Vytvorte si vlastné šablóny programu Word, aby ste ušetrili čas, ale najskôr ich naplánujte
Ak často vytvárate dokumenty, ktoré obsahujú rovnaké špecializované formátovanie, ale nie vždy obsahujú ten istý text - napríklad faktúry, balíky, formuláre atď. - môžete tento proces automatizovať a ušetriť značné množstvo času vytvorením šablóna v programe Word.
Čo je šablóna?
Pre tých, ktorí nie sú oboznámení s šablónami, je to rýchle vysvetlenie: Šablóna programu Microsoft Word je typ dokumentu, ktorý vytvorí kópiu samého seba, keď ju otvoríte. Táto kópia má celý návrh a formátovanie šablóny, napríklad logá a tabuľky, ale môžete ho upraviť zadaním obsahu bez zmeny pôvodnej šablóny.
Šablónu môžete otvoriť toľkokrát, koľkokrát chcete, a zakaždým vytvorí novú kópiu pre nový dokument. Vytvorený súbor je uložený ako štandardný typ súboru Word (napr. .docx).
Šablóna programu Word môže obsahovať formátovanie, štýly, štítok, makrá , hlavičky a päty, ako aj vlastné slovníky , panely s nástrojmi a položky Automatický text .
Plánovanie šablóny slova
Skôr ako vytvoríte šablónu programu Word, je dobré vytvoriť zoznam podrobností, ktoré chcete zahrnúť do nej. Čas strávený plánovaním vám ušetrí dlhší čas.
Tu je niekoľko tipov, ako zahrnúť:
- Akýkoľvek text, ktorý by mal vo všetkých dokumentoch vychádzať zo šablóny.
- Formátovanie ako stĺpce, okraje, zarážky tabulátorov, poznámky pod čiarou atď.
- Makrá, ktoré možno budete chcieť použiť, ale sú špecifické pre tento dokument.
- Pri písaniach vložte pole dátumu, ktoré sa automaticky aktualizuje pri každom otvorení šablóny.
- Aj pri písaniach uveďte svoju adresu a kontaktné informácie.
- Použite polia alebo AutoText pre informácie, ktoré sa môžu meniť, ale vždy obsahujú rovnaký typ informácií (napr. Čísla stránok, názov dokumentu, cesta k súboru atď.). Tento druh informácií je často v hlavičkách a zápätiach.
- Ak dokument obsahuje sekcie s iným formátovaním, môžete použiť opisný zástupný text, napríklad TITLE alebo HEADING, ktorý môžete zadávať v kópii vytvorenej zo šablóny. Týmto spôsobom bude mať formátovanie špecifické pre danú sekciu.
Akonáhle máte prehľad o tom, čo chcete, rozložte prototyp dokumentu v prázdnom dokumente programu Word. Zahrňte všetky prvky, ktoré ste uviedli, a dizajn, ktorý chcete pre svoje dokumenty.
Uloženie novej šablóny
Uložte svoj dokument ako šablónu podľa týchto krokov:
Word 2003
- Kliknite na položku Súbor v hornej ponuke.
- Kliknite na položku Uložiť ako ...
- Prejdite na miesto, kam chcete šablónu uložiť. Slovo začína v predvolenom ukladacom mieste pre šablóny. Majte na pamäti, že šablóny uložené v inom ako predvolenom umiestnení sa nezobrazia v dialógovom okne Šablóny pri vytváraní nových dokumentov.
- Do poľa Názov súboru zadajte rozlíšiteľný názov súboru šablóny.
- Kliknite na rozbaľovací zoznam "Uložiť ako typ" a vyberte Šablóny dokumentov .
- Kliknite na tlačidlo Uložiť .
Word 2007
- Kliknite na tlačidlo Microsoft Office v ľavom hornom rohu.
- Umiestnite kurzor myši na položku Uložiť ako .... V sekundárnej ponuke, ktorá sa otvorí, kliknite na položku Šablóna programu Word .
- Prejdite na miesto, kam chcete šablónu uložiť. Slovo začína v predvolenom ukladacom mieste pre šablóny. Majte na pamäti, že šablóny uložené v inom ako predvolenom umiestnení sa nezobrazia v dialógovom okne Šablóny.
- Do poľa Názov súboru zadajte rozlíšiteľný názov súboru šablóny.
- Kliknite na tlačidlo Uložiť .
Word 2010 a novšie verzie
- Kliknite na kartu Súbor.
- Kliknite na položku Uložiť ako ...
- Prejdite na miesto, kam chcete šablónu uložiť. Slovo začína v predvolenom ukladacom mieste pre šablóny. Majte na pamäti, že šablóny uložené v inom ako predvolenom umiestnení sa nezobrazia v dialógovom okne Šablóny pri vytváraní nových dokumentov.
- Do poľa Názov súboru zadajte rozlíšiteľný názov súboru šablóny.
- Kliknite na rozbaľovací zoznam "Uložiť ako typ" a vyberte Šablóny dokumentov .
- Kliknite na tlačidlo Uložiť .
Váš dokument je teraz uložený ako šablóna s príponou .dot alebo .dotx, ktorá môže byť použitá na generovanie nových dokumentov založených na nej.