Formulár na zadanie údajov vo formáte Excel

Podrobné pokyny na zadávanie údajov

Použitie vstavaného formulára na zadávanie údajov vo formáte Excel je rýchly a jednoduchý spôsob zadávania údajov do databázy programu Excel.

Použitie formulára vám umožňuje:

• spustiť novú databázovú tabuľku alebo pridať nové záznamy k existujúcej
• prechádzať záznamy dát jeden po druhom
• vyhľadávanie záznamov obsahujúcich špecifické informácie
• upravovať alebo odstraňovať jednotlivé záznamy podľa potreby

Informácie o pridávaní ikony formulára na zadanie údajov do panela s nástrojmi Rýchly prístup

Formulár na zadávanie údajov je jedným z integrovaných dátových nástrojov programu Excel. Ak chcete použiť všetko, čo musíte urobiť, je poskytnúť hlavičky stĺpcov, ktoré sa majú použiť vo vašej databáze, kliknite na ikonu formulára a Excel urobí zvyšok.

Aby sa však veci stali náročnejšími, od roku 2007 sa spoločnosť Microsoft rozhodla nezaradiť do pásky ikonu Form.

Prvým krokom k použitiu formulára na zadanie údajov je pridanie ikony formulára na panel s nástrojmi Rýchly prístup, aby sme ho mohli použiť.

Jedná sa o jednorazovú operáciu. Po pridaní zostane ikona formulára dostupná na paneli s nástrojmi Rýchly prístup.

Vyhľadanie tlačidla formulára na zadanie údajov

Panel nástrojov Rýchly prístup sa používa na ukladanie skratiek na často používané funkcie v programe Excel. Môžete tiež pridať skratky do programu Excel, ktoré nie sú k dispozícii na páse.

Jednou z týchto funkcií je formulár na zadávanie údajov.

Formulár údajov je rýchly a jednoduchý spôsob pridávania údajov do databázovej tabuľky programu Excel.

Z nejakého dôvodu sa však spoločnosť Microsoft rozhodla nepridať formulár na jednu z kariet pásky od roku 2007.

Nižšie sú uvedené kroky, ktoré vám ukážu, ako pridať ikonu formulára na panel s nástrojmi Rýchly prístup.

Pridajte formulár údajov na panel s nástrojmi Rýchly prístup

1. Ak chcete otvoriť rozbaľovaciu ponuku, kliknite na šípku nadol na konci panela s nástrojmi Rýchly prístup.
2. Zvoľte položku Ďalšie príkazy zo zoznamu, čím otvoríte dialógové okno Prispôsobenie panela s nástrojmi Rýchly prístup.
3. Kliknutím na šípku nadol na konci príkazu Vybrať príkazy z riadku otvoríte rozbaľovaciu ponuku.
4. Vyberte zo zoznamu všetky príkazy, aby ste v ľavom okne zobrazili všetky príkazy dostupné v programe Excel 2007.
5. Prejdite týmto abecedným zoznamom a nájdite príkaz Form .
6. Kliknite na tlačidlo Pridať medzi tabuľkami príkazov a pridajte príkaz Form do panelu Rýchly prístup.
7. Kliknite na tlačidlo OK .

Tlačidlo formulára by sa malo teraz pridať na panel s nástrojmi Rýchly prístup.

Pridávanie názvov polí databázy

Ako sme už spomenuli, všetko, čo musíme urobiť na použitie formulára na zadávanie údajov v programe Excel, je poskytnúť názvy stĺpcov alebo názvy polí, ktoré sa majú použiť v našej databáze.

Najjednoduchší spôsob, ako pridať názvy polí do formulára, je ich napísať do buniek v pracovnom hárku. Do formulára môžete zadať až 32 názvov polí.

Do buniek A1 až E1 zadajte nasledujúce položky:

Študentská karta
Priezvisko
počiatočné
Vek
Program

Otvorenie formulára na zadávanie údajov

Otvorenie formulára na zadávanie údajov

1. Kliknutím na bunku A2 ju vytvoríte aktívnou bunkou .
2. Kliknite na ikonu formulára, ktorá bola pridaná na panel s nástrojmi Rýchly prístup na strane 2.
3. Kliknutím na ikonu formulára sa zobrazí okno správy z programu Excel, ktoré obsahuje množstvo možností týkajúcich sa pridávania nadpisov do formulára.
4. Keďže sme už zadali názvy polí, ktoré chceme použiť ako záhlavie, všetko, čo musíme urobiť, je kliknúť na tlačidlo OK v okne správy.
5. Formulár obsahujúci všetky názvy polí by sa mal objaviť na obrazovke.

Pridávanie záznamov údajov pomocou formulára

Pridávanie záznamov o údajoch spolu s formulárom

Po pridaní záhlavia údajov do formulára pridaním záznamov do databázy ide len o zadanie údajov v správnom poradí do polí formulára.

Príklady záznamov

Do databázy pridajte nasledujúce záznamy vložením údajov do polí formulára vedľa správnych hlavičiek. Po zadaní prvého záznamu kliknite na tlačidlo Nové, aby ste odstránili polia pre druhý záznam.

1. StudentID : SA267-567
   Priezvisko : Jones
   Počiatočná : B.
   Vek : 21
   Program : Jazyky
   
   StudentID : SA267-211
   Priezvisko : Williams
   Úvod : J.
   Vek : 19
   Program : Veda

Tip: Pri zadávaní veľmi podobných údajov, ako sú identifikačné čísla študentov (len čísla za pomlčkou), použite kopírovanie a vkladanie na zrýchlenie a zjednodušenie zadávania údajov.

Ak chcete pridať zvyšné záznamy do tutoriálnej databázy, použite formulár na zadanie zvyšných údajov nachádzajúcich sa na obrázku vyššie do buniek A4 až E11.

Pridávanie záznamov o údajoch pomocou formulára (spolu)

Ak chcete pridať zvyšné záznamy do tutoriálnej databázy, použite formulár na zadanie zvyšných údajov nachádzajúcich sa v obrázku do buniek A4 až E11.

Použitie nástrojov údajov formulára

Hlavným problémom s databázou je zachovanie integrity údajov, keď súbor narastá. To si vyžaduje:

• opravuje chyby údajov alebo aktualizuje jednotlivé záznamy.
• odstránenie zastaraných alebo duplicitných záznamov.

Formulár na zadávanie údajov obsahuje niekoľko nástrojov na pravej strane, ktoré umožňujú ľahko nájsť a opraviť alebo vymazať záznamy z databázy.

Tieto nástroje sú:

• Tlačidlá Nájsť predchádzajúci a Nájsť ďalšie - umožňujú posúvať dopredu a dozadu cez databázu jeden záznam naraz.
• Tlačidlo Odstrániť - slúži na vymazanie záznamov z databázy.
• Tlačidlo Obnoviť - Toto tlačidlo môžete použiť na vrátenie zmien na záznam, ktorý sa upravuje. Príležitostne vykonávame nesprávne zmeny záznamu alebo dokonca upravíme nesprávny záznam úplne. Ak je to tak, tlačidlo obnovenia sa môže použiť na vrátenie týchto zmien.
• Poznámka: tlačidlo Obnoviť funguje len vtedy, ak je vo formulári prítomný záznam. Hneď ako vstúpite do iného záznamu alebo zatvoríte formulár, tlačidlo obnovenia sa stáva neaktívnym.
• Tlačidlo Kritériá umožňuje vyhľadávať v databáze záznamy založené na konkrétnych kritériách, ako je názov, vek alebo program. Príklad použitia tlačidla Kritériá je zahrnutý v nasledujúcom kroku príručky.

Vyhľadávanie záznamov pomocou jedného názvu poľa

Tlačidlo Kritériá umožňuje vyhľadávať databázu záznamov pomocou jedného alebo viacerých názvov polí, napríklad mena, veku alebo programu.

Vyhľadávanie záznamov pomocou jedného názvu poľa

1. Kliknite na tlačidlo Kritériá vo formulári.
2. Kliknutím na tlačidlo Kritériá vymažete všetky polia formulára, ale nevymažete žiadne údaje z databázy.
3. Kliknite na pole Program a napíšte umenie tak, ako chceme vyhľadať všetkých študentov zaradených do programu Arts na vysokej škole.
4. Kliknite na tlačidlo Nájsť ďalší . Záznam o H. Thompsone by sa mal objaviť vo forme, keďže je zapísaná v programe Arts.
5. V druhom a treťom okne kliknite na tlačidlo Nájsť ďalší a záznamy o J. Grahame a W. Hendersone by sa mali objaviť jeden po druhom, pretože sú tiež zapísané v programe Arts.

Ďalší krok tohto tutoriálu obsahuje príklad vyhľadávania záznamov, ktoré zodpovedajú viacerým kritériám.

Vyhľadávanie záznamov pomocou viacerých názvov polí

V tomto príklade budeme hľadať všetkých študentov vo veku 18 rokov, ktorí sa zapíšu do umeleckého programu na vysokej škole. Iba tie záznamy, ktoré zodpovedajú obom kritériám, by sa mali zobraziť vo formulári.

1. Kliknite na tlačidlo Kritériá vo formulári.
2. Kliknite na vekové pole a zadajte reťazec 18.
3. Kliknite do poľa Program a zadajte položku Umenie.
4. Kliknite na tlačidlo Nájsť ďalší . Záznam o H. Thompsone by sa mal objaviť vo formulári, keďže je 18-ročná a zapísaná do umeleckého programu.
5. Po druhýkrát kliknite na tlačidlo Nájsť ďalší a záznam pre J. Grahama by sa mal objaviť, pretože aj on je 18-ročný a zapísaný do umeleckého programu.
6. Po tretíkrát kliknite na tlačidlo Nájsť ďalší a záznam pre J. Grahama by mal byť stále viditeľný, pretože neexistujú žiadne ďalšie záznamy, ktoré by zodpovedali obom kritériám.

Záznam pre W. Hendersona by sa nemal zobrazovať v tomto príklade, pretože aj napriek tomu, že je zapísaný do umeleckého programu, nie je 18 rokov, takže nezodpovedá obidvom kritériám vyhľadávania.