Umiestnenie vášho podpisu je pravdepodobne najjednoduchšou súčasťou tvorby vašich e-mailov a nielen preto, že neexistujú jasné pravidlá pre túto časť e-mailovej etikety.
Umiestnenie podpisu e-mailu
Vložte svoj e-mailový podpis priamo pod koniec vašich textových odpovedí, ako aj v nových správach. Urobte to tak v e-mailoch, ktoré pošlete profesionálne, a tým, ktorí idú do rodiny a priateľov.
- Zvážte však, že v súkromných správach nepoužívate podpis, pretože súkromná korešpondencia môže byť dôvernejšia ako formalizované správy s vysoko štruktúrovaným podpisom.
- V odpovediach nie sú ani dobré možnosti žiadne podpisy ani kondenzované; príjemca vás koniec koncov už pozná.
V praxi sa umiestnenie podpisu e-mailu bude líšiť podľa predvolieb, ktoré ste nastavili vo svojom e-mailovom programe:
- Ak zahrniete pôvodné správy pomocou odsadenia a selektívneho citovania , váš podpis sa zvyčajne zobrazí v spodnej časti správy.
- Ak lazicky citujete tým, že svoju správu nadradíte originálnej správe (nie je roztrieštená), váš podpis bude zvyčajne medzi vašou správou a pôvodnou citovanou správou tesne nad riadkom "--Original Message -".
Rozdiel medzi lazy citáciou a selektívnym citovaním je často funkciou e-mailového klienta, ktorý používate, alebo štandardmi vašej profesie. Napríklad, profesionáli milujúci Linux sa často spoliehajú na selektívne citovanie, zatiaľ čo Microsoft Outlook nespôsobuje lenivé citovanie.
E-mailové chyby pri podpisovaní by ste sa mali vyhnúť
Umiestnenie vášho podpisu tam, kde nepatrí, je sotva závažným trestným činom proti etickému kódexu, ale napriek tomu by ste sa mali vyhnúť bežným chybám pri umiestňovaní, aby ste znížili nejasnosti.
- Podpis v hornej časti, odpovedzte v riadku nižšie : čitatelia sú podmienené, aby sa nehľadali ďaleko za akýkoľvek podpis, s ktorým sa stretávajú. Ak je váš e-mailový program alebo služba nastavená tak, aby sa váš podpis nachádzal na začiatku citovaného textu v odpovediach a dopredu, nezapisujte nič do citovaného textu. Je pravdepodobné, že príjemcovia budú hádať nad vašou prázdnou odpoveď - ale možno nie dosť dlho, aby našli vaše odpovede v citovanej časti. Namiesto toho odpovedajte nad podpisom alebo presuňte podpis na spodnú stranu.
- Podpis na úplnom spodnom okraji, odpovedzte všetkým na začiatku : ak odpoviete na začiatok, ale váš e-mailový podpis je v spodnej časti, príjemcovia buď nikdy neuvidia podpis alebo, ak to uvidia, podpis ich môže poslať na lov v inline odpovedať na text, ktorý im možno zmeškali. Namiesto toho presuňte podpis nad citovanú časť a pod vašu odpoveď.
Podpisy vo všeobecnosti
Váš e-mailový podpis nie je dlhší ako štyri alebo päť riadkov textu a obsahuje štandardný oddeľovač podpisov . Váš podpis nie je širší ako 75 znakov. Vyhnite sa tam, kde je to možné, vrátane obrázkov, pretože niektoré e-mailové programy spracujú vstavané obrázky ako prílohy a vytiahnu ich zo samotnej správy.
Postscripts
Samozrejme, umiestňovanie podpisu na navrhovaných miestach vám dáva možnosť zahrnúť príspevky priamo pod ním. Všimnite si však, že niektoré e-mailové programy a služby zaobchádza pod čiarou oddeľovača podpisu sama podpis. Takže ako alternatívu zahrňte do svojho postscriptového príspevku "podpisovanie" hlavného textu vašej správy s vaším menom, ale nad podpisom e-mailu.