Aplikácia Excel nemá funkcie na správu údajov relačných databázových programov, ako je SQL Server a Microsoft Access. Čo však môže robiť, slúži ako jednoduchá alebo plochá databáza, ktorá v mnohých situáciách plní požiadavky na správu údajov.
V programe Excel sú údaje usporiadané do tabuliek pomocou riadkov a stĺpcov pracovného hárka. Novšie verzie programu majú tabuľkový prvok , ktorý umožňuje jednoduché zadávanie, úpravu a manipuláciu s údajmi .
Každý jednotlivý údaj alebo informácie o subjekte - napríklad číslo dielu alebo adresa osoby - sú uložené v samostatnej bunke pracovného hárku a označované ako pole.
Podmienky databázy: tabuľka, záznamy a polia v programe Excel
Databáza je zbierka súvisiacich informácií uložených v jednom alebo viacerých počítačových súboroch organizovaným spôsobom.
Normálne sú informácie alebo údaje organizované do tabuliek. Jednoduchá alebo plochá databáza, napríklad Excel, obsahuje všetky informácie o jednom subjekte v jednej tabuľke.
Na druhej strane relatívne databázy pozostávajú z množstva tabuliek s každou tabuľkou obsahujúcou informácie o rôznych, ale súvisiacich témach.
Informácie v tabuľke sú usporiadané tak, aby sa dali ľahko:
- aktualizované
- radené
- opravené
- Filtrované alebo vyhľadávané špecifické informácie
záznamy
V terminológii databázy obsahuje záznam všetky informácie alebo údaje o jednom konkrétnom objekte, ktorý bol vložený do databázy.
V programe Excel sú záznamy zvyčajne organizované v riadkoch pracovných hárkov s každou bunkou v riadku obsahujúcom jednu informáciu alebo hodnotu.
Fields
Každá samostatná položka informácií v záznamoch databázy - napríklad telefónne číslo alebo číslo ulice - sa označuje ako pole .
V programe Excel slúžia jednotlivé bunky pracovného hárku ako polia, pretože každá bunka môže obsahovať jednu informáciu o objekte.
Názvy polí
Je nevyhnutné, aby sa údaje vložili do databázy organizovaným spôsobom tak, aby sa dali triediť alebo filtrovať, aby sa našli konkrétne informácie.
Aby ste zaistili, že údaje sú zadané v rovnakom poradí pre každý záznam, nadpisy sa pridávajú do každého stĺpca tabuľky. Tieto názvy stĺpcov sa označujú ako názvy polí.
V programe Excel obsahuje horný riadok tabuľky názvy polí pre tabuľku. Tento riadok sa zvyčajne označuje ako riadok hlavičky .
príklad
Na obrázku vyššie sú všetky informácie zhromaždené pre jedného študenta uložené v individuálnom riadku alebo zaznamenané v tabuľke. Každý študent, bez ohľadu na to, koľko alebo koľko informácií je zhromaždených, má samostatný riadok v tabuľke.
Každá bunka v rade je pole obsahujúce jeden kus tejto informácie. Názvy polí v riadku hlavičky pomáhajú zabezpečiť, že údaje zostanú organizované tým, že v tom istom stĺpci pre všetkých študentov budú uchované všetky údaje o konkrétnej téme, napríklad názov alebo vek.
Nástroje Excel pre správu dát
Spoločnosť Microsoft zaradila niekoľko dátových nástrojov, ktoré uľahčujú prácu s veľkým množstvom údajov uložených v tabuľkách programu Excel a pomáhajú udržiavať ich v dobrom stave.
Použitie formulára pre záznamy
Jedným z týchto nástrojov, ktoré uľahčujú prácu s jednotlivými záznamami, je dátový formulár. Formulár možno použiť na vyhľadanie, úpravu, zadávanie alebo vymazanie záznamov v tabuľkách obsahujúcich až 32 polí alebo stĺpcov.
Predvolený formulár obsahuje zoznam názvov polí v poradí, v akom sú usporiadané v tabuľke, aby sa zabezpečilo správne zadanie záznamov. Vedľa každého poľa je textové pole pre zadávanie alebo úpravu jednotlivých polí údajov.
Aj keď je možné vytvoriť vlastné formuláre, vytváranie a používanie predvoleného formulára je oveľa jednoduchšie a často je to všetko, čo je potrebné.
Odstrániť duplicitné záznamy údajov
Bežným problémom so všetkými databázami sú chyby údajov. Okrem jednoduchých pravopisných chýb alebo chýbajúcich polí údajov môžu byť duplicitné záznamy údajov veľkou obavou, pretože tabuľka s údajmi rastie.
Ďalší nástroj na spracovanie údajov programu Excel môže byť použitý na odstránenie týchto duplicitných záznamov - buď presných alebo čiastočných duplikátov.
Triedenie údajov
Triedenie znamená reorganizovať údaje podľa konkrétnej vlastnosti, ako je triedenie tabuľky abecedne podľa priezviska alebo chronologicky od najstaršej po najmenšiu.
Možnosti triedenia programu Excel zahŕňajú triedenie podľa jedného alebo viacerých polí, vlastné triedenie, napríklad podľa dátumu alebo času a triedenie podľa riadkov, ktoré umožňujú zmeniť poradie polí v tabuľke.