Excel Krok za krokom základný výučba

Použitie programu Excel nie je tak ťažké, ako sa zdá

Excel je elektronický tabuľkový program (tiež softvér ), ktorý sa používa na ukladanie, organizovanie a manipuláciu s údajmi.

Údaje sú uložené v jednotlivých bunkách, ktoré sú zvyčajne usporiadané v sérii stĺpcov a riadkov v pracovnom hárku. Táto zbierka stĺpcov a riadkov sa označuje ako tabuľka. Tabuľky používajú nadpisy v hornom riadku av ľavej časti tabuľky na identifikáciu údajov uložených v tabuľke.

Aplikácia Excel môže tiež vykonávať výpočty údajov pomocou vzorcov . A aby sa uľahčilo hľadanie a čítanie informácií v pracovnom hárku, program Excel má množstvo formátovacích funkcií, ktoré môžu byť použité na jednotlivé bunky, do riadkov a stĺpcov, alebo na celé tabuľky údajov.

Pretože každý pracovný hárok v najnovších verziách programu Excel obsahuje miliardy buniek na pracovný hárok, každá bunka má adresu známu ako odkaz na bunku, takže sa dá odkazovať na vzorce, grafy a ďalšie funkcie programu.

Táto príručka pokrýva kroky potrebné na vytvorenie a formátovanie základnej tabuľky obsahujúcej tabuľku údajov, vzorce a formátovanie zobrazené na obrázku vyššie.

Témy zahrnuté v tomto tutoriáli sú:

• Zadanie údajov do tabuľky
• Rozšírenie stĺpcov jednotlivých pracovných hárkov
• Pridanie aktuálneho dátumu a pomenovaného rozsahu do pracovného hárka
• Pridanie vzorca pre odpočet
• Pridanie vzorca čistého platu
• Kopírovanie vzorcov s rukoväťou na plnenie
• Pridanie formátovania čísel na údaje
• Pridávanie formátovania buniek

01 z 08

Spustenie tabuľky údajov

Zadávanie údajov do buniek pracovného hárku je vždy proces troch krokov.

Tieto kroky sú:

1. Kliknite na bunku, kde chcete údaje prechádzať.
2. Zadajte údaje do bunky.
3. Stlačte kláves Enter na klávesnici alebo kliknite myšou na inú bunku.

Ako bolo uvedené, každá bunka v pracovnom hárku je označená adresou alebo odkazom na bunku , ktorý sa skladá z písmena stĺpca a čísla riadka, ktoré sa pretínajú v mieste bunky.

Pri písaní odkazu na bunku sa písmeno stĺpca vždy zapisuje ako prvé a za ním nasleduje číslo riadku - napríklad A5, C3 alebo D9.

Pri zadávaní údajov pre tento tutoriál je dôležité vložiť údaje do správnych buniek pracovného hárka. Vzorce zadané v nasledujúcich krokoch využívajú odkazy na bunky zadaných údajov.

Zadanie údajov výučby

1. Ak chcete postupovať podľa tejto príručky, použite bunkové odkazy na údaje zobrazené na obrázku vyššie a zadajte všetky údaje do prázdneho pracovného hárka programu Excel.

02 z 08

Rozšírenie stĺpcov v programe Excel

Šírka bunky štandardne povoľuje zobrazenie iba osem znakov ľubovoľnej položky údajov predtým, ako sa údaje prenesú do nasledujúcej bunky vpravo.

Ak je bunka alebo bunky vpravo prázdne, zadané údaje sa zobrazia v pracovnom hárku, ako je to vidieť v hlavičke pracovného hárka Výpočty odčítania pre zamestnancov vložených do bunky A1.

Ak však bunka vpravo obsahuje údaje, obsah prvej bunky je skrátený na prvých osem znakov.

Niekoľko buniek údajov zadaných v predchádzajúcom kroku, ako napríklad štítok Odpočítávacia sadzba: vložená do bunky B3 a Thompson A. zadaná do bunky A8, sú skrátené, pretože bunky vpravo obsahujú údaje.

Ak chcete opraviť tento problém, aby boli údaje plne viditeľné, je potrebné rozšíriť stĺpce obsahujúce tieto údaje.

Rovnako ako u všetkých programov spoločnosti Microsoft existuje viacero spôsobov rozširovania stĺpcov . Nasledujúce kroky zahŕňajú rozšírenie stĺpcov pomocou myši.

Rozšírenie stĺpcov jednotlivých pracovných hárkov

1. Umiestnite ukazovateľ myši na riadok medzi stĺpcami A a B v hlavičke stĺpca .
2. Ukazovateľ sa zmení na dvojitú šípku.
3. Kliknutím a podržaním ľavého tlačidla myši presuňte dvojitú šípku doprava, aby ste rozšírili stĺpec A, kým sa nezobrazí celý záznam Thompson A.
4. Rozšírte ďalšie stĺpce a podľa potreby zobrazte údaje.

Šírky stĺpcov a názvy pracovných hárkov

Keďže názov pracovného hárka je v porovnaní s ostatnými štítkami v stĺpci A taký dlhý, ak bol tento stĺpec rozšírený, aby sa zobrazil celý názov v bunke A1, pracovný hárok by nebol len nepodstatný, ale spôsobilo by to ťažké použitie pracovného hárka, medzery medzi štítkami na ľavom a ostatnými stĺpcami údajov.

Keďže v riadku 1 nie sú žiadne ďalšie položky, nie je nesprávne, ak necháte titul, pretože sa presunie do buniek vpravo. Alternatívne má program Excel funkciu nazvanú zlúčenie a centrum, ktoré sa použije v neskoršom kroku na rýchle rozdelenie názvu nad tabuľku s údajmi.

03 z 08

Pridanie dátumu a pomenovaného rozsahu

Prehľad funkcií dátumu

Je normálne pridať dátum do tabuľky - pomerne často k tomu, aby ste uviedli, kedy bol list naposledy aktualizovaný.

Aplikácia Excel má niekoľko funkcií dátumu, ktoré umožňujú jednoduché zadanie dátumu do pracovného hárka.

Funkcie sú iba vstavané vzorce v programe Excel, ktoré uľahčujú vykonávanie bežne vykonávaných úloh - napríklad pridaním dátumu do pracovného hárka.

Funkcia TODAY sa ľahko používa, pretože nemá žiadne argumenty - čo sú údaje, ktoré je potrebné dodať do funkcie, aby fungovala.

Funkcia TODAY je tiež jednou z prchavých funkcií aplikácie Excel, čo znamená, že sa aktualizuje vždy, keď prepočítava - čo je zvyčajne vždy pri otvorení pracovného hárka.

Pridanie dátumu pomocou funkcie TODAY

Nasledujúce kroky pridajú funkciu TODAY do bunky C2 pracovného hárka.

1. Kliknutím na bunku C2 ju vytvoríte aktívnou bunkou
2. Kliknite na kartu Vzorky pásky
3. Kliknutím na možnosť Dátum a čas na karte otvoríte zoznam funkcií dátumu
4. Kliknutím na funkciu Today otvoríte dialógové okno funkcie
5. Kliknutím na tlačidlo OK v dialógovom okne zadáte funkciu a vrátite sa na pracovný hárok
6. Aktuálny dátum by sa mal pridať do bunky C2

Vidieť ###### Symboly namiesto dátumu

Ak sa v bunke C2 objaví rad symbolov značky hash namiesto dátumu po pridaní funkcie TODAY do tejto bunky, je to preto, že bunka nie je dostatočne široká na zobrazenie formátovaných údajov.

Ako sme už uviedli, neformátované čísla alebo textové údaje sa preliatia do prázdnych buniek vpravo, ak sú pre celú bunku príliš široké. Údaje, ktoré boli naformátované ako špecifický typ čísla - napríklad mena, dátumy alebo čas, sa však neprekrývajú do ďalšej bunky, ak sú širšie ako bunka, v ktorej sú umiestnené. Namiesto toho zobrazujú chybu ######.

Ak chcete problém odstrániť, rozšírite stĺpec C pomocou metódy popísanej v predchádzajúcom kroku príručky.

Pridanie označeného rozsahu

Pomenovaný rozsah sa vytvorí, keď sa jednému alebo viacerým bunkám uvádza názov, ktorý umožní ľahšie identifikovať rozsah. Pomenované rozsahy môžu byť použité ako náhrada za referenciu buniek pri použití v funkciách, vzorcoch a grafoch.

Najjednoduchší spôsob, ako vytvoriť pomenované rozsahy, je použiť pole s názvom v ľavom hornom rohu pracovného hárka nad číslami riadkov.

V tejto príručke bude menovacia sadzba daná bunke C6 na určenie miery odpočtu uplatňovanej na platy zamestnancov. Pomenovaný rozsah bude použitý v dedukčnom vzorec, ktorý sa pridá do buniek C6 až C9 pracovného hárka.

1. Vyberte bunku C6 v pracovnom hárku
2. Do poľa Názov zadajte "mieru" (bez úvodzoviek) a stlačte kláves Enter na klávesnici
3. Bunka C6 teraz má názov "sadzba"

Tento názov sa použije na zjednodušenie vytvárania vzorcov zrážok v ďalšom kroku príručky.

04 z 08

Zadanie vzorca zamestnancov dedukov

Prehľad formulárov programu Excel

Formuláre programu Excel umožňujú vykonávať výpočty číselných údajov zadaných do pracovného hárka .

Formuláre programu Excel môžu byť použité na základné číslovanie, ako napríklad pridanie alebo odčítanie, ako aj zložitejšie výpočty, ako je napríklad zistenie priemerného počtu študentov na výsledkoch testov a výpočet hypotekárnych platieb.

• Vzorce v programe Excel vždy začínajú znakom rovnosti ( = )
• Rovnaký znak sa vždy napíše do bunky, kde sa má zobraziť odpoveď
• Vzorec sa dokončí stlačením klávesu Enter na klávesnici

Použitie bunkových odkazov vo vzorcoch

Bežný spôsob vytvárania vzorcov v programe Excel zahŕňa zadávanie údajov formulí do buniek pracovných hárkov a potom použitie odkazov na bunky pre údaje vo vzorci namiesto samotných údajov.

Hlavnou výhodou tohto prístupu je to, že ak sa neskôr stane potrebné zmeniť dáta , je jednoduchou záležitosťou nahradiť dáta v bunkách a nie prepísať vzorec.

Výsledky vzorca sa automaticky aktualizujú po zmene údajov.

Použitie pomenovaných rozsahov vo vzorcoch

Alternatívou k odkazom na bunky je používanie pomenovaných rozsahov - napríklad pomenovaná miera rozsahu vytvorená v predchádzajúcom kroku.

Vo vzorci je pomenovaná funkcia rovnaká ako odkaz na bunku, ale bežne sa používa na hodnoty, ktoré sa používajú niekoľkokrát v rôznych formách - napríklad sadzba zrážok pre dôchodky alebo zdravotné dávky, sadzbu dane alebo vedecký konštantná - keďže odkazy na bunky sú praktickejšie vo vzorcoch, ktoré odkazujú na špecifické údaje iba raz.

V nižšie uvedených krokoch sa pri vytváraní vzorcov používajú oba referencie buniek a pomenovaný rozsah.

Zadanie vzorca zamestnancov dedukov

Prvý vzorec vytvorený v bunke C6 vynásobí hrubú mzdu zamestnanca B. Smitha zrážkou v bunke C3.

Hotová vzorka v bunke C6 bude:

= Rýchlosť B6 *

Použitie ukazovateľa na zadanie vzorca

Aj keď je možné zadať vyššie uvedený vzorec do bunky C6 a zobrazí sa správna odpoveď, je lepšie použiť ukazovanie pridať bunkové odkazy na vzorce s cieľom minimalizovať možnosť vzniku chýb vytvorených zadaním nesprávnej referencie bunky.

Polohovanie zahŕňa kliknutie na bunku obsahujúcu údaje pomocou ukazovateľa myši a pridajte odkaz na bunku alebo pomenovaný rozsah do vzorca.

1. Kliknutím na bunku C6 ju vytvoríte aktívnou bunkou
2. Do vzorca C6 zadajte znamienko rovnosti ( = ) a začnite vzorec
3. Kliknite na bunku B6 pomocou ukazovateľa myši a pridajte odkaz na bunku na vzorec po rovnomennom znamienku
4. Zadajte symbol násobenia ( * ) do bunky C6 po referencii bunky
5. Kliknutím na bunku C3 pomocou ukazovateľa myši pridajte pomenovanú mieru rozsahu do vzorca
6. Stlačením klávesu Enter na klávesnici dokončite vzorec
7. Odpoveď 2747.34 by mala byť prítomná v bunke C6
8. Aj keď odpoveď na vzorec je zobrazená v bunke C6, kliknutím na túto bunku sa zobrazí rýchlosť vzorca = B6 * vo formulári nad pracovným hárkom

05 z 08

Zadanie vzorca čistého platu

Zadanie vzorca čistého platu

Tento vzorec je vytvorený v bunke D6 a vypočíta čistú mzdu zamestnanca odpočítaním sumy odpočtu vypočítanej v prvom vzore od hrubého platu .

Hotová vzorka v bunke D6 bude:

= B6 - C6

1. Kliknutím na bunku D6 ju vytvoríte ako aktívnu bunku
2. Zadajte značku rovnosti ( = ) do bunky D6
3. Kliknite na bunku B6 pomocou ukazovateľa myši a pridajte odkaz na bunku na vzorec po rovnomennom znamienku
4. Do poľa D6 zadajte znamienko mínus ( - ) za odkazom na bunku
5. Kliknite na bunku C6 pomocou ukazovateľa myši na odkaz bunky na vzorec
6. Stlačením klávesu Enter na klávesnici dokončite vzorec
7. Odpoveď 43 041.66 by mala byť prítomná v bunke D6
8. Ak chcete vidieť vzorec v bunke D6, kliknite na túto bunku, aby ste zobrazili vzorec = B6 - C6 vo vzorcovom riadku

Referenčné odkazy na bunky a formuláre na kopírovanie

Doposiaľ boli prírastky odpisov a čistého platu pridané iba do jednej bunky každej v pracovnom hárku - C6 a D6.

V dôsledku toho je pracovný list v súčasnosti dokončený len pre jedného zamestnanca - B. Smitha.

Skôr ako prejsť časovo náročnou úlohou obnoviť každý vzorec pre ostatných zamestnancov, Excel umožňuje, za určitých okolností, vzorce, ktoré sa majú kopírovať do iných buniek.

Tieto okolnosti najčastejšie zahŕňajú použitie špecifického typu odkazu na bunku - známeho ako relatívny odkaz na bunku - vo vzorcoch.

Odkazy na bunky, ktoré boli zadané do vzorcov v predchádzajúcich krokoch, boli relatívne referencie buniek a sú to predvolený typ odkazu na bunky v programe Excel, aby boli vzorky kopírovania čo najjednoduchšie.

Ďalší krok v príručke používa rukoväť na vyplnenie, aby ste skopírovali dve vzorce do riadkov nižšie, aby ste dokončili tabuľku s údajmi pre všetkých zamestnancov.

06 z 08

Kopírovanie vzorcov s rukoväťou na plnenie

Vyplňte prehľad rukoväte

Rukoväť výplne je malá čierna bodka alebo štvorec v pravom dolnom rohu aktívnej bunky .

Rukoväť na výplň obsahuje množstvo použití vrátane kopírovania obsahu bunky do susedných buniek . vyplňovanie buniek sériou čísel alebo textových štítkov a kopírovanie vzorcov.

V tomto kroku tutoriálu sa popisovač výplne použije na kopírovanie vzorcov odčítania a čistého platu z buniek C6 a D6 do buniek C9 a D9.

Kopírovanie vzorcov s rukoväťou na plnenie

1. Zvýraznite bunky B6 a C6 v pracovnom hárku
2. Umiestnite ukazovateľ myši na čierny štvorec v pravom dolnom rohu bunky D6 - ukazovateľ sa zmení na znamienko plus "+"
3. Kliknite a podržte ľavé tlačidlo myši a potiahnite popisovač plnenia do bunky C9
4. Uvoľnite tlačidlo myši - bunky C7 až C9 by mali obsahovať výsledky vzorca Deduction a bunky D7 až D9 vzorca Net Salary

07 z 08

Použitie formátovania čísel v programe Excel

Prehľad formátovania čísel programu Excel

Formátovanie čísiel znamená pridanie symbolov meny, desatinných značiek, percentuálnych znakov a ďalších symbolov, ktoré pomáhajú identifikovať typ dát v bunke a uľahčiť ich čítanie.

Pridanie percentuálneho symbolu

1. Vyberte položku C3, aby ste ju zvýraznili
2. Kliknite na kartu Domov na karte
3. Kliknutím na možnosť Všeobecne otvoríte rozbaľovaciu ponuku Formát čísel
4. V ponuke kliknite na možnosť Percentage a zmeňte formát hodnoty v bunke C3 od 0,06 do 6%

Pridávanie symbolu meny

1. Vyberte bunky D6 až D9, aby ste ich zvýraznili
2. Na karte Domovská stránka pásky kliknite na možnosť Všeobecné a otvorte rozbaľovaciu ponuku Formát čísiel
3. Kliknutím na položku Mena v ponuke zmeníte formátovanie hodnôt v bunkách D6 na D9 na menu s dvoma desatinnými miestami

08 z 08

Použitie formátovania buniek v programe Excel

Prehľad formátu buniek

Formátovanie buniek sa vzťahuje na možnosti formátovania, ako napríklad použitie tučného formátovania na text alebo čísla, zmenu zarovnania údajov, pridanie hraníc do buniek alebo použitie funkcie zlúčenia a stredu na zmenu vzhľadu údajov v bunke.

V tomto výučbe sa vyššie uvedené bunkové formáty budú aplikovať na konkrétne bunky v pracovnom hárku tak, aby zodpovedali dokončenému pracovnému hárku uvedenému na strane 1 tutoriálu.

Pridávanie výrazného formátovania

1. Vyberte bunku A1, aby ste ju zvýraznili.
2. Kliknite na kartu Domov na karte.
3. Kliknutím na možnosť Bold formátovanie, ako je uvedené v obrázku vyššie, tučne označíte údaje v bunke A1.
4. Opakujte vyššie uvedenú postupnosť krokov, aby ste tučnili údaje v bunkách A5 až D5.

Zmena zarovnania údajov

Tento krok zmení predvolené ľavé zarovnanie niekoľkých buniek na zarovnanie v strede

1. Vyberte položku C3, aby ste ju zvýraznili.
2. Kliknite na kartu Domov na karte.
3. Kliknutím na možnosť Zarovnanie strediska, ako je uvedené na obrázku vyššie, sa centrovanie údajov v bunke C3.
4. Opakujte vyššie uvedený postup krokov, aby ste zarovnali údaje v bunkách A5 až D5.

Zlúčiť a centrum buniek

Možnosť Zlúčiť a Centrum spája počet vybraných do jednej bunky a centruje zadávanie údajov v ľavej väčšine buniek v celej novej zlúčenej bunke. Tento krok zlúči a centralizuje názov pracovného hárka - Výpočty odčítania pre zamestnancov ,

1. Vyberte bunky A1 až D1, aby ste ich zvýraznili.
2. Kliknite na kartu Domov na karte.
3. Kliknutím na možnosť Zlúčiť a centrum, ako je uvedené v predchádzajúcom obrázku, môžete zlúčiť bunky A1 až D1 a zorientovať názov týchto buniek.

Pridávanie dolných hraníc do buniek

Tento krok pridá spodné hranice do buniek obsahujúcich údaje v riadkoch 1, 5 a 9

1. Vyberte zlučiteľnú bunku A1 až D1, aby ste ju zvýraznili.
2. Kliknite na kartu Domov na karte.
3. Kliknutím na šípku nadol vedľa možnosti Hranice, ako je uvedené na obrázku vyššie, otvoríte rozbaľovaciu ponuku ohraničení.
4. Kliknite na možnosť Border Border (Horná hranica) v ponuke a pridajte okraj do spodnej časti zlúčenej bunky.
5. Opakujte vyššie uvedený postup krokov a pridajte spodný okraj buniek A5 až D5 a buniek A9 až D9.