Problémy so zvukovou konferenciou a ich riešenie
Zvukové konferenčné hovory sa zdajú zaujímavé, keď si myslíte, že prinášajú výhody pre vaše podnikanie alebo spoločenské stretnutia. Keď však uvažujete o problémoch súvisiacich s ich zriadením a plynulým chodom, čoskoro si uvedomíte, že účasť na jednej alebo jednej je dosť náročná. Počas organizovania konferenčného hovoru máte niekoľko problémov, ktoré musíte zahrnúť do svojho plánovania, aby ste predišli problémom, ktoré môžu spôsobiť jeho zlyhanie.
1. Hluk pozadia
Jedná sa o akýkoľvek hluk, ktorý pochádza od účastníka okrem ich hlasu, ako sú stoličky chrastící, ľudia rozprávajú za nimi, strojové zvuky, papierové zvuky atď. Títo zvuky sa väčšinou vyskytujú u účastníkov, ktorí používajú VoIP , pretože tradičné telefónne slúchadlo je venované a krátke - mikrofóny, zatiaľ čo VoIP pracuje s mikrofónom na zariadení, ktorý je rozumnejší. Príkladom je systém mikrofónov, ktorý obsahuje väčšinu najnovších prenosných počítačov. Niektorí ľudia sa zúčastňujú konferencií pomocou svojich zariadení hands-free.
Jediným spôsobom, ako túto situáciu napraviť, je upozorniť účastníkov na poruchy, ktoré spôsobujú, čo sa najlepšie robí prostredníctvom komunikácie pred konferenčným hovorom. Napríklad, ako organizátor, možno budete chcieť cirkulovať e-mail na etiketách pre konferenčný hovor pred zasadnutím.
2. Echo
Echo môže byť súčasťou hluku pozadia, ale je to technickejšie. Niekto, kto sa zúčastňuje konferenčného hovoru, môže mať so svojim telefónom podmienky alebo môže používať telefón, ktorý nemá zrušenie ozveny. Viac informácií o tom, ako prestať produkovať ozvenu .
Niekto s ozvenou sa zvyčajne vyzýva, aby zavesil. Takže opäť je dôležité dôkladné uvedomenie si niektorých technických problémov s telefónmi a inými zariadeniami používanými v konferenčnom hovore.
3. Správa prítomnosti
Vo zvukovom konferenčnom hovore budete používať iba jeden z vašich zmyslov: váš sluch. Neuvidíte ľudí, s ktorými sa rozprávate alebo počúvate. To znamená, že ak nezaznamenáte každý záznam a ukončenie konferenčného hovoru, pravdepodobne nebudete vedieť o prítomnosti vo vašom publiku, akonáhle ste hlboko v konferencii.
Tento problém bol doteraz bez riešenia pre audio konferencie až do vývoja nástrojov, ktoré umožňujú určité množstvo správy prítomnosti. Prvým nástrojom je UberConference, kde môžete vidieť, kto hovorí, keď ide, kto je tu a kto nie, a tak ďalej. V poslednej dobe sa objavilo množstvo takýchto nástrojov, niektoré so zaujímavými vizuálnymi rozhraniami reprezentujúcimi účastníkov s ikonami.
4. Hudba v režime pozastavenia
Ľudia normálne upravujú svoje telefónne rozhranie pre jednotlivcov, ale nikdy na konferenčné hovory. Hoci by mohlo byť pekné, aby niekto, kto bol pozastavený a počul nejakú hudbu, bude určite nepríjemné v konferenčnom hovore. Niektorí účastníci môžu konferenciu pozastaviť počas návštevy iného hovoru alebo úlohy, čím do konferencie pridávajú rytmickú atmosféru. Aj tu bude dôležitá kampaň na predbežnú kampaň na zvyšovanie povedomia o etickej konferencii.
5. Vedenie
V niektorých prípadoch, ak skupina nemá vodcu, vedie chaos. Pravdepodobne sa to stane na konferencii, predovšetkým v tej, ktorá sa týka zmysluplných záležitostí, kde nie je žiadna osoba, ktorá drží otroky. Tento vodca by mal dbať na to, aby každý dostal dostatok času na rozhovor a potrebnú pozornosť. Mali by byť tiež schopní vrátiť veci späť na cestu, ak by došlo k bzučaniu alebo úplnému konfliktu.
6. Materiály a doklady
Mnohé konferencie, najmä obchodné, zahŕňajú odkaz na dokumenty, materiály a nástroje. Nesprávne šírenie takýchto informácií spôsobuje, že niektorí účastníci sú v určitých bodoch v tme, čo spôsobuje nezaujímavosť. Preto by sa mala venovať pozornosť šíreniu potrebných informácií a dokumentov všetkým stranám, ktoré sú potrebné pred začiatkom konferencie. Ďalšou a lepšou cestou je využívanie nástrojov online spolupráce, kde odkaz na dokumenty a iné materiály bude nielen pasívny, ale aj počas pracovnej relácie online môže byť aktívna produktivita.
7. Zlá kvalita hlasu
Nemám na mysli hlas toho, kto má bolesť v krku, ale hlasu niekoho používajúceho telefónnu službu, ktorá ponúka zlú kvalitu hovoru. Teraz sa to stáva často pri službe VoIP, ktorá závisí od určitého počtu faktorov , vrátane šírky pásma , použitých kodekov , telefónov a ďalších zariadení. Budete s tým nič bohužiaľ robiť, ak ste vodcom konferencie alebo organizátorom. Účastník, ktorý trpí slabou hlasovou kvalitou, potrebuje zlepšiť svoje veci na svojej strane.