Hromadná korešpondencia je nástroj, ktorý zjednodušuje vytváranie súborov podobných dokumentov, ktoré však obsahujú jedinečné a variabilné prvky údajov. To sa dosiahne prepojením databázy, ktorá obsahuje tieto dátové prvky, do dokumentu, ktorý obsahuje zlúčené polia, v ktorých budú vyplnené tieto jedinečné údaje.
Hromadná korešpondencia vám ušetrí čas a úsilie automatizáciou procesu zadávania štandardných údajov, ako sú mená a adresy do dokumentu. Napríklad by ste mohli prepojiť list formulára so skupinou kontaktov v programe Outlook; toto písmeno môže obsahovať pole zlúčenia pre adresu každého kontaktu a jedno pre zodpovedajúce meno kontaktu ako súčasť pozdravu listu.
Použitie hromadnej korešpondencie
Zlučovanie pošty, pre mnohých ľudí, vyvoláva myšlienky nevyžiadanej pošty. Zatiaľ čo obchodníci nepochybne používajú hromadnú korešpondenciu na generovanie veľkého množstva pošty rýchlo a ľahko, mnohé ďalšie použitia vás môžu prekvapiť a zmeniť spôsob, akým vytvoríte niektoré z vašich dokumentov.
Pomocou hromadnej korešpondencie môžete vytvoriť akýkoľvek typ vytlačeného dokumentu, ako aj elektronicky distribuované dokumenty a faxy. Typy dokumentov, ktoré môžete vytvoriť pomocou hromadnej korešpondencie, sú prakticky neobmedzené. Tu sú niektoré príklady:
- katalógy
- zásoby
- faktúry
- etikety
- obálky
- A, samozrejme, listy
Pri hlbokom používaní môže hromadná korešpondencia výrazne zvýšiť vašu produktivitu. Môže tiež zvýšiť účinnosť dokumentov, ktoré vytvoríte. Napríklad prispôsobením písmen s názvami príjemcov alebo inými prvkami, ktoré sú špecifické pre každého príjemcu, prezentujete leštený osobný obrázok, ktorý nastaví pôdu pre požadovaný výsledok.
Anatómia hromadnej korešpondencie
Hromadná korešpondencia pozostáva z dvoch hlavných častí: dokumentu a zdroja údajov , ktoré sa tiež nazývajú databáza. Program Microsoft Word zjednodušuje prácu tým, že umožňuje používať ako zdroj údajov iné aplikácie balíka Office, ako napríklad Excel a Outlook. Ak máte úplnú sadu Office, použite jednu z jej aplikácií, pretože váš zdroj údajov je jednoduchý, pohodlný a vysoko odporúčaný. Použitie kontaktov, ktoré ste už zadali do kontaktov v programe Outlook, vám napríklad ušetrí opätovné zadanie týchto informácií do iného zdroja údajov. Použitie existujúcej tabuľky aplikácie Excel vám poskytuje ešte väčšiu flexibilitu s vašimi údajmi, ako zdroj údajov, ktorý vytvorí aplikácia Word.
Ak máte len program Word, môžete však stále používať funkciu hromadnej korešpondencie. Aplikácia Word dokáže vytvoriť plne prispôsobiteľný zdroj údajov, ktorý môžete použiť vo svojej hromadnej korešpondencii.
Nastavenie hromadnej korešpondencie
Hromadná korešpondencia sa môže zdať komplikovaná - a zložité, dáta ťažké dokumenty, ktoré sa spoliehajú na veľké databázy, určite môžu byť. Word však zjednodušuje nastavenie hromadnej korešpondencie na bežné použitie tým, že poskytuje sprievodcov, ktorí vás prevedú procesom prepojenia dokumentu s databázou. Vo všeobecnosti môžete dokončiť proces v menej než 10 pomerne jednoduchých krokoch, vrátane zistenia a opravy chýb. Je to menej, ako manuálna príprava dokumentu a veľa času a problémov.