Existuje veľa e-mailových aplikácií a nemusia to byť úplne rovnaké. Ak chcete, aby sa správa otvorila a prečítala, musíte použiť formát správy, ktorý aplikácia príjemcu podporuje. Program Microsoft Outlook má 3 rôzne formáty správ, ktoré potrebujete pre rôzne situácie.
3 Formáty správ v programe Outlook a kedy použiť
Každý formát správy má rôzne možnosti, ten, ktorý vyberiete, určuje, či môžete pridať formátovaný text, napríklad tučné písma, farebné písma a odrážky a či môžete pridať obrázky do telefónu. Čo je však dôležité, je výber, že príjemca bude môcť vidieť - je skvelé mať formátovanie a obrázky, ale niektoré e-mailové aplikácie nepodporujú formátované správy alebo obrázky.
Pomocou programu Outlook môžete posielať správy v troch rôznych formátoch.
Obyčajný text
Plain Text posiela e-maily pomocou jednoduchých textových znakov. Všetky e-mailové aplikácie podporujú jednoduchý text. Tento formát je skvelý, ak nie ste závislí na žiadnom fantazijnom formátovaní a zaručuje maximálnu kompatibilitu. Každý, kto má e-mailový účet, bude môcť prečítať vašu správu. Obyčajný text nepodporuje tučné, kurzíva, farebné písma ani iné formátovanie textu. Tiež nepodporuje obrázky, ktoré sa zobrazujú priamo v tele správy, hoci môžete obrázky zaradiť ako prílohy. Treba poznamenať, že Hubspot zistil, že textové správy dosahujú vyššiu rýchlosť otvorenia a kliknutia než sú správy HTML.
HTML
HTML umožňuje používať formátovanie HTML. Toto je predvolený formát správ v programe Outlook. Je tiež najlepším formátom, ktorý môžete použiť, keď chcete vytvárať správy, ktoré sú podobné tradičným dokumentom, s rôznymi písmenami, farbami a zoznamami odrážok. Text môžete vyniknúť kurzívou, napríklad, alebo zmeniť písmo. Môžete dokonca zahrnúť obrázky, ktoré sa zobrazia inline a používať ďalšie nástroje na formátovanie, aby vaše správy boli krajšie a ľahšie čitateľné. Dnes väčšina ľudí s e-mailom môže dostať príjemné správy vo formáte HTML (hoci niektorí dávajú prednosť čistému textu z dôvodu čistoty). Štandardne, keď vyberiete jednu z možností, ktoré umožňujú formátovanie (HTML alebo Rich Text), správa sa posiela vo formáte HTML. Takže keď používate HTML, viete, že to, čo pošlete, je to, čo bude príjemca vidieť.
Formát RTF (Rich Text Format)
Bohatý text je vlastný formát správy programu Outlook. RTF podporuje formátovanie textu, vrátane odrážok, zarovnávania a prepojených objektov. Aplikácia Outlook automaticky automaticky prevádza správy formátované vo formáte RTF do formátu HTML, keď ich odošlete príjemcovi Internetu, aby sa zachovalo formátovanie správ a prílohy boli prijaté. Aplikácia Outlook tiež automaticky formátuje požiadavky na stretnutia a úlohy a správy s hlasovými tlačidlami tak, aby tieto položky mohli byť odoslané neporušené na internete ostatným používateľom programu Outlook bez ohľadu na predvolený formát správy. Ak správa Internet-bound je úloha alebo požiadavka na stretnutie, musíte použiť RTF. Aplikácia Outlook ju automaticky prevedie na formát Kalendár vo formáte Internet, bežný formát pre položky kalendára v sieti Internet, aby ho mohli podporiť iné aplikácie elektronickej pošty. RTF môžete použiť pri odosielaní správ v rámci organizácie, ktorá používa Microsoft Exchange; odporúčame vám však použiť formát HTML. Toto je formát spoločnosti Microsoft, ktorý podporuje iba nasledujúce e-mailové aplikácie: Klient Microsoft Exchange verzie 4.0 a 5.0; Microsoft Office Outlook 2007; Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Outlook 97, 98, 2000 a 2002
Ako nastaviť predvolený formát
Postupujte podľa odkazu a zistite, ako nastaviť predvolený formát v programe Outlook.