Archivovať starú poštu v programe Outlook a udržiavať súbor PST malý

Ako hromada pošty, ktorú máte v programe Outlook, rastie, takže zvyčajne trvá čas, keď Outlook urobí to, čo chcete robiť. Obmedzuje sa veľkosť PST súboru . (Samotný súbor PST alebo "Osobné priečinky" je miesto, kde aplikácia Outlook uchováva všetky vaše údaje vrátane kalendárov , kontaktov a e-mailov.)

Malý súbor PST je rýchly súbor PST

Či tak alebo onak, to platí, aby veľkosť vášho hlavného PST súboru malé a zvládnuteľné. Môžete mať niektoré z programu Outlook pomocou funkcie AutoArchive . Alebo rozdeľte svoje správy medzi viaceré súbory PST, ktoré môžu byť bezbolestné a rýchle.

Archivovať starú poštu v programe Outlook a udržiavať súbor PST malý

Vytvorte archív starých správ v programe Outlook oddelene od súboru PST, ktorý používate každý deň:

1. • V programe Outlook 2007:
     1. Vyberte položku Súbor | Správa dátových súborov z ponuky v programe Outlook.
   • V programe Outlook 2016:
     1. Kliknite na položku Súbor .
     2. Prejdite do kategórie Informácie .
     3. Kliknite na položku Nastavenia účtu .
     4. Vyberte položku Nastavenia účtu ... z zobrazenej ponuky.
     5. Prejdite na kartu Súbor údajov .
2. Kliknite na položku Pridať:
   • V programe Outlook 2016:
     1. Zadajte názov pre archív pod názvom File:.
     2. Vyberte požadovaný formát v časti Uložiť ako typ :; zvyčajne vyberte súbor údajov programu Outlook .
   • V programe Outlook 2007:
     1. Vyberte požadovaný formát. Ak nemusíte priamo pristupovať k údajom v programe Outlook 2002 alebo staršej, je bezpečné označiť súbor osobných priečinkov programu Office Outlook (.pst) .
     2. Kliknite na tlačidlo OK .
     3. Zadajte požadovaný názov súboru.
        • Ročné archívy fungujú dobre a pomenovanie súboru PST po roku má zmysel. Samozrejme, môžete si vybrať mesačné archívy, ak máte veľa veľkej pošty na vyriešenie alebo inú schému. Len sa uistite, že výsledné veľkosti PST súborov sú niekde okolo 1-2 GB. Väčšie súbory majú tendenciu byť menej účinné.
     4. Kliknite na tlačidlo OK .
     5. Zadajte požadovaný názov súboru PST do priečinka Name:.
        • Opäť je rozumné pomenovať váš archív po jeho obsahu (v mojom prípade je to poštová zásielka).

1. Prípadne chráňte prístup heslom .
2. Kliknite na tlačidlo OK .
3. Teraz kliknite na tlačidlo Zavrieť .

Presuňte poštu do archívu

Ak chcete vyplniť novo vytvorený archív PST:

• Presuňte a pusťte celé priečinky do koreňového priečinka, ktorý sa novo objavuje pod priečinkami pošty .
  • To je užitočné, ak už máte zložku "Archív", ktorá obsahuje, napríklad, všetku minuloročnú poštu. Stačí ho pustiť do archívu PST.
• Alternatívne môžete archivovať jednotlivé položky:
  1. Kliknite na koreňový priečinok pomenovaný po archíve PST pod priečinkami pošty pravým tlačidlom myši.
  2. Vyberte položku Nová zložka ... z ponuky.
  3. Zadajte požadovaný názov priečinka.
  4. Uistite sa, či je položka Pošta a pošta vybratá v časti Priečinok obsahuje: ak chcete archivovať e-maily. Ak chcete archivovať ďalšie položky, vyberte príslušnú kategóriu.
  5. Kliknite na tlačidlo OK .
  6. Presuňte a pustite jednotlivé alebo skupiny e-mailov do novovytvoreného priečinka.
• Ak chcete presunúť všetku poštu pred určitým dátumom do priečinka (alebo vnorených priečinkov):
  1. • V programe Outlook 2016:
       1. Kliknite na položku Súbor .
       2. Prejdite do kategórie Informácie .
       3. Kliknite na Nástroje na vyčistenie .
       4. V zobrazenej ponuke vyberte možnosť Archivovať ....
     • V programe Outlook 2007:
       1. Vyberte položku Súbor | Archivovať ... z ponuky v programe Outlook.
  2. Uistite sa, že je vybratá možnosť Archivovať tento priečinok a všetky podpriečinky:
  3. Zvýraznite požadovaný priečinok.
  4. Zadajte dátumové e-maily, pred ktorými (povedzme, leto január 1) sa chcete presunúť pod položky Archív staršie ako: __ .
  5. Pomocou tlačidla Prehliadať ... vyberte súbor archívov PST vytvorený vyššie.
  6. Kliknite na tlačidlo OK .

• Voliteľne kompaktný súbor PST môžete ihneď vymazať.

Zatvorte archív PST súboru

Po archivovaní všetkých položiek môžete zavrieť súbor PST v programe Outlook:

1. Kliknite na koreňový priečinok archívu PST pod priečinkami pošty pravým tlačidlom myši.
2. V ponuke vyberte položku Zavrieť "___" .

Prístup k pošte z uzavretého súboru PST archívu

Ak chcete prevziať správy z archívu súboru PST, ktorý ste zatvorili:

1. • V programe Outlook 2016:
     1. Kliknite na položku Súbor .
     2. Vyberte položku Otvoriť a exportovať .
     3. Kliknite na položku Otvoriť súbor údajov programu Outlook .
   • V programe Outlook 2007:
     1. Vyberte položku Súbor | Otvoriť | Súbor s údajmi programu Outlook ... z ponuky v programe Outlook.
2. Zvýraznite požadovaný súbor archívu PST.
3. Kliknite na položku Otvoriť .

Súbor PST a jeho priečinky sa zobrazia pod priečinkami pošty , ktoré sú pripravené na akciu.