Zostaňte produktívni tým, že inštruujete aplikáciu Outlook na archiváciu správ pre vás
E-mail môže rýchlo vyplniť priečinok doručenej pošty v programe Outlook, takže vás sužuje množstvo mailov a priečinkov, ktoré sa stále zvyšujú . Zostaňte produktívni tým, že udržujete svetlo v schránke a čistíte. Samozrejme, môžete manuálne archivovať každú jednotlivú správu, ktorá prichádza, ale môžete tiež zapnúť funkciu AutoArchive a nechať aplikáciu Outlook vykonať prácu presunu starších správ do archívu pre vás.
Automaticky archivovať poštu pomocou automatického archívu programu Outlook
Funkcia AutoArchive je začlenená do verzie programu Outlook pre systém Windows (nie je vo verzii Mac). Ak chcete zapnúť funkciu AutoArchive v aplikáciách Outlook 2016, 2013 a 2010 pre systém Windows:
- Kliknite na položku Súbor > Možnosti > Rozšírené .
- Kliknite na položku AutoArchive Settings (Nastavenia automatického archivovania) pod AutoArchive .
- V poli Spustiť automatickú archíciu v každom políčku n dní špecifikujte, ako často sa má spustiť funkcia AutoArchive.
- Vyberte ďalšie možnosti. Môžete napríklad inštruovať aplikáciu Outlook odstrániť staré položky namiesto ich archivovania.
- Kliknite na tlačidlo OK .
Ak nezadáte iný čas, program Outlook použije štandardné obdobie starnutia na správy programu Outlook. Pre doručenku je obdobie starnutia šesť mesiacov, pre odoslané a vymazané položky je to dva mesiace a pre schránku odoslaných je obdobie starnutia tri mesiace. Keď sa správy dostanú na určené obdobie starnutia, sú označené na archiváciu na ďalšej relácii AutoArchive.
Po zapnutí automatického archívu uistite, že v úrovni priečinka zadajte, čo predstavuje stará pošta a ako by ste ju mali zaobchádzať.
- Kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok a kliknite na položku Vlastnosti .
- Na karte AutoArchive vyberte požadované možnosti.
Položky môžete archivovať aj ručne, ak váš hlavný súbor programu Outlook narastá.