Bezplatné a platené nástroje pre online spoluprácu
Predtým boli podniky obmedzené na svoje úrady, kde zamestnanci poslušne zaviedli, pracovali na ôsmich alebo deväťhodinových presunoch a potom vystúpili. Teraz si zamestnanci uchopia svoje BlackBerry , notebooky alebo iPady, nájdu prístup wi-fi a je dobré ísť kedykoľvek a kdekoľvek ... s pomocou online nástrojov na spoluprácu, aby ste túto prácu vykonali.
S cieľom pomôcť podnikom čo najviac využiť mobilnú pracovnú silu boli vytvorené mnohé nástroje na spoluprácu s rôznymi funkciami, ktoré vyhovujú každej spoločnosti, či už veľkej alebo malej. Výber správneho nástroja vám pomôže nielen zdieľať dokumenty jednoducho, ale aj vytvoriť správnu atmosféru pre tímovú tvorbu bez ohľadu na to, kde sa členovia tímu nachádzajú. Tu je päť najlepších dostupných nástrojov online spolupráce, ktoré pomáhajú podnikom čo najviac využívať mobilnú pracovnú silu prostredníctvom jednoduchého zdieľania dokumentov a vytvárajú skvelú atmosféru budovania tímov:
1. Huddle - jedným z najznámejších nástrojov online spolupráce, Huddle je platforma, ktorá umožňuje zamestnancom spolupracovať v reálnom čase, vytvárať a upravovať dokumenty bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú. Používatelia môžu ľahko vytvoriť tímy, ktoré spolupracujú v jednom pracovnom priestore tým, že pozývajú svojich kolegov prostredníctvom e-mailu. Po prijatí pozvánky môžu všetci členovia tímu začať nahrávať a upravovať dokumenty a navzájom si priraďovať úlohy. Spoločnosť Huddle sleduje všetky vykonané zmeny a uchováva pôvodné dokumenty, čo je jedna z jej najužitočnejších funkcií.
Huddle má veľmi intuitívne rozhranie, ktoré sa ľahko používa, takže tí, ktorí nikdy nepoužili online nástroj na spoluprácu, budú schopní rýchlo zistiť, ako čo najlepšie využiť všetky poskytnuté funkcie. Nastavenie účtu v službe Huddle tiež trvá dlhšie ako niekoľko minút, takže ak hľadáte nástroj, ktorý môžete rýchlo začať používať, Huddle môže byť vašou voľbou.
Jeho bezplatný účet umožňuje používateľom uložiť do súborov až 100 MB, takže je to veľa pre tých, ktorí pracujú hlavne s dokumentmi pre textové procesory; ľudia, ktorí potrebujú viac úložného priestoru, budú musieť platiť dodatočne. Ceny začínajú od 8 dolárov za mesiac a môžu obsahovať rôzne funkcie, ktoré vyhovujú potrebám vášho podnikania.
2. Basecamp používa viac ako päť miliónov ľudí po celom svete, podľa výrobcov 37 značiek. Je to veľmi jednoduchý nástroj na riadenie projektov, možno zďaleka najlepší nástroj v tomto zozname pre tých, ktorí predtým nikdy nepoužili nástroje spolupráce (alebo dokonca internet!). Podobne ako v prípade Huddle, registrácia je rýchla a jednoduchá.
Rozhranie je veľmi jednoduché, možno príliš veľa, pretože je tak jasné, že niekedy vyzerá ako nedokončené. Ale čo nástroj nemá pri pohľade, robí to v užitočnosti. Napríklad, jeho správa odkazov vyzerá ako tabuľa, ktorá umožňuje používateľom udržiavať všetky diskusie o projekte na jednom mieste. Ak niektoré správy nie sú určené pre celú skupinu, používatelia môžu určiť, kto má povolenie vidieť tieto správy. Po odoslaní novej správy je tím informovaný e-mailom, takže sa nezaznamenajú žiadne správy. Basecamp dokonca posiela e-mail, ktorý informuje o aktivitách predchádzajúceho dňa, čo uľahčuje sledovanie priebehu projektu. Podobne ako väčšina nástrojov na spoluprácu online, zaznamenáva každú verziu každého odovzdaného súboru. Basecamp je tiež skvelá pre spoločnosti, ktoré majú zamestnancov vo viacerých krajinách, pretože sú k dispozícii v mnohých jazykoch.
Basecamp však nie je najlepším nástrojom pre tých, ktorí hľadajú bezplatnú platformu. Zatiaľ čo má bezplatnú skúšobnú verziu, produkt začína na 49 dolárov za mesiac.
3. Wrike - Jedná sa o online nástroj na spoluprácu s e-mailom v jadre. Projekty môžete do platformy pridať pomocou CC'ing e-mailov, ktoré majú k vášmu účtu Wrike akékoľvek úlohy. Po vytvorení projektu si môžete vybrať zobrazenie časovej osi v dňoch, týždňoch, mesiacoch, štvrťrokoch alebo dokonca rokoch, takže hlásenie za akékoľvek dané obdobie sa stáva veľmi jednoduchým. Od začiatku si užívatelia uvedomia, že Wrike je nástroj bohatý na funkcie. Zatiaľ čo rozhranie je zamerané na funkčnosť, nie je to najlepšia voľba pre začiatočníkov, pretože to môže byť trochu ohromujúce.
Po vytvorení úlohy v službe Wrike sa zobrazí dátum začiatku a potom môžete zadať dĺžku trvania a dátum splatnosti. Môžete tiež dať úlohu podrobný popis a pridať všetky relevantné dokumenty. Priraďujete úlohy pridaním e-mailových adries vašim kolegom a oni potom dostanú e-mail s upozornením, že musia konať. Wrike vás tiež upozorní na zmeny v každej úlohe, ktorú vlastníte, alebo ktorá vám bola pridelená. Týmto spôsobom sa nemusíte nechať prihlásiť do služby len preto, aby ste zistili, či boli vykonané nejaké zmeny.
Wrike je dobré pre malé a veľké podniky, pretože dokáže spracovať až 100 používateľov naraz, ale pri strmých nákladoch 229 dolárov za mesiac. Najlacnejší plán, ktorý umožňuje až päť užívateľov, stojí 29 dolárov mesačne. K dispozícii je bezplatná skúšobná verzia, takže ak by ste chceli zistiť, či je Wrike pre vás, stačí len zaregistrovať.
4. OneHub - Tento online nástroj na spoluprácu umožňuje používateľom vytvárať virtuálne pracovné priestory, ktoré sa nazývajú huby. Prihlásenie sa do služby OneHub je jednoduché, ak máte účet Google, keďže všetko, čo potrebujete, je použiť vaše užívateľské meno a heslo služby Gmail a umožniť OneHubovi získať prístup k vašej e-mailovej adrese. Po prihlásení máte okamžite svoj prvý pracovný priestor, ktorý môžete úplne prispôsobiť - to je najväčšia výhoda OneHubu oproti ostatným nástrojom. To znamená, že ako tvorca rozbočovača môžete úplne ovládať používateľské rozhranie, čím sa OneHub presne hodí k vašim tímovým účelom.
Odovzdávanie súborov je rovnako jednoduché ako ich premiestňovanie z pracovnej plochy a spustenie miniaplikácie na odovzdávanie aplikácie OneHub. Odovzdávanie OneHub je neuveriteľne rýchle, takže dokumenty sú k dispozícii na zdieľanie takmer okamžite. Na karte aktivity môžete držať krok so všetkým, čo sa deje so svojím rozbočovačom. Umožňuje vám vedieť, kto pridal / zmenil, čo a dáva odkaz na stránku s najnovšími doplnkami. Tiež farebné kódy akcie, takže je ľahké vidieť najnovšie aktualizácie na rozbočovač na prvý pohľad.
Voľný plán umožňuje 512 MB úložného priestoru a len jeden pracovný priestor. Ak však potrebujete viac miesta a funkčnosť, môžete aktualizovať svoj účet za mesačný poplatok. Plány začínajú na 29 dolárov mesačne a sú až do výšky 499 dolárov mesačne.
5. Dokumenty Google - vytvorené na súťaženie so službou Microsoft Office, Dokumenty Google sú tiež skvelým nástrojom online spolupráce. Pre tých, ktorí majú službu Gmail, nie je potrebná žiadna registrácia, pretože automaticky odkazuje na váš účet služby Gmail. V opačnom prípade registrácia trvá len niekoľko minút. Jednou z najkvalitnejších funkcií tohto nástroja je to, že umožňuje spolupracovníkom navzájom si pozrieť zmeny v dokumentoch v reálnom čase, pretože sú zadávané. Ak viacero osôb vykoná zmeny v dokumente, farebný kurzor sleduje zmeny každej osoby a meno osoby sa nachádza nad kurzorom, takže nie je zmätok s tým, kto sa mení. Služba Dokumenty Google má aj nástroj na rozhovor, takže ak sa dokument mení, spolupracovníci môžu chatovať v reálnom čase.
Pre tých, ktorí používajú balík Microsoft Office, bude dokumentácia Google ľahký prechod. Má veľmi čisté a ľahko použiteľné rozhranie a je skvelým nástrojom na spoluprácu v dokumentoch alebo tabuľkách na spracovanie textu. Jedna nevýhoda spočíva v tom, že je základom schopnosti spolupráce a nie je tak bohatá na funkcie ako Huddle alebo Wrike.
Je to atraktívna platforma pre tímy, ktoré hľadajú bezplatný webový nástroj so základnými funkciami spolupráce.