V závislosti od verzie balíka Microsoft Office, ktorú používate, môže obsahovať rôzne aplikácie. Základná ponuka zvyčajne obsahuje aplikácie Word, Excel, PowerPoint a Outlook. Zdá sa, že program PowerPoint neponúka žiadnu inherentnú bezpečnosť, ale aplikácie Word, Excel a Outlook poskytujú určitú úroveň šifrovania.
Zabezpečenie dokumentov programu Word
Pre dokumenty programu Microsoft Word (Word 2000 a novšie) môžete pri ukladaní súboru zvoliť vyššiu úroveň zabezpečenia. Namiesto jednoduchého kliknutia na položku Uložiť kliknite na položku Súbor a potom na položku Uložiť ako a postupujte podľa nasledujúcich krokov:
- Kliknite na Nástroje v pravom hornom rohu dialógového okna pre ukladanie súborov
- Kliknite na Možnosti zabezpečenia
- Pole Možnosti zabezpečenia poskytuje rôzne možnosti:
- Môžete zadať heslo do poľa vedľa položky Heslo, ak chcete, aby bol súbor úplne nedostupný bez hesla
- V aplikáciách Word 2002 a 2003 môžete kliknúť na tlačidlo Upresniť vedľa poľa pre heslo, aby ste zvolili vyššiu úroveň šifrovania, ktorá je ešte ťažšia na prekonanie
- Do poľa vedľa položky Heslo môžete zadať heslo, ak je to vhodné pre ostatných, aby otvorili súbor, ale chcete obmedziť, kto môže vykonať zmeny v súbore
- V dolnej časti poľa Možnosti zabezpečenia sú uvedené aj niektoré možnosti ochrany súkromia dokumentu:
- Odstráňte osobné údaje z vlastností súborov pri ukladaní
- Upozornite pred tlačou, ukladaním alebo odoslaním súboru, ktorý obsahuje sledované zmeny alebo komentáre
- Uložte náhodné číslo na zlepšenie presnosti zlúčenia
- Vytvárajte skryté označenie pri otvorení alebo ukladaní
- Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte pole Možnosti zabezpečenia
- Vyberte názov súboru a kliknite na tlačidlo Uložiť
Zabezpečenie súborov programu Excel
Program Excel ponúka veľmi podobný štýl ochrany programu Microsoft Word. Stačí kliknúť na súbor , uložiť ako a postupujte podľa týchto krokov:
- Kliknite na Nástroje v pravom hornom rohu dialógového okna pre ukladanie súborov
- Kliknite na položku Všeobecné možnosti
- Môžete zadať heslo do poľa vedľa položky Heslo, ak chcete, aby bol súbor úplne nedostupný bez hesla
- Kliknutím na tlačidlo Pokročilé vedľa poľa pre heslo si môžete vybrať vyššiu úroveň šifrovania, o ktoré je ešte ťažšie preniknúť
- Do poľa vedľa položky Heslo môžete zadať heslo, ak je to vhodné pre ostatných, aby otvorili súbor, ale chcete obmedziť, kto môže vykonať zmeny v súbore
- Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte pole Všeobecné možnosti
- Vyberte názov súboru a kliknite na tlačidlo Uložiť
Zabezpečenie súborov programu Outlook PST
Skutočné digitálne podpisovanie a šifrovanie prichádzajúcich alebo odchádzajúcich e-mailových správ a ich príloh je celá samostatná záležitosť, ktorá sa vysvetlí inokedy. Ak však exportujete údaje z priečinkov programu Microsoft Outlook do súboru PST, môžete pridať ochranu, aby ste zabezpečili, že údaje nie sú prístupné ostatným. Postupujte podľa týchto krokov:
- Kliknite na položku Súbor
- Vyberte možnosť Importovať a exportovať
- Vyberte možnosť Exportovať do súboru a kliknite na tlačidlo Ďalej
- Vyberte položku Súbor osobných priečinkov (.pst) a kliknite na tlačidlo Ďalej
- Vyberte priečinok alebo priečinky, ktoré chcete exportovať (a ak chcete, vyberte políčko Zahrnúť podpriečinky ) a potom kliknite na tlačidlo Ďalej
- Vyberte výstupnú cestu a názov súboru a vyberte jednu z možností exportovaného súboru a potom kliknite na tlačidlo Dokončiť
- Nahradiť duplikáty s exportovanými položkami
- Povoliť vytvorenie duplicitných položiek
- Neexportujte duplicitné položky
- V časti Šifrovacie nastavenie vyberte jednu z nasledujúcich možností
- Žiadne šifrovanie
- Stlačiteľné šifrovanie
- Vysoké šifrovanie
- V dolnej časti obrazovky zadajte heslo, ktoré chcete použiť na otvorenie zašifrovaného súboru PST (musíte v oboch poliach zadať rovnaké heslo, aby ste overili, či ste zadali heslo tak, ako ste si naplánovali, inak nemusí byť možné otvoriť svoj vlastný file)
- Vyberte, či chcete alebo nemáte uložiť toto heslo do svojho zoznamu hesiel
- Kliknutím na tlačidlo OK dokončíte export súborov
(Upravený Andy O'Donnell)