Keďže sa do programu Word pridáva čoraz viac funkcií, existuje zvýšené nebezpečenstvo vystavenia informácií, ktoré by sa radšej zdieľali s používateľmi, ktorí dokument dostávajú elektronicky. Informácie, ako napríklad kto pracovali na dokumente, ktorý komentoval dokument , smerovacie listy a hlavičky e-mailu, sú najlepšie ponechané v súkromí.
Používanie možností ochrany osobných údajov pri odstraňovaní osobných údajov
Samozrejme, že by sme sa zbláznili a pokúšali sa ručne odstrániť všetky tieto informácie. Preto spoločnosť Microsoft vložila do programu Word možnosť, ktorá pred odstránením osobných údajov z dokumentu odstráni osobné údaje:
- Vyberte položku Možnosti v ponuke Nástroje
- Kliknite na kartu Zabezpečenie
- V časti Možnosti ochrany osobných údajov začiarknite políčko Odstrániť osobné údaje zo súboru po uložení
- Kliknite na tlačidlo OK
Pri ďalšom uložení dokumentu sa tieto informácie odstránia. Pamätajte však, že budete chcieť počkať, kým sa dokument neodstráni pred odstránením osobných informácií, najmä ak spolupracujete s inými používateľmi, pretože mená priradené k komentárom a verzii dokumentov sa zmenia na "Autor", čo sťažuje zistenie ktorý vykonal zmeny dokumentu.