Je to dobrý nápad?
Či už používate e-mailový účet vašej spoločnosti na odosielanie osobných e-mailov, závisí predovšetkým od spoločnosti. Je na vašom zamestnávateľovi, aby stanovil pravidlá a smernice, ktoré riadia používanie ich sieťových zdrojov. Zamestnávatelia by mali zamestnancov prečítať a súhlasiť s pravidlami prijateľného používania (Acceptable Use Policy - AUP), ktoré načrtávajú, čo je povolené a čo nie je predtým, ako im bude poskytnutý prístup k sieťovým zdrojom.
A čo s používaním vášho osobného e-mailového účtu na podnikanie?
Opäť platí, že pravdepodobne nie je múdry. Obsahuje váš osobný e-mailový účet rovnaké prísne pravidlá pre heslo ako firemný e-mailový účet? Sú komunikácia medzi vaším počítačom a servermi poskytovateľa osobného e-mailu zabezpečená alebo šifrovaná nejakým spôsobom? Ak odošlete citlivé alebo dôverné informácie, môže byť zablokované alebo bude kópia uložená na cache alebo uložená na poštových serveroch?
Okrem týchto otázok, ak vaša spoločnosť spadá pod mandáty ako Sarbanes-Oxley (SOX), existujú požiadavky týkajúce sa ochrany a zachovania e-mailovej komunikácie týkajúcej sa spoločnosti. Ak pracujete pre vládnu agentúru, existuje dobrá šanca, že vaša komunikácia podlieha určitým pravidlám o slobode informácií. V oboch prípadoch by odosielanie oficiálnych informácií na váš osobný účet umiestnilo mimo kontrolných prvkov na ochranu a udržanie emailovej komunikácie. Ak tak urobíte, nie je to len porušenie súladu, ale aj vzhľad úmyselného a úmyselného pokusu o obchádzanie systému a skryté skrytie vašich komunikácií.
Neexistuje žiadna lepšia ilustrácia toho, prečo miešanie osobných e-mailov s pracovným e-mailom je strašný nápad ako to, že Hillary Clinton použil súkromný e-mailový server počas svojho času ako štátny tajomník. Bol to jeden z najčastejších prípadov, prečo by ste nemali robiť niečo také. Nie je to len proti vládnej politike. To jednoducho nie je dobrý nápad, pretože osobné e-mailové účty zvyčajne nemajú nič blízko množstva technických záruk, ktoré vládne systémy robia. Nie že vládne systémy sú dokonalé, ale sú typicky nakonfigurované takým spôsobom, aby sa pokúsili minimalizovať bezpečnostné hrozby.
Na druhej strane uličky, jednorazový kandidát na republikánsku viceprezidentku Sarah Palinová, bývalá guvernérka Aljašky, sa naučil tvrdým spôsobom, že osobné e-mailové účty neposkytujú rovnakú úroveň bezpečnosti ako aljašský vládny e-mailový systém. Skupina, ktorá sa nazýva "anonymný", sa podarilo vniknúť do osobných poštových účtov Yahoo. "Anonymous" zverejnil niekoľko e-mailových správ, viac alebo menej, aby dokázali, že vlastne hackovali účet. Niektoré správy a prijímatelia správy pravdepodobne podporujú povesti, že môže používať svoj osobný e-mail na to, aby e-mailové systémy z aljašskej vlády a mimo akýchkoľvek požiadaviek na informácie o slobode zachovávali eticky znepokojené témy.
Ešte nie som si istý, ako mohol získať prístup k "anonymným", ale pri vytváraní hesiel aj pre osobné účty sa uistite, že dodržiavate osvedčené postupy . Ale bezpečné heslá alebo nie, používať zdravý úsudok a dodržiavať pravidlá pri rozhodovaní o tom, či zmiešať osobné a firemné e-maily.
Niektoré ďalšie skvelé zdroje na zabezpečenie e-mailu obsahujú nasledovné
- 5 tipov na zvýšenie bezpečnosti vašej služby Gmail
- Nebezpečenstvo správy mimo kancelárie - automatické odpovede
- Prečo potrebujete jednorazový e-mailový účet
Poznámka editora: Tento starý článok bol aktualizovaný Andy O'Donnell