Naozaj potrebujete odpovedať všetkým v skupinovej správe?
Ak je dobré odpovedať, malo by byť ešte lepšie odpovedať na všetky. Správny?
Nie vždy. Ak je odpoveď skutočne dôležitá pre všetkých príjemcov, potom by sa mala použiť odpoveď "všetko".
Niektoré odpovede na všetky scenáre sú spôsobené nešťasťou, keď si jeden príjemca neuvedomuje, že klikli alebo klepli na túto možnosť. Väčšina je však pravdepodobne spôsobená tým, že osoba si neuvedomuje, kedy má odoslať odpoveď na všetky správy.
Či tak alebo onak, je to všeobecne nepríjemné pre ostatné osoby zapojené do skupinovej správy. To je dôvod, prečo je najlepšie používať Odpovedať všetkým opatrne.
Kedy odpovedať všetkým
Používajte funkciu Odpovedať všetkým svojim e-mailovým programom, iba ak:
- Vaša odpoveď bude potrebná pre pôvodného odosielateľa a všetkých ľudí v poliach Komu: a Kópia pôvodného e-mailu.
Neodpovedajte všetkým, keď:
- Iba pôvodný odosielateľ potrebuje poznať vašu odpoveď,
- Vaše pripomienky budú veľmi dôležité pre pôvodného odosielateľa a niekoľko ďalších príjemcov,
- V tomto prípade urobte normálnu odpoveď a potom pridajte iných vybraných príjemcov manuálne. Môžete skopírovať ich adresy z pôvodného e-mailu, ak to pomôže.
- Vaša správa je jednoduchá ako "Vďaka!" alebo tiež "Ja":
- Ďakujeme, že upozornenia môžu byť v poriadku na odoslanie, ale neposielajte ich každému ďalšiemu príjemcovi. Iba odosielateľ skutočne potrebuje vedieť, ako sa cítite o tejto správe, nie každej inej osobe v skupine.
Odpoveď všetko je vyhradená len pre špeciálne prípady. Mala by sa používať iba v prípade, ak potrebujete odoslať rovnakú správu každému príjemcovi zo skupiny. V opačnom prípade, ak to nemusíte robiť, mali by ste odpovedať iba na príslušných jednotlivcov, aj keď to môže znamenať, že ste práve odpovedali odosielateľovi.
Napríklad zvážte dostať e-mail s otázkou, či by ste chceli tento víkend prísť do dôchodkového večera. Predstierajte, že bola odoslaná 30 ďalším ľuďom a požiadali ste nielen o to, že idete, ale ak môžete priniesť nejaké iné jedlo alebo pomôcť.
V tejto situácii zvyčajne nie je vhodné posielať odpoveď všetkým ostatným a vysvetliť, že nemôžete ísť, pretože musíte tento víkend pracovať a vaše dieťa je aj tak choré, takže pre vás nie je dobrý víkend. Tieto podrobnosti sú relevantné pre odosielateľa, ale pravdepodobne nie pre všetkých, ktorí boli pozvaní.
Existujú však chvíle, kedy by ste mali odpovedať všetkým a kedy by ste mali odpovedať všetkým. Možno to zahŕňa skupinovú diskusiu o pracovnom projekte alebo inom, čo priamo zahŕňa ostatných príjemcov.
Nezáleží na tom, mali by ste to vždy premýšľať pred odoslaním hromadného e-mailu ostatným. Je to ešte horšie, keď niekoľko ľudí posiela odpovede na všetky správy jeden po druhom a dostanete tucet e-mailov v priebehu minúty alebo dvoch. Nie je len ťažké sledovať, ale aj nepríjemné, ak ich nemusíte čítať.