Dlhé emaily môžu vyzerať zastrašujúce a dlhé sekvencie dlhých odsekov, ktoré môžu zahŕňať aj dlhodobé vety, ktoré sa nezdá, že sa zastavia, ale nezdá sa, že ide nikde - vety plné cudzích slov, ktoré pridávajú malý význam, ale slúžia zamieňať sa s mnohorozmernými a niekedy protikladnými možnými výkladmi - môže prinútiť príjemcu čítať menej, než keby správa bola len, uh, asi 3 vety - tri vtipné, stručné a presné vety - dlhé.
Ak ste si nečítali vyššie uvedený odsek, získali ste to.
Udržujte e-maily krátke
Preto je zvyčajne dobrý nápad
- udržať e-maily čo najkratšie.
Samozrejme, to neznamená, že by ste mali prerušiť vaše správy za každú cenu.
Napíšte toľko, koľko je potrebné
Napíšte čo najdlhšie a čo je potrebné a vhodné. Je dôležitejšie, aby obchodné e-maily boli stručné.
Osobné e-maily môžu byť kvetinové a dlhé. Z dôvodu zrozumiteľnosti je stále menej a menej jednoduchých slov.
Použite body odrážok
Ak máte čo písať:
- Rozdelte svoju správu na odrážky.
- Začnite každý bod s stručným zhrnutím akcie, ktorú chcete podniknúť.
- Uistite sa, že dôležité informácie nie sú skryté v mäse vašej správy alebo v nejakej odrážke .
Jedna akcia na správu
Nezhromažďujte nič, čo potrebujete, alebo chcete príjemcovi povedať do jednej správy. Najmä:
- Spustite novú správu pre každú hlavnú akciu, ktorú požadujete od príjemcu.
To umožňuje príjemcovi jednoduchšie spracovanie e-mailu a dokončenie potrebných akcií. Nastavením precedensu je pravdepodobné, že prijmú rovnakú metódu pre správy - a budete mať jednoduchší čas odškrtnúť aj e-maily.