Väčšina spoločností je oboznámená s tým, čo sa dá robiť v aplikácii Microsoft Word a Excel, ale pochopenie toho, čo dokáže Microsoft Access urobiť, je trochu ťažšie pochopiť. Myšlienka vytvárania databáz a snaha o ich udržanie sa zdá byť zbytočným využitím zdrojov. Pre malé podniky však tento program môže priniesť niekoľko výrazných výhod, najmä pokiaľ ide o riadenie rastu a organizácie.
Aplikácia Microsoft Access poskytuje oveľa robustnejšiu cestu pre malé spoločnosti na sledovanie údajov a projektov ako Excel alebo Word. Prístup môže trvať dlhší čas na učenie než bežnejšie používané aplikácie spoločnosti Microsoft, ale má aj najväčšiu pridanú hodnotu pre sledovanie projektov, rozpočtov a rast. Všetky údaje potrebné na spustenie malého podniku na porovnanie a analýzy sú zachované v jednom programe, čo uľahčuje spúšťanie prehľadov a grafov ako akýkoľvek iný program. Spoločnosť Microsoft ponúka niekoľko šablón na zjednodušenie učebného procesu a používatelia môžu šablóny prispôsobiť tak, ako idú. Pochopenie základov programu Microsoft Access môže pomôcť malým podnikom vidieť ich plnú hodnotu vo svojich každodenných činnostiach.
Ak už používate tabuľku, ľahko môžete previesť tabuľku programu Excel na databázu programu Access.
Údržba informácií o zákazníkoch
Databáza umožňuje podnikom sledovať všetky potrebné informácie pre každého klienta alebo zákazníka, vrátane adries, informácií o objednávke, faktúr a platieb. Pokiaľ je databáza uložená v sieti, na ktorú majú prístup všetci zamestnanci, môžu používatelia zabezpečiť, aby informácie zostali aktuálne. Keďže informácie o klientoch sú pre každú malú firmu rozhodujúce, databáza môže byť zabezpečená. Pridávanie formulárov do databázy pomáha malým podnikom, aby údaje boli dôsledne zadávané všetkými zamestnancami.
Keďže sa používatelia oboznámia s programom, môžu sa pridávať zložitejšie komponenty, napríklad mapovanie na adresy klientov. To umožňuje zamestnancom overovať adresy pre nových zákazníkov alebo plánovať cesty pre dodávky. Umožňuje podnikom vytvárať faktúry a možnosť odosielať e-maily alebo pravidelnú poštu a sledovať, kedy a ako boli zaplatené faktúry. Aktualizácia a ukladanie údajov zákazníkov v aplikácii Access je spoľahlivejšia ako tabuľkový procesor alebo dokument programu Word a zjednodušuje správu týchto informácií.
Sledovanie finančných údajov
Mnoho firiem nakupuje softvér špeciálne na sledovanie financií, ale pre malý podnik, ktorý nie je len nepotrebný, má tendenciu vytvárať ďalšie práce. Okrem toho, že je možné vytvárať a sledovať faktúry, všetky obchodné náklady a transakcie sa môžu zaznamenávať prostredníctvom toho istého programu. Pre spoločnosti, ktoré majú úplnú sadu balíka Microsoft Office vrátane aplikácií Outlook a Access, môžu byť pripomienky k platbám v programe Outlook prepojené s databázou. Keď sa objaví upozornenie, môžu používatelia vykonať potrebné platby, zadávať údaje v aplikácii Access a potom zatvoriť pripomenutie.
Možno bude potrebné nakupovať sofistikovanejší softvér vďaka rastúcemu podnikaniu a tieto podniky majú výhodu, ak sú všetky ich finančné údaje uložené v aplikácii Access. Mnoho ďalších programov môže prispôsobiť údaje exportované z aplikácie Access, čo uľahčuje migráciu informácií v čase, keď príde čas.
Správa marketingu a predaja
Jedným z najmenej používaných, ale výkonných spôsobov využitia prístupu je sledovanie marketingových a predajných informácií. Vďaka existujúcim informáciám o klientoch, ktoré sú už uložené v databáze, je jednoduché odosielať e-maily, letáky, kupóny a pravidelné príspevky tým, ktorí by mohli mať záujem o predaj alebo špeciálne ponuky. Malé podniky potom môžu sledovať, koľko ich existujúcich klientov reagovalo na základe marketingovej kampane.
Pre nových zákazníkov je možné vytvoriť a monitorovať celé kampane z jedného miesta. To uľahčuje zamestnancom, aby zistili, čo už bolo dokončené a čo treba urobiť, alebo aké následné kroky sú potrebné.
Sledovanie výroby a zásob
Podobne ako pri sledovaní klienta, schopnosť sledovať údaje o inventári, zdrojoch a zásobách je pre každú firmu rozhodujúca. Prístup umožňuje ľahké zadávanie údajov o zásielkach do skladov a vedieť, kedy je čas objednať viac konkrétneho produktu. Toto je obzvlášť dôležité pre výrobcov, ktorí potrebujú na dokončenie výrobku množstvo rôznych zdrojov, ako napríklad časti letúna alebo aktívne farmaceutické zložky.
Dokonca aj odvetvia služieb musia udržiavať zásoby a mať všetky tieto informácie na jednom mieste uľahčuje zistiť, ktorý počítač je priradený ku ktorému zamestnancovi alebo určiť, kedy sa kancelárska technika musí modernizovať. Či už ide o sledovanie vozidiel, mobilných zariadení, sériových čísel, registračných informácií, protokolov používateľov alebo životnosti hardvéru, malé podniky budú môcť jednoduchšie sledovať hardvér.
Okrem hardvéru je potrebné, aby podniky mohli sledovať softvér. Od registrácie a počtu počítačov, ktoré umožňujú používať softvér na informácie o verziách a používateľoch, je pre podniky dôležité, aby mohli rýchlo a presne získať informácie o svojich súčasných konfiguráciách. Nedávne ukončenie podpory pre systém Windows XP slúži ako jasná pripomienka, prečo je dôležité vedieť, aký softvér a operačné systémy sú na podnikových počítačoch a zariadeniach.
Bežné správy a analýzy
Možno najsilnejším aspektom prístupu je schopnosť používateľa vytvárať prehľady a grafy zo všetkých dát. Schopnosť skompilovať všetko, čo je uložené v rôznych databázach, je to, čo robí z Microsoftu moc pre malé podniky. Používateľ môže rýchlo vygenerovať prehľad, ktorý porovnáva náklady na zdroje s aktuálnymi cenami, vytvorí graf, ktorý ilustruje, koľko je na sklade pre nadchádzajúcu marketingovú kampaň, alebo vykonajte analýzu, ktorá identifikuje klientov, ktorí majú za sebou platby. S trochou ďalších vedomostí o dopytoch môžu malé firmy prevziať kontrolu nad tým, ako zobrazujú údaje.
Ešte dôležitejšie je, že Microsoft Access môže byť viazaný na iné produkty spoločnosti Microsoft. Malé podniky môžu prehľadávať prehľad, vyhľadávať údaje klienta a generovať faktúry v programe Word. Hromadná korešpondencia môže vytvoriť pravidelné poštové listy, zatiaľ čo používateľ súčasne generuje e-mail v programe Outlook. Dáta je možné exportovať do programu Excel pre podrobnejší pohľad na detaily a odtiaľ ich posielať na prezentáciu v aplikácii PowerPoint. Integrácia so všetkými ostatnými produktmi spoločnosti Microsoft je snáď najlepším dôvodom na používanie aplikácie Access na centralizáciu všetkých informácií o firme.