Posielané e-maily sú často vyplnené nepotrebnými znakmi a adresami
Keď je e-mail preposielaný viackrát, často zhromažďuje nepotrebné slová, znaky a e-mailové adresy, ktoré už nie sú potrebné a ktoré je potrebné vyčistiť ešte pred jeho odoslaním.
Pred zaslaním tejto správy svojim vlastným kontaktom zvážte dodržanie tejto jednoduchej e-mailovej etikety v záujme príjemcov.
Ako odstrániť odoslané e-maily
Postupujte podľa týchto tipov, aby ste rýchlo posunuli posielaný e-mail:
Odstráňte zbytočné e-mailové adresy
Keď je e-mail posielaný ako-je bez predchádzajúcej úpravy, príjemca môže vidieť e-mailové adresy, ktorým bola pôvodná správa odoslaná.
Toto môže byť užitočné v niektorých prípadoch, keď chcete, aby nový príjemca zistil, kto videl e-mail alebo kedy bol odoslaný originál, ale zvyčajne nie je dobrý nápad ich všetky uchovávať. Platí to najmä vtedy, keď málo, ak niektorý z ostatných príjemcov skutočne pridal k e-mailu nejaké informácie.
Kombinujte správu a odstráňte všetky nadpisy, ktoré obsahujú ostatné e-mailové adresy, ktorým bola správa odoslaná.
Odstrániť označenia súvisiace s dopredu
Po odoslaní e-mailu niekoľkokrát môže pole a telo predmetu zhromaždiť jeden alebo viac znakov ">", alebo dokonca celé slová ako "poslať dopredu", "FWD" alebo "FWDed". Je to dobrý nápad ich odstrániť, aby ste odmietli celú správu.
V skutočnosti zachovanie týchto znakov môže spôsobiť, že príjemca si myslí, že správa je spam, alebo že ste sa o e-maili nestarali, aby ste odstránili tieto zvyšné znaky.
Zvážte farbu a veľkosť textu
Je veľmi obvyklé, že preposielané e-maily majú rovnaký štýl, ktorý je zvyčajne text rôznej veľkosti a viac ako jednu farbu. Toto je často ťažké čítať a môže rýchlo prinútiť príjemcu, aby odmietol celú správu ako spam.
Pokúste sa upraviť e-mail, aby ste ho ľahšie čítali.
Napíšte vedľa hornej časti správy
Akékoľvek pripomienky, ktoré chcete pridať do odosielaného e-mailu, by mali byť umiestnené na začiatku e-mailu, aby príjemca mohol najprv jasne vidieť vaše poznámky.
Môžete napísať, o čom je e-mail alebo o tom, prečo ho presmerujete, ale bez ohľadu na to, aký je váš dôvod, mal by byť jasne videný na vrchole, inak ho príjemca neuvidí, kým si už neprečítal celú správu.
Posledná vec, ktorú chcete, je, aby vaše komentáre boli zmiešané a nesprávne vyložené pre text v pôvodnej správe.
Alternatívy k pravidelnému sprostredkovaniu
Jednou z možností odosielania správy je uloženie e-mailu do súboru a pripojenie správy ako prílohy e-mailu. Niektorí e-mailoví klienti majú na to tlačidlo, napríklad Microsoft Outlook . Pre ostatných používateľov skúste prevziať e-maily ako súbory ako súbory EML alebo MSG a potom ich odoslať ako bežnú prílohu.
Ďalšou možnosťou je jednoducho skopírovať pôvodný text a potom ho vložiť ako obyčajný text, aby ste sa vyhli kopírovaniu nepárnych formátov štýlov alebo farieb mimo miesta. Taktiež nezabudnite uviesť presmerovaný text do úvodzoviek, aby nový príjemca mohol jasne vidieť, ktorá časť e-mailu nie je od vás.