Úvod do funkcií a základov
Ste ohromený veľkým množstvom údajov, ktoré je potrebné sledovať vo vašej organizácii? Možno v súčasnosti používate systém na ukladanie papiera, textové dokumenty alebo tabuľku na sledovanie kritických informácií. Ak hľadáte flexibilnejší systém na správu údajov, môže byť databáza len tou spálenou, ktorú hľadáte, a program Microsoft Access 2013 poskytuje vynikajúcu možnosť.
Čo je to databáza?
Na najzákladnejšej úrovni je databáza jednoducho organizovaná zbierka údajov. Systém správy databáz (DBMS), ako sú Microsoft Access, Oracle alebo SQL Server, vám poskytuje softvérové nástroje, ktoré potrebujete na flexibilné usporiadanie týchto údajov. Obsahuje nástroje na pridávanie, úpravu alebo vymazávanie údajov z databázy, zadávanie otázok (alebo dotazov) o údajoch uložených v databáze a vytváranie prehľadov obsahujúcich vybraný obsah.
Microsoft Access 2013
Program Microsoft Access 2013 poskytuje používateľom jednu z najjednoduchších a najflexibilnejších riešení DBMS na trhu dnes. Pravidelní používatelia produktov spoločnosti Microsoft budú mať známy vzhľad systému Windows a tesnú integráciu s inými produktmi rodiny Microsoft Office. Viac informácií o rozhraní Access 2010 nájdete v našom prehliadke programu Access 2013 User Interface .
Po prvé preskúmame tri hlavné komponenty prístupu, ktoré sa stretávajú s väčšinou používateľov databázy - tabuľky, dopyty a formuláre. Ak ešte nemáte databázu programu Access, možno budete chcieť prečítať o Vytvorenie databázy Access 2013 od Scratch alebo Vytvorenie databázy Access 2013 z šablóny.
Tabuľky programu Microsoft Access
Tabuľky tvoria základné stavebné prvky akejkoľvek databázy. Ak poznáte tabuľky, nájdete databázové tabuľky veľmi podobné.
Spoločná databázová tabuľka môže obsahovať informácie o zamestnancov, vrátane charakteristík, ako je meno, dátum narodenia a titul. Môže byť štruktúrovaná takto:
- Identifikačné číslo zamestnanca
- Priezvisko
- Krstné meno
- nadpis
- pozdravenie
- Dátum narodenia
Preskúmajte konštrukciu tabuľky a zistíte, že každý stĺpec tabuľky zodpovedá špecifickej charakteristike zamestnanca (alebo atribútu v databázovom vyjadrení). Každý riadok zodpovedá jednému konkrétnemu zamestnancovi a obsahuje jeho informácie. To je všetko, čo je k tomu! Ak to pomôže, zamyslite sa nad každou z týchto tabuliek ako zoznam informácií v tabuľkovom štýle. Ďalšie informácie nájdete v časti Pridávanie tabuliek do databázy Access 2013
Načítanie informácií z databázy prístupu
Je zrejmé, že databáza, ktorá ukladá iba informácie, by bola zbytočná - potrebujeme aj metódy na získanie informácií. Ak chcete jednoducho znova získať informácie uložené v tabuľke, program Microsoft Access vám umožní otvoriť tabuľku a prechádzať záznamy, ktoré sú v nej obsiahnuté. Skutočná sila databázy však spočíva v jej schopnosti odpovedať na zložitejšie požiadavky alebo otázky. Prístupové dopyty umožňujú kombinovať údaje z viacerých tabuliek a umiestňovať špecifické podmienky na získané údaje.
Predstavte si, že vaša organizácia potrebuje jednoduchú metódu na vytvorenie zoznamu tých produktov, ktoré v súčasnosti predávajú nad priemernou cenou. Ak ste jednoducho prevzali tabuľku s informáciami o produkte, splnenie tejto úlohy by vyžadovalo veľké množstvo triedenia údajov a vykonávanie výpočtov ručne. Sila dotazu však umožňuje jednoducho požiadať spoločnosť Access, aby vrátila iba tie záznamy, ktoré spĺňajú vyššie uvedenú priemernú cenu. Okrem toho môžete databázu pokyn, aby uviedla iba názov a jednotkovú cenu položky.
Ďalšie informácie o možnosti databázových dopytov v programe Access nájdete v článku Vytvorenie jednoduchého dotazu v programe Microsoft Access 2013.
Vloženie informácií do databázy prístupu
Zatiaľ ste sa naučili koncepty za organizovaním informácií v databáze a získavaním informácií z databázy. Stále potrebujeme mechanizmy na umiestnenie informácií do tabuliek! Program Microsoft Access poskytuje dva primárne mechanizmy na dosiahnutie tohto cieľa. Prvá metóda spočíva v jednoduchom vyvolaní stola v okne dvojitým kliknutím na ňu a pridaním informácií na jeho spodok, rovnako ako pridať informácie do tabuľky.
Prístup tiež poskytuje používateľsky prívetivé rozhranie formulárov, ktoré umožňuje používateľom zadávať informácie v grafickej podobe a tieto informácie transparentne prenesú do databázy. Táto metóda je pre operátora zadávania údajov menej zastrašujúca, ale vyžaduje si trochu viac práce administrátora databázy. Ďalšie informácie nájdete v článku Vytvorenie formulárov v programe Access 2013
Správy programu Microsoft Access
Správy poskytujú schopnosť rýchlo vytvárať atraktívne formátované súhrny údajov obsiahnutých v jednej alebo viacerých tabuľkách a / alebo dotazoch. Pomocou skratiek a šablón môžu používatelia databázy vytvárať správy v doslovnom okamihu.
Predpokladajme, že chcete vytvoriť katalóg na zdieľanie informácií o produkte so súčasnými a perspektívnymi klientmi. V predchádzajúcich častiach sme zistili, že tento druh informácií možno získať z našej databázy prostredníctvom uváženého používania dotazov. Pripomeňme však, že tieto informácie boli prezentované v tabuľkovej forme - nie úplne najatraktívnejší marketingový materiál! Správy umožňujú zaradenie grafiky, atraktívneho formátovania a stránkovania. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytváranie prehľadov v programe Access 2013.