Všetky e-mailové správy sú dôležité. Niektoré sú však dôležitejšie ako iné a naznačujú, že pomocou e-mailových správ nám môžu pomôcť lepšie komunikovať.
Priority a správy
Hodnoty sú to, čo sa náš život otáča okolo. Niekedy sa skrývajú za dôvodmi, argumentmi a autoritami, ale vždy sú tam - a my ich prinášame do sveta.
Niektoré veci sú pre mňa dôležitejšie ako ostatné. Dávam prednosť turistike na sledovanie televízie. Pre vás môže byť televízor dôležitejší.
Na rozdiel od toho sa zdá, že všetky e-mailové správy sú rovnaké. Samozrejme, že nie. Akákoľvek pošta od priateľa je dôležitejšia než dvadsať spravodajcov. Spam nie je pre mňa taký cenný ako spätná väzba od vás. Akákoľvek naliehavá správa, ktorá si vyžaduje okamžitú akciu, je dôležitejšia ako výbuch, ktorý si môžem prečítať neskôr.
To platí pre správy, ktoré dostávam. E-maily, ktoré píšem, sa však líšia. Ak by som napísal priateľa, aby sa opýtal, či by sa k nemu priblížila, je to dôležitejšie ako pekné miesto, ktoré si posielam neskôr. Šachová hra, ktorú hrám prostredníctvom e-mailu, nie je nikdy taká dôležitá ako faktúra alebo potvrdenie.
Internetový e-mail má funkciu, ktorá umožňuje posielanie tejto dôležitosti spolu so správou. Dve polia hlavičky môžu obsahovať informácie o priorite. Neštandardné, ale všeobecne používané pole X-Priority: pole a experimentálne pole Význam: záhlavie uvedené v RFC 2421. Nemali by ste však zaujímať o tieto polia.
Komunikovanie dôležitosti
Väčšina e-mailových klientov vám umožňuje nastaviť prioritu správy pri vytváraní správy a mali by ste túto funkciu využiť. Použite to na označenie, či e-mail má pre vás mimoriadny význam, ale myslím, že je ešte dôležitejšie (sic!), Aby ste naznačili, kedy nie je správa taká dôležitá.
E-mailový klient príjemcu nejakým spôsobom ukáže dôležitosť, ktorú ste priradili správe. Správy s najvyššou dôležitosťou môžu byť označené tučným písmom v priečinku Doručená pošta alebo označené červenou farbou, zatiaľ čo menšie správy môžu byť napríklad šedé alebo posunuté nadol.
Tieto informácie môžu príjemcovi pomôcť efektívnejšie využívať e-mail. Samozrejme, že dôležitosť priložená k správe neukazuje príjemcovi, aký dôležitý je pre ňu odkaz (a nie ako dôležitý by mal byť), ale naznačuje, aké dôležité je pre odosielateľa, a to je už veľa.
Komunikácia dôležitosti správy je rovnako dôležitá pri e-maile ako pri osobnom kontakte a nie je to oveľa ťažšie: pri prideľovaní vysokej alebo ešte dôležitejšej nízkej priority pri odosielaní správy je to všetko trvá.