Sledujte osobné úlohy a profesionálne projekty pomocou tohto jednoduchého nástroja
Trello je nástroj na správu projektov v štýle Kanban, ktorý je vizuálnym spôsobom, ako vidieť všetky úlohy, ktoré vy alebo váš tím potrebujete splniť, čo uľahčuje vidieť to, čo všetci v tíme robia v danom čase. Je tiež zadarmo, čo znamená, že je prístupný pre malé a veľké skupiny, ako aj pre jednotlivcov, ktorí vedú firmy alebo ktorí chcú sledovať osobné úlohy. Medzi nástrojmi na riadenie projektov je Trello jedným z najjednoduchších nástrojov na použitie a implementáciu, ale jeho prázdne rozhranie môže byť trochu skľučujúce. Našťastie máme niekoľko tipov, ktoré vám a vášmu tímu pomôžu získať čo najviac z Trello, bez ohľadu na to, čo ho používate na sledovanie.
Čo je Kanban?
Kanbanský štýl riadenia projektov je inšpirovaný japonským výrobným procesom, ktorý spoločnosť Toyota implementovala koncom 40. rokov 20. storočia. Jeho cieľom bolo zvýšiť efektívnosť svojich tovární sledovaním zásob v reálnom čase pomocou kariet, ktoré prechádzali medzi pracovníkmi na podlahe. Keď sa vyčerpá určitý materiál, pracovníci by si to uvedomili na karte, ktorá by sa dostala k dodávateľovi, ktorý by potom dodal požadovaný materiál do skladu. Tieto karty boli často nazývané Kanban, čo znamená znamenie alebo billboard v japončine.
Tak ako to prevádza do riadenia projektov? Softvér, ako je Trello, berie tento pojem prechodu okolo kariet a umiestňuje ho do vizuálneho rozhrania, kde sú úlohy vyložené na doske a zosúladené s pracovnou kapacitou tímu. Na najzákladnejšom mieste má doska tri sekcie, ako je znázornené na obrázku vyššie: urobiť, robiť (alebo v procese) a urobiť. Tímy však môžu tento nástroj použiť akýmkoľvek spôsobom, ktorý pre nich funguje. Niektoré tímy môžu uprednostňovať skutočnú tabuľu, zatiaľ čo iní chcú pohodlie virtuálneho riešenia, ako je Trello.
Ako používať Trello
Trello používa dosky , ktoré obsahujú zoznamy, ktoré tvoria karty. Tabule môžu reprezentovať projekty (redesign webových stránok, renovácia kúpeľne), zoznamy môžu byť použité na úlohy (grafika, obklady) a karty môžu obsahovať čiastkové úlohy alebo možnosti (prenájom dizajnéra, veľkosti dlaždíc a farieb).
Keď sa rozhodnete, ako usporiadať zoznamy, môžete začať pridávať karty, ktoré môžu zase mať kontrolné zoznamy a štítky. Kontrolné zoznamy sú spôsob, ako rozdeliť úlohy na čiastkové úlohy. Napríklad, ak používate Trello na plánovanie dovolenky, môžete mať kartu pre reštauráciu, ktorú chcete vyskúšať, s kontrolným zoznamom, ktorý zahŕňa rezerváciu, skúmanie najlepších pokrmov a kontrolu, či je to vhodné pre deti , Štítky môžu slúžiť na zobrazenie stavu karty (schválené, odoslané atď.) Alebo kategórie (veda, technológia, umenie atď.) Alebo akúkoľvek požadovanú značku. Potom môžete vykonať vyhľadávanie, ktoré prinesie všetky knižnice týkajúce sa vedy alebo všetky schválené karty, napríklad. Na štítok však nemusíte pridávať titul; môžete ich použiť aj na farebné označovanie (k dispozícii je až 10 farieb, k dispozícii je možnosť farebnej slepoty).
Keď začnete pracovať a dokončovať úlohy, môžete jednoducho pretiahnuť karty z jedného zoznamu do druhého a nakoniec archivovať karty a zoznamy, akonáhle sa rozhranie stane nepraktickým.
Členom tímu môžete priradiť karty, ako aj pridať komentáre, prílohy súborov, farebne označené štítky a dátumy splatnosti. Členovia tímu môžu @ zmieniť ostatné v komentároch, aby mohli začať konverzáciu. Môžete odovzdávať súbory z počítača, ako aj z úložných služieb v službe cloud vrátane služieb Disk Google, Dropbox, Box a OneDrive.
Zahrnuté je aj šikovná integrácia e-mailu. Každá doska má jedinečnú e-mailovú adresu, ktorú môžete použiť na vytvorenie kariet (úloh). Na túto e-mailovú adresu môžete tiež odosielať prílohy. A najlepšie je, keď dostanete upozornenie prostredníctvom e-mailu, môžete na ňu odpovedať priamo a nie spustiť Trello.
Upozornenia vrátane zmien a komentárov sú k dispozícii v mobilných aplikáciách, v prehliadači pre počítače a prostredníctvom e-mailu. Trello má aplikácie pre iPhone, iPad, telefóny Android, tablety a hodinky a tablety Kindle Fire.
Trello ponúka viac ako 30 doplnkových funkcií a integrácií, ktoré nazýva Power-ups. Medzi príklady napájania patrí zobrazenie kalendára, opakovač kariet pre opakujúce sa úlohy, ako aj integrácia s aplikáciami Evernote, Google Hangouts, Salesforce a ďalšími. Voľné účty zahŕňajú jednu aktualizáciu na jednu dosku.
Všetky hlavné funkcie Trella sú zadarmo, aj keď existuje platená verzia s názvom Trello Gold (5 dolárov mesačne alebo 45 dolárov ročne), čo prináša určité výhody vrátane troch vylepšení na palubu (nie na jednu). Obsahuje tiež atraktívne tabule a nálepky, vlastné emojis a väčšie prílohy (250 MB namiesto 10 MB). Trello ponúka jeden bezplatný mesiac členstva v Gold pre každého, koho sa dostanete do Trella, a to až do 12 mesiacov.
Ako sme povedali, na prvý pohľad, nastavenie Trella je trochu zastrašujúce, pretože nie je veľa obmedzení, ako ho môžete použiť. Na jednej strane môžete vytvoriť dosky, ktoré jednoducho ukazujú, čo ste skončili, na čo pracujete a čo ďalej. Na druhej strane môžete ísť hlbšie a vytvárať zoznamy úloh rozdelené do kategórií alebo oddelení.
Trello môžete použiť na sledovanie niečoho od osobných úloh až po profesionálne projekty až po plánovanie udalostí, ale tu je niekoľko príkladov skutočného sveta, ktoré vám umožnia začať.
Používanie služby Trello na správu renovácie domova
Povedzme, že plánujete zrekonštruovať jednu alebo viac miestností v domácnosti. Ak ste niekedy prežili rekonštrukciu, viete, že existuje veľa pohyblivých častí a veľa prekvapení, bez ohľadu na to, ako dôkladne pripravujete. Organizovanie všetkých rozhodnutí, ktoré musíte urobiť v Trello, môže pomôcť udržať projekt na správnej ceste. Povedzme, že plánujete rekonštrukciu kuchyne. V tomto prípade môžete vytvoriť dosku nazvanú Renovácia kuchyne a potom pridať zoznamy venované každému prvku, ktorý nahradíte.
Kancelária Renovácia kuchyne môže obsahovať zoznamy pre:
- Potenciálni dodávatelia
- Každý spotrebič, ktorý nahradíte
- stolárstvo
- Pultové dosky a backsplash
- podlaha
- Inštalatérstvo
- elektrický
Karty pre každý zoznam obsahujú rozmery, rozpočet a musia mať funkcie, ako aj všetky modely, o ktorých uvažujete. Karty na inštaláciu by mohli zahŕňať výmenu potrubia, novú vodnú linku, ako aj odhadovanú cenu a súvisiace obavy, ako napríklad odstavenie vody. Môžete jednoducho pripojiť obrázky materiálov a zariadení, o ktorých uvažujete, a prepojiť sa na zoznamy produktov, aby ste mohli cenovo nakupovať. Akonáhle sa rozhodnete, môžete použiť štítky na označenie alebo farebné označenie produktu alebo materiálu.
Nakoniec pre každú kartu môžete vytvoriť kontrolné zoznamy. Napríklad karta chladničky môže mať kontrolný zoznam, ktorý zahŕňa likvidáciu starej chladničky a inštaláciu vodovodného potrubia pre chladiacu jednotku.
Ak renovujete niekoľko miestností, stačí vytvoriť dosku pre každý z nich a uveďte všetko, čo potrebujete zvážiť. neustále pridávať zoznamy a karty a presúvať prvky podľa potreby.
Pozvite ostatných členov rodiny vo svojich tabuľkách a priraďte im karty na distribúciu potrebnej práce, ako je napríklad výskum výrobkov a cien, plánovanie a ďalšia logistika. Trello má verejnú rekonštrukciu domu, ktorú môžete kopírovať na svoj vlastný účet.
Plánovanie dovolenky s Trello
Cestovanie s niekoľkými rodinnými príslušníkmi alebo priateľmi sa môže rýchlo komplikovať. Použite Trello na výber cieľa, plánovanie aktivít a naplánovanie dopravy. V takom prípade by ste mohli mať jednu dosku, ktorá obsahuje možné miesta na návštevu a ďalšie na výlet, akonáhle sa rozhodnete, kam ísť.
Tabuľka Trip môže obsahovať zoznamy pre:
- Možnosti letu
- Pozemná preprava
- Hotely, zoznamy leteckých spoločností, prenájmy kabín a kempingov
- Turistické atrakcie
- Reštaurácie a obchody s potravinami
V rámci tabuľky potenciálnych destinácií by ste vytvorili zoznam pre každé miesto, s kartami na čas cesty, rozpočet, klady a zápory a všetky ostatné okolnosti. Zoznamy v palubnej doske by zahŕňali karty pre letecké spoločnosti, požičovne áut, pozoruhodnú kuchyňu v danej oblasti a atrakcie, ako sú múzeá, obchody a štvrte, ktoré je potrebné preskúmať. Ak sa rozhodnete vyraziť na plavbu, môžete vytvoriť zoznamy pre veci, ktoré sa majú robiť na palube a plánované zastávky, ako aj prepravu potrebnú na dopravu na loď. Použite štítky na označenie zvolených položiek alebo zvýraznenie kandidátov po zúžení vašich možností. Pridajte kontrolné zoznamy k kartám na rezerváciu a plánovanie zájazdov alebo výletných podujatí. Trello má aj verejnú dovolenku, ktorú môžete použiť ako východiskový bod.
Sledovanie osobných cieľov a projektov
Či už chcete vyčistiť neporiadok vo vašej domácnosti alebo garáži, zaujať koníček alebo cvičit viac, môžete to ľahko sledovať v Trello. Vytvorte rady pre novoročné uznesenia alebo pre viacstupňové projekty, ako je napríklad vyčistenie podkrovia alebo organizácia domácej kancelárie.
Pre rozlíšenie dosky, vytvorte zoznam pre každé rozlíšenie, a potom karty, ako ich môžete implementovať, ako je pripojenie do telocvične, chodenie na každodenné prechádzky alebo nákup domáceho cvičenia. Použite zoznamy v osobnom projekte na rozbitie veľkých úloh, s kartami pre čiastkové úlohy. Napríklad jarná čistiaca doska môže obsahovať zoznamy izieb a iných častí domova. Zoznamy obsahujú karty súvisiace s úlohami, ako sú potreby na čistenie, inventár položiek, ktoré chcete predať, darovať alebo vyhadzovať, a úlohy, ktoré chcete zadávať, napríklad čistenie okien alebo odstraňovanie stromov.
Správa nezávislého alebo poradenského podniku
Napokon, ak máte vlastnú firmu, Trello môže byť vašim najvyšším pomocníkom. Tabule môžu reprezentovať projekty so zoznamami pre každú fázu alebo míľnik a karty pre súvisiace úlohy. Spisovatelia na voľnej nohe môžu používať Trello na spravovanie rozpisov a publikovaných prác.
Povedzme, že máte projektovú radu pre redesign webových stránok. Vaše zoznamy môžu obsahovať dôležité úlohy, ako je napríklad prijímanie dizajnéra a ďalšie dôležité úlohy, ako aj míľniky, ako je výber farebnej schémy, správa rozložení a získavanie schválení pozdĺž cesty. Karty by zahŕňali navrhované farebné schémy a usporiadanie a kroky potrebné na prípravu stretnutí. Spisovateľ na voľnej nohe by mohol mať rady pre nápady príbehov, publikácie a marketing. Zoznamy môžu predstavovať fázy, ako napríklad proces, odoslanie a publikovanie, alebo na to môžete použiť štítky.
Trello je jednoduchý, ale výkonný nástroj a stojí za to stráviť nejaký čas s ním. Ak si nie ste istí, kde začať, prechádzať užívateľov komunity Trello, ktorá obsahuje verejné tabule, ktoré môžete skopírovať do svojho účtu.