Zlomenie rozdielu medzi tabuľkou a databázou
Jedným z dôvodov, prečo spoločnosti váhajú používať program Microsoft Access, je nedostatok pochopenia rozdielov medzi tabuľkou a databázou. To vedie k tomu, že mnoho ľudí sa domnieva, že sledovanie informácií o klientoch, nákupných objednávok a podrobností o projektoch v tabuľke je primerané ich potrebám. Konečným výsledkom je, že je ťažké udržiavať kontrolu konfigurácie, súbory sa stratia kvôli korupcii a zamestnanci náhodne prepíšu príslušné informácie. S malou znalosťou o moci a mnohých použitiach databázy je pre malé podniky jednoduchšie vidieť, kedy je dosť pracovnej tabuľky pre prácu a kedy je potrebné vytvoriť databázu.
Je dôležité mať základné pochopenie toho, čo je databáza . Väčšina ľudí má predtým prístup k databázam, podobne ako vo verejnej knižnici, ale jednoducho ich používa neznamená, že sú rozdielne tabuľky a databázy. Výdavky na niekoľko minút, ktoré sa dozvedia o databázach , pomôžu zjednodušiť porovnanie.
Organizácia údajov
Možno najzreteľnejší rozdiel medzi tabuľkou a databázou je spôsob organizácie údajov. Ak sú údaje relatívne ploché, tabuľkový procesor je dokonalý. Spôsob, ako zistiť, či je plochý stôl najlepší, spýtajte sa, či môžu byť všetky dátové body ľahko vynesené na grafe alebo tabuľke? Napríklad, ak chce spoločnosť sledovať mesačné zárobky v priebehu roka, tabuľka je dokonalá. Tabuľky sú určené na spracovanie mnohých rovnakých typov údajov, ktoré mapujú priebeh niekoľkých kľúčových bodov.
Na porovnanie majú databázy relačnú dátovú štruktúru. Ak by používateľ mal ťahať údaje, bolo by veľa bodov, ktoré je potrebné zvážiť. Napríklad, ak chce spoločnosť sledovať mesačné zárobky a porovnávať ich s konkurenciou za posledných päť rokov, existuje vzťah medzi týmito dátovými bodmi, ale nie jediným zameraním. Vytvorenie jednej tabuľky na výsledky správ bude ťažké, ak nie nemožné. Databázy sú navrhnuté tak, aby uľahčili používateľom generovanie prehľadov a spúšťanie dopytov.
Zložitosť údajov
Najjednoduchší spôsob, ako porovnať, či sa údaje majú uchovávať v tabuľkovom procesore alebo v databáze, je pozrieť sa na to, ako zložité sú údaje. To pomôže objasniť, ako by mali byť údaje organizované, ak používateľ stále nie je istý.
Údaje tabuľkového procesora sú jednoduché. Môže sa ľahko pridať do jednej tabuľky alebo grafu a pridať do prezentácie bez nutnosti vylúčenia informácií. Je ľahko sa udržiavať, pretože nasleduje iba niekoľko kľúčových číselných hodnôt. Ak sú potrebné len niektoré riadky a stĺpce, dáta sa najlepšie ukladajú do tabuľky.
Databázy obsahujú veľa rôznych typov údajov, ktoré majú nejaký vzťah k iným údajom v databáze. Napríklad spoločnosti uchovávajú značné množstvo údajov o svojich klientoch, od mien a adries po zákazku a predaj. Ak sa používateľ pokúša vyčistiť tisíce riadkov do tabuľky, je pravdepodobné, že by sa mali presunúť do databázy.
Opakovanie údajov
Len preto, že údaje budú potrebné aktualizovať, nemusí nutne znamenať, že je potrebná databáza. Budú rovnaké údaje neustále opakované? A zaujíma sa podnikanie o nasledujúce udalosti alebo akcie?
Ak sa zmení dátové body, ale typ údajov je rovnaký a sleduje jednu udalosť, tieto informácie sú pravdepodobne ploché. Príkladom je objem predaja v priebehu roka. Časové obdobie sa zmení a čísla sa budú meniť a údaje sa nebudú opakovať.
Ak niektoré časti údajov zostanú rovnaké, napríklad informácie o zákazníkoch, zatiaľ čo iné zmeny, ako napríklad počet objednávok a včasnosť platieb, sú kurzy sledované. To je prípad, keď by sa mala použiť databáza. Akcie majú k nemu mnoho rôznych komponentov a snaha o ich sledovanie vyžaduje databázu.
Hlavný účel údajov
Tabuľky sú skvelé pre jednorazové udalosti, ktoré nevyžadujú sledovanie mnohých rôznych aspektov. Pre projekty, ktoré potrebujú jeden alebo dva grafy alebo tabuľky pre prezentáciu pred ich archiváciou, je najlepší spôsob, ako prejsť tabuľkový procesor. Ak tím alebo spoločnosť potrebujú, aby dokázali vypočítať výsledky a určiť percentá, to je miesto, kde sú tabuľky najužitočnejšie.
Databázy sú pre dlhšie projekty, kde je pravdepodobné, že údaje budú použité znova a znova. Ak sú potrebné poznámky a pripomienky, údaje by sa mali presunúť do databázy. Tabuľky neboli určené na sledovanie detailov, iba niekoľko kľúčových číselných bodov.
Počet používateľov
Počet používateľov môže byť rozhodujúcim faktorom pri používaní tabuľky alebo databázy. Ak projekt vyžaduje, aby mohol veľký počet používateľov aktualizovať údaje a vykonať zmeny, nemalo by to byť vykonané v tabuľke. Je oveľa ťažšie udržiavať správnu konfiguráciu pomocou tabuľky. Ak je len niekoľko používateľov na aktualizáciu údajov, zvyčajne medzi tri a šesť, tabuľka by mala byť adekvátna (hoci sa uistite, že ste si vytvorili pravidlá predtým, ako s ním prejdete dopredu).
Ak všetci účastníci projektu alebo celé oddelenia potrebujú vykonať zmeny, databáza je lepšou voľbou. Dokonca aj vtedy, ak je spoločnosť malá a má iba jeden alebo dvaja ľudia na oddelení, zvážte, koľko ľudí by mohlo skončiť v tomto odbore za päť rokov a opýtajte sa, či všetci budú musieť vykonať zmeny. Čím viac používateľov potrebuje prístup, tým lepšia je databáza.
Musíte tiež vziať do úvahy bezpečnosť dát. Ak existuje veľa citlivých informácií, ktoré je potrebné zabezpečiť, databázy ponúkajú lepšiu bezpečnosť. Pred uskutočnením presunu si určite prečítajte bezpečnostné otázky, ktoré je potrebné zvážiť pred vytvorením databázy.
Ak ste pripravení urobiť ponor, prečítajte si náš článok Konvertovanie tabuľky na databázy, aby ste mohli začať na vašej ceste.