Zatiaľ čo strata dát postihuje každého, kto používa počítač, je obzvlášť problematický pre tých, ktorí používajú softvér na spracovanie textu.
Nie je nič viac frustrujúce ako strata dôležitých dokumentov, ktoré ste strávili toľko času, a to najmä ak ste ako väčšina používateľov, ktorí vytvárajú dokumenty priamo na počítači a nemajú výhodu ručne písanej kópie.
Pravidelne dostávame otázky od používateľov, ktorí potrebujú obnoviť stratené súbory, a bohužiaľ je v tomto bode príliš neskoro na pomoc, pretože škoda už bola vykonaná. Jediným istým spôsobom, ako obnoviť stratené súbory, je obnoviť ich zo zálohy a preto je dôležité mať systém na zabránenie straty dát.
Tu je to, čo odporúčame zabrániť strate údajov
1. Dokumenty nikdy neukladajte na rovnakú jednotku ako váš operačný systém
Zatiaľ čo väčšina textových procesorov uloží vaše súbory do priečinka Moje dokumenty, je to pre nich najhoršie miesto. Či ide o vírus alebo zlyhanie softvéru, väčšina problémov s počítačom má vplyv na operačný systém a často je jediným riešením preformátovanie jednotky a opätovné nainštalovanie operačného systému. V takom prípade sa všetko na jednotke stratí.
Inštalácia druhého pevného disku do počítača je relatívne nízkym nákladom, aby ste sa o tento problém postarali. Druhý interný pevný disk nebude ovplyvnený, ak je poškodený operačný systém, a môže byť inštalovaný aj v inom počítači, ak potrebujete zakúpiť nový; ďalej, budete prekvapení, aké ľahké sa majú nastaviť. Ak ste skeptický k inštalácii druhého interného disku, vynikajúcou alternatívou je kúpiť externý pevný disk. Externá jednotka sa môže kedykoľvek pripojiť k akémukoľvek počítaču jednoduchým pripojením do portu USB alebo firewire.
Mnohé externé jednotky majú aj ďalší benefit z jednoduchej a / alebo naplánovanej zálohy - jednoducho zadáte priečinky a softvér sa postará o zvyšok. Používam externý pevný disk Maxtor 200 GB, ktorý má nielen dostatok priestoru, ale je ľahko použiteľný (porovnávať ceny).
Ak iný pevný disk nie je pre vás voľbou, uložte svoje súbory na jasne označené diskety, ale pozor: výrobcovia počítačov sa s novými počítačmi odkláňajú od disketových jednotiek, takže budete mať problémy so získaním údajov z diskiet ,
2. Zálohujte svoje súbory pravidelne, bez ohľadu na to, kde sú uložené
Len stahovanie súborov na inom mieste, než je váš operačný systém, nestačí; musíte vytvoriť pravidelné zálohovanie súborov, a poďme sa s tým stretnúť, dokonca aj vaše zálohovanie je predmetom neúspechu: CD sú poškriabané, pevné disky sa prerušia a diskety sa vymazávajú.
Je rozumné zvýšiť vašu šancu, že budete môcť načítať súbor tak, že budete mať druhý záložný súbor; ak sú údaje skutočne dôležité, môžete dokonca chcieť premýšľať o ukladaní zálohy v ohnivej klenbe.
3. Dajte si pozor na prílohy e-mailov
Aj keď ste si istí, že neobsahujú vírusy, prílohy e-mailu môžu spôsobiť stratu dát.
Premýšľajte o tom: ak dostanete na svojom disku dokument s rovnakým názvom ako jeden a váš e-mailový softvér je nastavený na uloženie príloh v rovnakom umiestnení, vystavujete sa riziku prepísania už existujúceho súboru. Často sa to stane, keď spolupracujete na dokumente a posielate ho e-mailom.
Takže sa uistite, že nastavíte svoj e-mailový program na uloženie príloh v jedinečnom umiestnení, alebo ak to zablokujete, uistite sa, že si dvakrát zamyslite pred uložením prílohy e-mailu na pevný disk.
4. Pozor na chybu používateľa
Nepáči sa nám, že to priznáme, ale často robíme vlastné problémy. Využite záruky zahrnuté vo vašom textovom procesore , ako sú funkcie verzie a sledované zmeny. Bežný spôsob, ako používatelia strácajú údaje, je pri úprave dokumentu a neúmyselnom odstránení častí. Po uložení dokumentu sa časti, ktoré sú zmenené alebo odstránené, stratia, ak ste nepovolili funkcie, ktoré vám ukladajú zmeny.
Ak nechcete zablokovať pokročilé funkcie, použite kláves F12 skôr, než začnete pracovať na uložení súboru pod iným názvom.
Nie je tak organizovaná ako niektoré z iných metód, ale je to užitočný trik napriek tomu.
5. Uchovávajte si tlačené dokumenty
Zatiaľ čo vám to nebráni v tom, aby ste museli opätovne písať a formátovať svoj dokument, zaistením toho, že budete mať písomnú podobu, prinajmenšom zaistí, že máte obsah súboru - a to je lepšie, ako mať nič vôbec!