Ak chcete, aby bol váš predvolený súbor osobných priečinkov tenký a malý av dokonalom tvare pre rýchly každodenný prístup, program Outlook má praktickú funkciu automatického archivovania, ktorá automaticky presunie staré položky do archívneho súboru .
Ale čo keď archivujete len raz ročne a na vymeniteľnom médiu? Povedzme, že každý rok medzi Vianocami a Silvestra, chcete presunúť starú poštovú zásielku z Outlooku na DVD-ROM za rok. S niektorými žonglovanie súborov PST môžete.
Archivovať poštu Outlook do vymeniteľného média
Ak chcete archivovať starú poštu programu Outlook na vymeniteľné médium:
- Vyberte položku Súbor | Správa dátových súborov ... z ponuky v programe Outlook.
- Kliknite na položku Pridať ....
- Ponechajte súbor Office Personal Folders (.pst) .
- Ak potrebujete mať prístup k archivovaným správam z verzie programu Outlook pred aplikáciou Outlook 2003, vyberte súbor Office 97-2002 Personal Folders (.pst) .
- Kliknite na tlačidlo OK .
- V časti Uložiť: prejdite na vymeniteľné médium, sieťovú jednotku alebo iné miesto, kam chcete archív uložiť.
- Zadajte požadovaný názov vášho archívu pod názvom File:.
- Kliknite na tlačidlo OK .
- Zadajte svoj archív popisným názvom (napr. Rok archivovanej pošty) v časti Name:.
- Prípadne môžete šifrovať a chrániť heslom archivované správy.
- Kliknite na tlačidlo OK .
- Kliknite na tlačidlo Zavrieť .
- Presuňte priečinky, ktoré chcete archivovať, do nového archívneho umiestnenia v navigačnom paneli aplikácie Outlook.
- Ak chcete archivovať len jednotlivé správy, nie celé priečinky, kliknite pravým tlačidlom myši na nové miesto archívu a vyberte položku Nová zložka ... a vytvorte v ňom nový priečinok Pošta a pošta . Potom presuňte požadované správy do nového priečinka.
- Kliknite na miesto archívu pravým tlačidlom myši.
- V ponuke vyberte možnosť Zatvoriť "..." .
Vaše správy sú teraz archivované a prerušené. Samozrejme, môžete ich pripojiť späť do programu Outlook kedykoľvek ľahko ich prečítať alebo obnoviť.