Uložte e-maily a priečinky služby Gmail úplnou zálohou
Služba služby Gmail je robustná a dobre podporovaná spoločnosťou Google. Služba Gmail - ako primárne riešenie e-mailu založené na webe - však nie je k dispozícii, keď ste stratili pripojenie. Navyše, niektorí ľudia používajú svoj účet Gmail (alebo platený účet G Suite) na obchodné účely, ktoré vyžadujú určitú formu uchovávania a obnovy dokumentov nad rámec toho, čo ponúka bezplatné prostredie služby Gmail.
Použite jedno z niekoľkých riešení archivácie, ktoré vám zaručia, že nikdy nebudete bez dôležitých správ, bez ohľadu na okolnosti.
Použite aplikácie Outlook alebo Thunderbird na stiahnutie e-mailov v službe Gmail
Pomocou aplikácie Outlook alebo Thunderbird alebo iného e-mailového klienta na načítanie e-mailov v službe Gmail môžete prevziať ako službu POP3, ktorá skutočne uloží správy lokálne do vášho e-mailového klienta. Udržujte správy v e-mailovom softvéri, alebo ešte lepšie skopírujte dôležité e-maily do priečinka na pevnom disku. Budete musieť povoliť prístup POP3 v nastaveniach účtu Google v časti Preposielanie a POP / IMAP . Nájdete tu tiež pokyny na konfiguráciu pre nastavenie protokolu POP pre Gmail vo vašom poštovom klientovi.
Jedinou nevýhodou vyhľadávania POP3 je to, že ak sa váš počítač prelomí alebo vaše miestne zložky zhoršujú, ste stratili svoj archív.
Môžete tiež nastaviť službu Gmail vo svojom e-mailovom programe ako IMAP. Tento prístup synchronizuje váš e-mail z cloudu do počítača, takže v prípade, že všetky e-maily zmiznú zo serverov spoločnosti Google (alebo iného poskytovateľa webovej pošty), váš e-mailový klient sa môže skutočne synchronizovať s prázdnym serverom a odstrániť miestne kópie. Ak pristupujete k službe Gmail prostredníctvom protokolu IMAP, môžete presúvať alebo uložiť správy lokálne na pevný disk ako zálohu. Samozrejme, musíte to spraviť pravidelne - predtým, než vzniknú problémy na serveri. Viac »
Stiahnite si archív z Google Takeout
Ak chcete prevziať jednorazový archív celého účtu služby Gmail, navštívte stránku Google Takeout.
- Navštívte službu Takeout a prihláste sa s povereniami účtu, ktorý máte záujem archivovať. Využitie môžete použiť iba s prihláseným účtom.
- Vyberte položku Gmail a voliteľne zahrňte všetky ostatné údaje súvisiace s Google, ktoré chcete exportovať. Rozbaľovacia ponuka pre službu Gmail vám umožňuje vybrať špecifické menovky, ktoré sa majú exportovať, ak nepotrebujete všetky staré e-maily.
- Kliknite na tlačidlo Ďalej . Spoločnosť Google ponúka tri možnosti, ktoré musíte prispôsobiť, aby ste mohli pokračovať:
- Typ súboru. Vyberte typ súboru, ktorý môže počítač spravovať. V predvolenom nastavení vám dá ZIP súbor, ale podporuje extrahovanie aj na gzip.
- Veľkosť archívu. Vyberte najväčšiu veľkosť súboru, ktorú môže počítač spravovať pre jednotlivé segmenty väčšieho archívu. Vo väčšine prípadov je vhodný limit 2 GB.
- Spôsob doručenia. Povedzte Takeout kam umiestniť vyplnený archívny súbor. Vyberte si z priameho odkazu na prevzatie alebo (po zadaní povolenia) preneste priamo na Disk Google, Dropbox alebo OneDrive.
- Po skončení archívu vám služba Google pošle e-mail.
Archívne súbory vo formáte Gmail sa zobrazujú vo formáte MBOX, čo je veľmi veľký textový súbor. E-mailové programy ako Thunderbird dokážu natívne prečítať súbory MBOX. Pri veľmi veľkých archívnych súboroch by ste mali namiesto pokusu analyzovať textový súbor používať e-mailový program kompatibilný s MBOX.
Služba Google Takeout ponúka prehľad okamžitého zobrazenia vášho účtu služby Gmail. nepodporuje prírastkové archivovanie, takže dostanete všetko, pokiaľ sa neobmedzíte na konkrétne štítky. Hoci môžete požiadať o odobratie archívov kedykoľvek budete chcieť, použitie Takeout pre opakované výpisy dát nie je efektívne. Ak potrebujete vytiahnuť údaje častejšie ako raz za kalendárny štvrťrok, nájdite alternatívnu metódu archivovania.
Použite službu Online Backup
Backupify zálohuje osobné informácie z Facebooku, Flickr, Blogger, Kalendár Google a Kontakty, LinkedIn, Twitter, Webové albumy programu Picasa a podobné služby. Predtým, než sa zaviažete zaplatiť za službu, poskytnite mu bezplatnú 15-dňovú skúšobnú verziu.
Prípadne vyskúšajte Upsafe alebo Gmvault. Upsafe ponúka zadarmo až 3 GB ukladacieho priestoru, zatiaľ čo Gmvault je open-source projekt s multiplatformnou podporou a robustnou komunitou vývojárov. Viac »
Selektívne archivovanie pomocou dátových pravidiel
Ak nepotrebujete všetky e-maily, zvážte selektívnejší prístup k archivácii e-mailov.
- Presmerovanie . Keď dostanete e-mail, o ktorom viete, že ho chcete ponechať, postúpte ho individuálne do archivačného účtu inde. Ak chcete zachovať kópiu toho, čo odosielate, použite túto e-mailovú adresu účtu archivovania na linke BCC.
- Automatické presmerovanie . Povedzte Gmailu kopírovať alebo skryť kopírovanie všetkých prijatých e-mailov (alebo BCC všetkých odoslaných e-mailov) na konkrétnu e-mailovú adresu.
- IFTTT recept . Populárna webová stránka If It Then That vytvára recepty (v podstate skripty, ktoré stanovujú, že keď nastane udalosť X, udalosť Y by mala nasledovať), aby ste mohli nastaviť konkrétne akcie Gmailu, aby spustili určitú aktivitu. Recepty IFTTT sú obzvlášť užitočné, keď potrebujete nastaviť vlastné pravidlá a používať zdroje mimo ekosystému spoločnosti Google.
- Prejdite na Evernote alebo OneNote . Nastavte alias me@onenote.com na import e-mailov priamo do prideleného prenosného počítača OneNote alebo použite vlastnú e-mailovú adresu Evernote na prihlásenie správ do Evernote.
Premýšľajte pred archiváciou!
Existuje chata priemyslu zálohovacích služieb, ktoré naznačujú, že musíte zálohovať svoje e-maily, lebo oni jeden deň kúzlo zmiznú navždy.
Aj keď spoločnosť Google môže vymazať váš účet za porušenie zmluvných podmienok alebo môže hacker získať kontrolu nad vaším účtom a odstrániť niektorý alebo celý archív, tieto výsledky sú pomerne zriedkavé. Spoločnosť Google ako poskytovateľ robustnej e-mailovej platformy založená na cloudových službách nemá tendenciu strácať správy alebo náhodne odstrániť účty bez dôvodu.
Hoci môžete mať oprávnený dôvod na zálohovanie vášho účtu, zálohy nie sú zvyčajne potrebné. Môžu skutočne otvárať vaše e-maily na ešte väčšie úniky dát, keď pripojíte iné produkty a služby k svojim nástrojom účtu Gmail, ktoré nemusia byť rovnako bezpečné ako vlastná cloudová platforma spoločnosti Google.