Ako bezpečne zdieľať súbory s ľuďmi
Služba SharePoint Online, služba cloud založená spoločnosťou Microsoft, je súčasťou plánu Office 365 alebo ho možno získať ako doplnok k serveru SharePoint. Hlavným záujmom o nové a aktualizované služby služby SharePoint Online je zlepšiť interaktívne konverzácie online a uľahčiť a zabezpečiť zdieľanie dokumentov na cestách.
Ak už používate službu SharePoint Online, môžete predvídať inovované služby. Služba SharePoint Online teraz zahŕňa použitie na mobilných telefónoch a tabletoch a bezproblémovú sociálnu skúsenosť. V balíku Office 365 je tiež OneDrive for Business, profesionálna verzia programu OneDrive pre ukladanie dokumentov v cloude, ktorá umožňuje synchronizáciu so súbormi uloženými na vašom počítači alebo firemnom serveri.
Usporiadanie oprávnení a používateľov v skupinách
Povolenia na zdieľanie dokumentov v službe SharePoint Online sa najlepšie vykonávajú podľa požadovaného prístupu používateľa. Úrovne povolení pre službu SharePoint Online zahŕňajú:
- Návštevníci - zobrazenie dokumentov v prehliadači
- Členovia - upravujú alebo prispievajú dokumenty
- Majitelia - majú plnú kontrolu nad webom služby SharePoint Online
Pre návštevníkov na stiahnutie dokumentov musia mať povolenia prístup "čítať".
Nové skupiny mien môžu byť vytvorené na vytvorenie špecifickej skupiny užívateľov alebo tímovej spolupráce . "Designeri stránok", "autori" a "Zákazníci" sú príklady.
Zdieľanie dokumentov mimo organizácie
Externí používatelia sú zvyčajne dodávatelia, konzultanti a zákazníci, s ktorými chcete čas od času zdieľať dokumenty.
Majitelia služby SharePoint Online, ktorí majú úplné oprávnenie na kontrolu, môžu zdieľať dokumenty s externými používateľmi. Externí používatelia môžu byť pridané do skupín používateľov Visitor alebo Member, aby lepšie spravovali povolenia na zdieľanie dokumentov.
- Zdieľajte hosťovské odkazy. Odkaz na hosťa je možné zdieľať prostredníctvom e-mailu na zobrazenie dokumentov z knižnice dokumentov služby SharePoint Online. Ak chcete minimalizovať riziko zdieľania dokumentov s iným používateľom, môžete požiadať externých používateľov, aby sa prihlásili. Tento krok vyžaduje, aby ste nastavili ľudí v skupine oprávnení Návštevníci (alebo nelicencovaní používatelia s prístupom na čítanie), aby sa zabezpečilo, že odkazy na hosťov nemôžu byť otvorené anonymnými používateľmi.
- Zdieľajte s členmi. Ak majú externí používatelia prihlásenie na odber služby Office 365 alebo sú členmi vašich stránok, môžete požiadať ich o prihlásenie pred prístupom k zdieľaným dokumentom. Tento krok predpokladá, že ste ich pridali do skupiny oprávnení členov. Externí používatelia bez balíka Microsoft Office môžu stiahnuť súbor, ak majú prístup na čítanie.
- Zdieľajte verejný odkaz z aplikácie OneDrive for Business. OneDrive je oblasť úložiska dokumentov umiestnená v balíku Office 365, ak bola vaša služba inovovaná. Služba OneDrive sa najlepšie používa na zdieľanie súborov s externými verejnými používateľmi, ktoré sú oddelené od knižnice dokumentov služby SharePoint Online. OneDrive možno považovať za konečnú verziu dokumentu pre verejné prezeranie - napríklad ako odkaz z webovej stránky alebo blogu. Vaša knižnica dokumentov SharePoint Online môže byť zdrojom, takže vytvorte kópiu pre OneDrive, ktorá vám pomôže rozlíšiť obidve oblasti, ak sa rozhodnete pre OneDrive týmto spôsobom.
- Zdieľanie dokumentov vo vašej organizácii. Interní používatelia sú ľudia v rámci vašej organizácie alebo iných oddelení. Zvyčajne zdieľate dokumenty rôznym spôsobom, v závislosti od toho, či pracujete a spolupracujete v skupine, alebo že uverejňujete dokumenty na intranet pre ostatných, aby ste si pozreli aktuálny stav vedomostí alebo verziu dokumentu.
- Zdieľajte s členmi. Používanie balíka Office 365 s aplikáciou SharePoint Online poskytuje prístup k službe Office Web Apps, ktorá je ľahko použiteľná pre prehliadač, ktorú môžete použiť na vytváranie, úpravu a zdieľanie dokumentov online. Používatelia so službou Microsoft Office môžu synchronizovať súbory zo svojho počítača so súbormi uloženými v službe SharePoint Online, aby mohli zdieľať s členmi. Tiež používatelia so službou Microsoft Office môžu synchronizovať súbory a priečinky zo služby SharePoint Online do počítača alebo mobilného zariadenia, aby mohli pracovať v režime offline.
- Zdieľajte s nečlenmi. Predpokladajme, že nie všetci vo vašej organizácii majú odber služby Office 365, dokumenty môžu byť zdieľané v závislosti od skupiny povolení. Napríklad nečlenovia, akými sú napríklad výkonné tímy vo vašej organizácii, budú musieť mať prehľad o knižnici marketingových dokumentov, kde sa v teréne zachytávajú informácie o trhu alebo zákazníci.
- Zdieľať z aplikácie OneDrive. Môžete zdieľať súbory s internými používateľmi z aplikácie OneDrive. Jednotku OneDrive môžete použiť ako oblasť spúšťania pred presunutím dokumentov do knižnice dokumentov služby SharePoint Online.