Ak ste ako väčšina používateľov, pravdepodobne nebudete tráviť príliš veľa času uvažovať o tom, čo pomôcť pri ukladaní vašich dokumentov. Bohužiaľ, toto môže byť ťažké nájsť súbor, ktorý chcete bez trochu vyhľadávania - možno budete musieť otvoriť niekoľko rôznych súborov nájsť ten, ktorý chcete.
Vytvorenie pomenovacieho systému pre vaše dokumenty a získanie zvyku používať to ušetrí čas a frustráciu, keď príde čas na vyhľadanie dokumentu, ktorý potrebujete. Namiesto vyhľadávania nespočetných dokumentov s nepresnými názvami súborov pomôže názovový systém urýchliť vyhľadávanie.
Systém správneho pomenovania
Neexistuje žiadny jediný správny spôsob, ako pomenovať vaše súbory, a pomenovanie systémov bude líšiť od užívateľa k užívateľovi. Dôležité je nájsť metódu, ktorá má zmysel pre vás a potom ju dôsledne uplatňovať. Tu je niekoľko tipov, ako začať:
- Zahrňte dátum, kedy bol dokument zložený v názve súboru: Toto je potenciálne jeden z najužitočnejších prvkov, ktorý sa má zahrnúť do názvu súboru, a to najmä vtedy, keď máte na starosti korešpondenciu. Dokonca aj keď si nepamätáte presne, keď ste zložili dokument, pravdepodobne budete môcť zúžiť vaše vyhľadávanie na určité časové obdobie.
- Zahrňte meno prijímateľa do vášho súboru: Toto je obzvlášť cenná prax pri práci s písmenami, ale môže to byť praktický prvok pre iné typy dokumentov, ako sú zmluvy, poznámky a dokonca aj poznámky.
- Uveďte, aký typ dokumentu je súbor: Opäť to bude vyzerať ako u niektorých používateľov a to preto, že je to tak dôležitá súčasť názvu súboru. Ak hľadáte list, ktorý ste napísali, môžete odstrániť súbor, ktorý má názov "zmluvu" alebo "poznámky".
- Venujte pozornosť tomu, ako si objednáte prvky názvu súboru: Aj keď to nemusí pomôcť rozlišovať súbory, pomôže vám ich objednať, keď hľadáte. Pomocou ovládacích prvkov triedenia v dialógovom okne Otvoriť v programe Word alebo v Prieskumníkovi Windows môžete triediť svoje súbory abecedne (alebo číselne) tak, aby boli zoradené podľa prvého znaku v názve súboru.
Toto nie je vyčerpávajúci zoznam tipov na pomenovanie súborov, ale je to dobré miesto na spustenie. Akonáhle začnete prax pomenovania súborov konzistentným spôsobom, vyviniete systém, ktorý vám najlepšie vyhovuje - a pravdepodobne prídete s vlastnými trikami.