Značky programu Microsoft Word uľahčujú hľadanie a usporiadanie vašich dokumentov
Značky programu Microsoft Word pridané do dokumentov vám pomôžu usporiadať a lokalizovať súbory dokumentov, keď ich potrebujete.
Značky sa považujú za metadáta, podobne ako s vlastnosťami dokumentov, ale tagy nie sú uložené v súbore dokumentov. Namiesto toho tieto značky spracováva operačný systém (v tomto prípade Windows). To umožňuje používať značky v rôznych aplikáciách. To môže byť veľkou výhodou pre organizáciu súborov, ktoré sú všetky súvisiace, ale každý je iný typ súboru (napríklad prezentácie v programe PowerPoint, tabuľky programu Excel atď.).
Štítky môžete pridať pomocou programu Prieskumník systému Windows, ale ich môžete pridať aj v programe Word. Aplikácia Word umožňuje priradiť značky k dokumentom, keď ich uložíte.
Označovanie je rovnako jednoduché ako ukladanie súboru:
- Kliknite na položku Súbor (ak používate program Word 2007 a potom kliknite na tlačidlo Office v ľavom hornom rohu okna).
- Kliknutím na tlačidlo Uložiť alebo Uložiť ako otvoríte okno Uložiť.
- Zadajte názov uloženého súboru, ak ho už nemáte.
- Pod názvom súboru zadajte značky do poľa označeného Tagy . Môžete zadať toľko, koľko chcete.
- Kliknite na tlačidlo Uložiť .
Súbor má teraz pripojené vybrané značky.
Tipy pre označovanie súborov
Štítky môžu byť čokoľvek, čo sa vám páči. Pri zadávaní značiek môže služba Word ponúknuť zoznam farieb; tieto môžu byť použité na zoskupenie súborov, ale nemusíte ich používať. Namiesto toho môžete vytvoriť svoje vlastné menovky značiek. Môžu to byť jednotlivé slová alebo viac slov.
Dokument faktúry môže napríklad mať priložený označenie "faktúra". Môžete tiež označiť faktúry s názvom spoločnosti, do ktorej sú odosielané.
Pri zadávaní značiek v programe Word pre počítač (Word 2007, 2010 atď.) Oddeľte viacero značiek pomocou bodkočiarov. To vám umožní používať značky s viac ako jedným slovom.
Keď zadáte značku do poľa v programe Word pre Mac, stlačte kláves Tab. Tým sa vytvorí jednotka značiek a potom sa kurzor posunie dopredu, aby ste vytvorili viac značiek, ak chcete. Ak máte značku s viacerými slovami, zadajte ich všetky a potom stlačte kartu, aby boli všetky súčasťou jednej značky.
Ak máte veľa súborov a chcete používať značky, ktoré vám pomôžu usporiadať ich, budete chcieť premýšľať o názvoch značiek, ktoré budete používať. Systém metadátových značiek, ktoré sa používajú na organizovanie dokumentov, sa niekedy označuje ako taxonómia v oblasti správy obsahu (hoci má v teréne širší význam). Pri plánovaní názvov značiek a udržiavaní ich konzistentnosti bude jednoduchšie udržiavať poriadnu a efektívnu organizáciu dokumentov.
Aplikácia Word vám môže pomôcť zachovať konzistentnosť značiek tým, že pri zadávaní značky pri ukladaní súboru vytvárate návrhy už použitých značiek.
Zmena a úprava značiek
Ak chcete upraviť značky, budete musieť použiť panel podrobností v programe Windows Prieskumník.
Otvorte program Windows Explorer. Ak sa panel s podrobnosťami nezobrazuje, kliknite na položku Zobraziť v ponuke a kliknite na položku Podrobnosti . Tým sa otvorí okno na pravej strane okna programu Explorer.
Vyberte svoj dokument a pozrite sa do podokna Podrobnosti na štítku Štítky. Kliknite do medzery po značkách a vykonajte zmeny. Po dokončení zmien kliknite na tlačidlo Uložiť v dolnej časti podokna podrobností.