skenerov fotografií a skenerov dokumentov pre niektoré najlepšie kupy. Ak nechcete, aby bol samostatný skener, lacná tlačiareň typu " všetko v jednom" urobí prácu dokonale.
Takže tu je ťažká časť. Zriadenie systému nie je príliš zložité; dokonca aj skenovanie vašich papierov nebude príliš ťažké. Čo je ťažké, je uistiť sa, že automaticky robiť to vždy, keď dostanete nové potvrdenie alebo papierovanie. V opačnom prípade sa papiere začnú hromadiť znova a budete mať pocit, ako by ste strácali čas. Tak sa držte!