Program Microsoft Access má tri hlavné komponenty: tabuľky, dopyty a formuláre
Každá spoločnosť, ktorá je ohromená veľkým množstvom údajov, ktoré je potrebné sledovať, alebo systémom, ktorý používa podávanie papiera, textové dokumenty alebo tabuľku na sledovanie dôležitých informácií, môže profitovať z prechodu na systém správy údajov. Databázový systém ako Microsoft Access 2010 môže byť práve to, čo spoločnosť potrebuje.
Čo je to databáza?
Na najzákladnejšej úrovni je databáza organizovanou zbierkou údajov. Systém správy databáz (DBMS), ako je napríklad Microsoft Access, poskytuje softvérové nástroje, ktoré potrebujete na flexibilné usporiadanie týchto údajov. Obsahuje zariadenia na pridávanie, úpravu a mazanie údajov z databázy, kladenie otázok o údajoch uložených v databáze a vytváranie prehľadov obsahujúcich vybraný obsah.
Komponenty programu Microsoft Access 2010
Program Microsoft Access 2010 poskytuje používateľom jednoduché a flexibilné riešenie DBMS. Pravidelní používatelia produktov spoločnosti Microsoft oceňujú známy vzhľad systému Windows a tesnú integráciu s inými produktmi rodiny Microsoft Office.
Tri hlavné komponenty prístupu, ktoré sa stretávajú s väčšinou používateľov databázy, sú tabuľky, dopyty a formuláre. Ak práve začínate s aplikáciou Access a nemáte už databázu Access, prečítajte si článok Vytvorenie databázy Access 2010 od nuly.
Tabuľky sú stavebné bloky
Tabuľky sú základnými stavebnými prvkami akejkoľvek databázy. Ak poznáte tabuľky, nájdete databázové tabuľky podobné. Typická databázová tabuľka môže obsahovať informácie o zamestnancoch vrátane charakteristík ako je meno, dátum narodenia a titul. Môže byť štruktúrovaná takto:
- Identifikačné číslo zamestnanca
- Priezvisko
- Krstné meno
- nadpis
- pozdravenie
- Dátum narodenia
Preskúmajte konštrukciu tabuľky a zistíte, že každý stĺpec tabuľky zodpovedá špecifickej charakteristike zamestnanca alebo atribútu v databázových termínoch. Každý riadok zodpovedá jednému konkrétnemu zamestnancovi a obsahuje jeho informácie. To je všetko, čo je k tomu. Ak to pomôže, premýšľajte o každej tabuľke ako zoznam informácií v tabuľkovom strome.
Dotazy načítať informácie
Databáza, ktorá ukladá iba informácie, by bola zbytočná; potrebujete aj metódy na získanie informácií. Ak chcete jednoducho znova získať informácie uložené v tabuľke, program Microsoft Access vám umožní otvoriť tabuľku a prechádzať záznamy, ktoré sú v nej obsiahnuté. Skutočná sila databázy však spočíva v jej schopnosti odpovedať na zložité otázky. Prístupové dopyty umožňujú kombinovať údaje z viacerých tabuliek a umiestňovať špecifické podmienky na získané údaje.
Predstavte si, že vaša organizácia potrebuje jednoduchú metódu na vytvorenie zoznamu tých produktov, ktoré v súčasnosti predávajú nad priemernou cenou. Ak jednoducho načítate tabuľku informácií o produktoch, splnenie tejto úlohy by vyžadovalo veľké množstvo triedenia údajov a vykonávanie výpočtov ručne. Sila dotazu vám však umožňuje požiadať, aby prístup vrátil iba tie záznamy, ktoré spĺňajú nadpriemerné cenové podmienky. Navyše môžete databázu poučiť, aby uviedol len názov a jednotkovú cenu položky.
Ďalšie informácie o možnosti databázových dopytov v aplikácii Access nájdete v článku Vytvorenie jednoduchého dotazu v programe Microsoft Access 2010.
Formuláre Vložiť informácie
Zatiaľ ste čítali o konceptoch organizovania informácií v databáze a získavaní informácií z databázy. Stále potrebujete mechanizmy na umiestnenie informácií do tabuliek. Program Microsoft Access poskytuje dva primárne mechanizmy na dosiahnutie tohto cieľa. Prvou metódou je vyvolanie stola v okne dvojitým kliknutím na ňu. Potom pridajte informácie do spodnej časti tabuľky, rovnako ako by ste pridali informácie do tabuľky.
Prístup tiež poskytuje užívateľsky prívetivé rozhranie formulárov. Rozhranie umožňuje používateľom zadávať informácie v grafickej podobe a tieto informácie transparentne preniesť do databázy. Táto metóda je pre operátora zadávania údajov menej zastrašujúca, ale vyžaduje si trochu viac práce administrátora databázy. Ďalšie informácie nájdete v článku Vytváranie formulárov v programe Access 2010
Správy programu Microsoft Access
Správy poskytujú schopnosť vytvárať atraktívne formátované súhrny údajov obsiahnutých v jednej alebo viacerých tabuľkách a dopytoch. Pomocou skratiek a šablón môžu znalci databázy vytvárať správy za pár minút.
Predpokladajme, že chcete vytvoriť katalóg na zdieľanie informácií o produkte so súčasnými a perspektívnymi klientmi. Tento druh informácií je možné získať z databázy prostredníctvom rozumného použitia dotazov. Informácie sú však uvedené v tabuľkovej forme - nie úplne najatraktívnejšom marketingovom materiáli. Prehľady umožňujú zahrnutie grafiky, atraktívne formátovanie a stránkovanie. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytváranie prehľadov v programe Access 2010.