Filtrovanie údajov v tabuľke znamená nastavenie podmienok, aby sa zobrazili iba určité údaje. Je to tak, aby bolo jednoduchšie zamerať sa na konkrétne informácie vo veľkej množine údajov alebo tabuľke údajov. Filtrovanie neodstraňuje ani neupravuje údaje. iba zmeny, ktoré riadky alebo stĺpce sa zobrazujú v aktívnom pracovnom hárku programu Excel.
Filtrovanie záznamov údajov
Filtre pracujú so záznamami alebo riadkami údajov v pracovnom hárku. Nastavené podmienky sa porovnávajú s jedným alebo viacerými poliami v zázname. Ak sú splnené podmienky, zobrazí sa záznam. Ak podmienky nie sú splnené, záznam sa odfiltruje tak, aby sa nezobrazoval so zvyškom záznamov o údajoch.
Filtrovanie údajov sleduje dva rôzne prístupy v závislosti od typu údajov, ktoré sú filtrované číselné alebo textové údaje.
Filtrovanie číselných údajov
Numerické údaje je možné filtrovať na základe:
- či sa dáta rovnajú určitému číslu
- či sú údaje väčšie alebo menšie ako určité číslo
- údaje sú nad alebo pod priemernou hodnotou údajov ako celku
Filtrovanie textových údajov
Textové údaje je možné filtrovať na základe:
- či sa dáta zhodujú s určitým slovom
- či ide o slovo obsahujúce jedno alebo viac písmen
- či ide o slovo, ktoré začína alebo končí určitým písmenom abecedy
Kopírovanie filtrovaných záznamov
Okrem dočasného skrytia záznamov program Excel vám ponúka možnosti kopírovať požadované údaje do samostatnej oblasti pracovného hárka . Tento postup sa často robí, keď trvalá kópia filtrovaného zoznamu spĺňa nejaké obchodné požiadavky.
Najlepšie postupy pre filtrovanie
Urobte si nejaké ťažkosti tým, že budete dodržiavať pokyny najlepších postupov pre prácu s filtrovanými údajmi:
- Ak to nie je dobrý dôvod, nehladzujte zdieľanú tabuľku s aktívnymi filtrami. Ostatní používatelia si nemusia všimnúť, že je súbor filtrovaný.
- Hoci môžete filtrovať niekoľko stĺpcov naraz, tieto filtre sú aditívne, nie výlučné. Inými slovami, filtrovanie zoznamu kontaktov s cieľom zobraziť všetkým v štáte Kalifornia a ktorí sú starší ako 60 rokov vám poskytne každému, kto má viac ako 60 rokov v Kalifornii. Takýto filter vám neukáže 60-ročných alebo Californians.
- Komplexné textové filtre fungujú rovnako ako základné údaje umožnia. "Nesprávne" údaje budú viesť k filtrovaným výsledkom, ktoré môžu byť zavádzajúce alebo nesprávne. Napríklad filtrovanie pre ľudí, ktorí žijú v Illinois, nebude zachytiť ľudí, ktorí žijú v "IL", alebo ktorí žijú v "Ilinois" alebo "Illenois".
- Pri triedení filtrovaných údajov buďte opatrní. Triedenie čiastočne filtrovaných údajov povedie k reštrukturalizácii dátového súboru - situácii zvyčajne najlepšie zabrániť. Ak musíte zoradiť filtrovanú množinu údajov, skopírujte filtrované údaje do nového pracovného hárka a potom ich zoradte.