Malá organizácia ide dlhú dobu, keď hľadáte súbory
Ak budete tráviť viac času hľadaním súborov vo formáte Microsoft Word ako pracujete na nich, je načase využiť niektoré z organizačných funkcií programu Word a ponuky počítača.
Uložiť všetky súbory programu Word s miniatúrami
Uloženie každého súboru programu Word pomocou náhľadu alebo miniatúry uľahčuje identifikáciu bez otvorenia. Všetky dokumenty programu Word môžete ukladať pomocou náhľadu alebo miniatúry pomocou niekoľkých krokov:
- Otvorte program Microsoft Word.
- Kliknite na položku Súbor na paneli s ponukami.
- V dolnej časti rozbaľovacej ponuky vyberte Vlastnosti .
- Kliknite na kartu Súhrn .
- Začiarknite začiarknutie vedľa položky Uložiť ukážku s týmto dokumentom alebo Uložiť miniatúry pre všetky dokumenty programu Word (v závislosti od vašej verzie programu Word).
- Kliknite na tlačidlo OK .
Aktualizácia vlastností dokumentu programu Word
Ak pracujete s obrovskými množstvami dokumentov programu Word, ktoré majú podobné názvy a umiestnenia, určite budete chcieť využiť funkciu vlastností dokumentu programu Word. Vráťte sa späť na Súbor > Vlastnosti > Zhrnutie a zahrňte poznámky, kľúčové slová, informácie o kategóriách, názvoch alebo predmetoch - všetko, čo vám pomôže rozlíšiť súbory. Keď príde čas na vyhľadávanie, Word môže nájsť presne to, čo potrebujete.
Vytvárajte priečinky na počítači a používajte ich
Nastavte si jeden priečinok pre všetky dokumenty programu Word, ktoré budú vpred a pomenujte to niečo, na čo nezabudnete - napríklad "MyWordDocs". Naplňte ho zložkami s názvami, ktoré vám dávajú zmysel a používajú ich. Ak ste zodpovední za vytváranie týždenných poznámok o stretnutiach, napríklad vytvorte priečinok pre tieto poznámky a do nej vložte ďalšie priečinky po celé mesiace alebo roky.
Ak máte vo vašom počítači roztrúsené roky dokumentov programu Word a nemáte čas na ich otvorenie a rozhodnete sa, či sú chovatelmi alebo nie, stačí vytvoriť priečinok pre každý rok, v ktorom sú tie staré dokumenty, jednu zložku, v roku 2011 v inej a tak ďalej, kým nebudete mať čas na ich návštevu.
Použite konzistentný názov súboru
Vytvorenie pomenovacieho systému je možno najdôležitejšou vecou, ktorú môžete urobiť, aby ste pomohli, keď príde čas nájsť požadované súbory. Neexistuje žiadny správny spôsob, ako pomenovať vaše súbory, ale vyzdvihnutie systému pomenovania a jeho používanie dôsledne stojí za námahu. Návrhy sú:
- Zahrňte typ dokumentu, aby ste na prvý pohľad mohli povedať, že akýkoľvek názov súboru, ktorý obsahuje "Zmluva", "Nájom" alebo "Informačný bulletin", nie je list, ktorý hľadáte.
- Začnite s názvom klienta (alebo priezvisko prijímateľa, ak sú dokumenty písmená).
- Zahrňte dátum do názvu súboru.
Vezmi si čas
Ak váš počítač už prekypuje súbory, nesnažte sa naraz riešiť organizačné problémy. Prestrihajte úlohu na zvládnuteľné kusy a strávte 15 minút denne. Pri zakúpení strašidelných súborov programu Word do počítača ich vložte do jednej zo zložiek, ktoré ste vytvorili, vytvorte nový priečinok alebo ich odstráňte, ak ich už nepotrebujete. Ak sa nedokážete rozhodnúť, vložte ich do priečinku s názvom HoldUntilDate a v budúcnosti si vyberajte dostatočne vzdialený dátum, že ak ste priečinok ešte neotvorili, budete sa cítiť pohodlne. Akékoľvek typy zložiek, ktoré vytvoríte, vložte ich do jedného veľkého priečinka programu Word, takže budete vedieť, kam sa pozrieť.