Ak odpoviete na e-mail, malo by byť jasné, na čo odpovedáte. Preto je text pôvodnej správy zvyčajne citovaný v odpovedi. Toľko je jasné, ale najlepší spôsob, ako citovať text v e-maile, nie je.
Existuje veľmi rozumný kvázi-štandard pre správnu vec. To vás robí citovať toľko, koľko je potrebné takým spôsobom, ktorý umožňuje príjemcovi vašej odpovede vidieť presne to, na čo reagujete. Ak všetci e-mail klienti (alebo e-mail užívatelia) dodržiavajú, správy vždy vyzerať čisté a čisté, a sú ľahko čitateľné.
Citovať navrhnutým spôsobom je to správna vec, ale je to tiež nejaká práca na orezanie citovaného textu a vyzerá to pekne. Je to naozaj nevyhnutné pre rýchlu a krátku odpoveď? A ak sa pokúsite citovať pomocou správneho odsadenia v e-mailovom programe, ako je Outlook, budete buď sedieť hodinu na odpoveď, alebo nešťastne (alebo s najväčšou pravdepodobnosťou obaja).
Cesta Lazy: ľahká, stále správna a dobre vyzerajúca
Našťastie je vždy niečo ako niečo urobiť. Tieto možnosti sú zvyčajne nepredstaviteľné, ale môžu byť ľahko viac ako jeden správny prístup. Teraz je tu uvoľnenejšia, ale stále dokonale čitateľná a prijateľná a kompatibilná - a správna - spôsob, ako odpovedať na e-mail.
Ak chcete správne naformátovať e-mail, keď je lenivý:
- Spustite správu priamo v hornej časti odpovede.
- Zahrňte pôvodnú správu, na ktorú odpovedáte nižšie.
- Uistite sa, že váš podpis je nad citovaným textom.
- Nezmieňajte citovaný materiál.
- Môžete samozrejme znížiť nadmernú dĺžku a (často by ste mali odstrániť) inline prílohy. Nahraďte ich za "[...]".
- Opakujte, čo najmenšie slovami, otázky, na ktoré odpoviete.
- Namiesto jednoduchého "Áno", skúste "Spýtali ste sa, či chceme jablká. Áno, my to robíme." alebo "Chceme jablká, áno".
- Uistite sa, že citovaný text nie je odsadený, ani s použitím znakov ">" ani citátových pruhov.
- Ak odpoviete na odpoveď na odpoveď, môžete odstrániť staré, teraz nepotrebné správy zo spodu.
V e-mailových klientoch a službách, ako je služba Gmail, ktoré inteligentne automaticky archivujú a diskutujú s vláknami, funguje tento štýl odpovedí veľmi dobre. Pretože všetok citovaný text je na jednom mieste, môže byť ľahko skrytý a bez narušenia súdržnosti správy, zatiaľ čo kontext medzi správami sa vytvorí prostredníctvom pôvodných e-mailov.
Nastavte svoj e-mailový program pre Lazy, správne odpovede
Ak chcete byť leniví neskôr, najprv budete musieť urobiť nejaké inštalačné práce. Väčšina e-mailových programov a služieb môže byť nakonfigurovaná na ľahkú, ale správnu odpoveď, aj keď:
- Eudora
- Hotmail
- Mac OS X Mail
- Outlook Express
- Windows Mail