Použitie prepojeného textu vo viacerých súboroch MS Word šetrí čas
Aktualizácia rovnakého textu vo viacerých dokumentoch aplikácie Word môže byť časovo náročná a časovo náročná, ak máte veľa dokumentov na úpravu. Našťastie MS Word obsahuje extrémne šikovnú funkciu spojenia, ktorá dokáže celý proces naozaj jednoducho, ale musíte sa na to pripraviť.
Tento typ prepojenia je užitočný, ak je text rovnaký vo všetkých dokumentoch a keď text potrebuje byť aktualizovaný, celý text je potrebné aktualizovať . Toto je veľmi špecifický scenár, ale ten, ktorý vám môže ušetriť veľa času, ak ho používate.
Napríklad povedzme, že máte 20 dokumentov Microsoft Word nastavených na tlač 20 rôznych listov adries štítkov a každá stránka má desiatky štítkov. Ak si myslíte, že by ste mohli niekedy potrebovať aktualizovať tieto adresy, môžete sa vyhnúť tomu, aby ste to robili ručne vytvorením samostatného dokumentu, ktorý obsahuje zoznam 20 adries. Potom jednoducho prepojte 20 dokumentov na jednu stránku s adresami, takže pri aktualizácii adresy sa bude aktualizovať aj akýkoľvek dokument, ktorý sa k nemu pripája.
Ďalším príkladom, ktorý vám pomôže pochopiť koncepciu prepojenia dokumentov programu Word, môžete vidieť, ak máte niekoľko dokumentov programu Word s vašim menom napísaným v každom z nich, ale čoskoro sa budete vziať. Namiesto toho, aby ste sa neskôr vrátili k jednotlivým dokumentom, aby ste zmenili svoje priezvisko, jednoducho vložte odkaz na iný dokument a potom, keď aktualizujete vaše priezvisko, vaše meno sa zmení vo všetkých ostatných dokumentoch!
Ako môžete vidieť, je to jednoduchý spôsob, ako nahradiť text viacerými dokumentmi programu Word naraz. Opäť platí, že je to naozaj užitočné iba vtedy, ak vložíte rovnaký blok textu na celom mieste a text bude musieť byť aktualizovaný v určitom okamihu.
Poznámka: Tento typ textového prepojenia nie je totožný s hypertextovými odkazmi, ktoré pri kliknutí otvárajú webové stránky alebo iné súbory.
Ako vložiť textový odkaz v programe Word
- V novom dokumente programu Microsoft Word zadajte text, z ktorého chcete odkazovať, z ostatných dokumentov. Formátujte ho presne tak, ako chcete, aby sa zobrazil vo všetkých dokumentoch. Ak chcete požičať si z prvého príkladu vyššie, tento dokument je miestom, kde zadáte 20 rôznych adries.
- Uložte súbor na vytvorenie odkazu. Nezáleží na tom, kam ju uložíte, ale uistite sa, že viete, kde je.
- Dôležité: Ak presuniete súbor obsahujúci text, musíte znova vložiť aktualizovaný odkaz na text vo všetkých prepojených dokumentoch, preto je lepšie to zvážiť skôr, než si vyberiete, kde ho chcete uložiť.
- Zvýraznite text, ktorý chcete prepojiť, aby bol vybraný.
- Kliknite pravým tlačidlom myši alebo klepnutím a podržaním vybratého textu a zvoľte položku Kopírovať z ponuky. Ďalšou možnosťou je použiť klávesnicu : použite klávesy Ctrl + C na PC alebo Command + C na Mac.
- Z iného dokumentu alebo dokonca z toho istého dokumentu umiestnite kurzor kamkoľvek chcete prepojený text ísť. Umiestnenie môžete neskôr zmeniť, rovnako ako pri pohybe akéhokoľvek textu.
- Na karte Domov v novších vydaniach programu Word vyberte malú šípku v časti Vložiť a potom vyberte možnosť Prilepiť špeciálne .... V starších verziách použite ponuku Upraviť a vyberte položku Vložiť špeciálnu položku.
- V dialógovom okne "Prilepiť špeciálne" vyberte možnosť Prilepiť prepojenie .
- Na pravej strane obrazovky je niekoľko možností, ale formátovaný text (RTF) je ten, ktorý vkladá prepojený text presne tak, ako sa to nachádza v pôvodnom dokumente.
- Opakujte tento proces toľkokrát, koľkokrát potrebujete, v tom istom dokumente alebo pre každý samostatný dokument, ktorý chcete prepojiť s pôvodným textom.