Keď distribuujete dokumenty elektronicky, nemôžete počítať s príjemcami, ktorí majú program Word nainštalovaný na svojich počítačoch.
Tiež mnohí ľudia nemajú radi prijímanie dokumentov programu Word , a to aj vtedy, ak majú Word nainštalované na svojich počítačoch. Je to preto, že dokumenty programu Word môžu obsahovať škodlivé makrá.
Takže najlepší spôsob distribúcie dokumentov je vo formáte PDF. Adobe Acrobat je zlatým štandardom pri tvorbe PDF. Ale nesie pekný cenník. Ak vytvárate iba príležitostne PDF, pravdepodobne nechcete zakúpiť Acrobat.
V takom prípade si môžete prevziať bezplatný doplnok Uložiť ako PDF pre program Office 2007. Umožňuje vám vytvárať PDF dokumenty v programe Word a ďalších šesť aplikácií balíka Office. Umožňuje tiež vytvárať dokumenty XPS. XPS je plochý formát súboru spoločnosti Microsoft. Vzhľadom na to, že nemá rozsiahlu akceptáciu formátu PDF, neodporúčam distribúciu dokumentov vo formáte XPS.
Po načítaní a inštalácii doplnku postupujte podľa týchto krokov a vytvorte PDF v programe Word:
- Kliknite na tlačidlo Office
- Kliknite na položku Tlačiť
- V dialógovom okne Tlač vyberte položku PDF v zozname možností tlačiarne
- Kliknite na položku Tlačiť
Doplnok pracuje s balíkom Office XP.