V aplikácii Stránky, v spolupráci s textovým procesorom spoločnosti Apple , môžete vytvoriť hromadnú korešpondenciu po niekoľkých minútach. Hromadná korešpondencia je nástroj na generovanie hromadných zásielok, ako sú písmená formulára. Zlúčenia pošty obsahujú jedinečné údaje, ako sú mená a adresy, ako aj informácie, ktoré sú v každom dokumente štandardné. Môžete napríklad použiť hromadnú korešpondenciu na tlač e-mailových štítkov, pripomienok do schôdzok alebo do pripomienok s platbou, alebo posielať zákazníkom informácie o novom produkte alebo predaji.
Ak chcete vytvoriť hromadnú korešpondenciu v rámci stránok, nastavte dokument so zástupným textom, pripojte zdroj údajov k dokumentu a prepojte zástupné symboly so zodpovedajúcimi údajmi v zdroji údajov. Po dokončení sa môžete rozhodnúť pre tlač alebo uloženie zlúčených dokumentov.
K hromadeniu pošty vstupujú do hry tri rôzne položky:
- Súbor údajov je miesto, kde sú uložení príjemcovia.
- Súbor formulára je miesto, kde navrhujete zlúčenie.
- Dokončený dokument spája údaje z vášho dátového súboru s textom v hromadnom dokumente a vytvára individuálne dokumenty pre príjemcov.
Tento návod vás prevedie vytvorením jednoduchej hromadnej korešpondencie pomocou existujúceho dátového súboru.
Vytvorte súbor formulára
Pred zlučovaním vašich údajov je potrebné vytvoriť nový súbor formulára - akýsi plán, ktorý informuje stránky, na ktorých sa majú dať každý bit informácií z vášho dátového súboru.
Ak chcete tak urobiť, otvorte nový dokument a navrhnite ho podľa vlastného uváženia, vrátane údajového poľa pre každú informáciu, ktorú by ste chceli zobraziť v každom zlúčenom dokumente. Vložte text zástupného symbolu, aby ste stáli pre každú položku. Napríklad napíšte "Krstné meno", kde chcete, aby sa meno prvého účastníka zobrazilo.
Vyberte dátový súbor
Teraz, keď ste vytvorili šablónu dokumentu, musíte prepojiť zdroj údajov:
- Stlačením klávesu Command + Option + I na klávesnici otvoríte okno Inspector .
- Vyberte kartu Inšpektor odkazu .
- Kliknite na kartu Zlúčiť .
- Kliknutím na položku Vybrať vyberte zdroj údajov. Vyberte buď adresár alebo prejdite na zdroj údajov dokumentov Numbers.
Pridať pole zlúčenia
Teraz musíte prepojiť zdroj údajov s textom so zástupcom v šablóne dokumentu.
- V šablóne dokumentu vyberte prvok s textovým umiestnením.
- Kliknite na ikonu + v okne Inspector Merge .
- Z ponuky vyberte položku Pridať oblasť zlúčenia .
- Vyberte údaje o importovaní z rozbaľovacej ponuky v stĺpci Cieľový zdroj . Napríklad zvoľte First Name (Priezvisko) na prepojenie údajov z prvých mien s textom zástupcu First Name .
- Vykonajte tieto kroky, kým sa celý text vášho zástupného symbolu nesúvisí s údajmi vo vašom zdroji údajov.
Dokončiť zlúčenie
Teraz, keď ste pripojili k dátovému súboru a vytvorili súbor formulára, je čas dokončiť zlúčenie.
- Vyberte možnosť Upraviť> Zlúčenie pošty .
- Vyberte položku Zlúčiť do: Cieľové umiestnenie - buď priamo na tlačiareň, alebo na dokument, ktorý si môžete prezrieť a uložiť.
- Kliknite na položku Zlúčiť .