Ak ste majiteľ obchodu alebo manažér, už viete, aké dôležité je mať správnu databázu. Z inventára a prepravy do zamestnancov a zákazníkov viete, že aj pomalý deň zahŕňa veľa dátovej údržby. Skutočnou otázkou je, aký druh databázy potrebujete? Dúfajme, že ste sa nepokúšali uchovať tieto informácie v programe Microsoft Excel. Ak máte, možno budete chcieť zvážiť začatie so základnou databázou, napríklad Microsoft Access, aby ste mohli ľahko prenášať dáta do databázy.
Druh a veľkosť obchodu, ktorý prevádzkujete, spôsobuje veľký rozdiel v tom, aký druh databázy má najväčší zmysel. Ak je váš obchod pravidelne zriadený na trhoch poľnohospodárov, potom máte veľmi odlišné potreby ako tehlový a maltársky obchod. Ak predávate potraviny, budete musieť sledovať dátumy vypršania platnosti ako súčasť inventára. Ak je vaša maloobchodná predajňa online, budete musieť sledovať informácie o poplatkoch, dodaní a kontrole. Existuje však veľa vecí, ktoré majú všetky obchody spoločné, napríklad inventár a peňažný tok. Aby sme vám pomohli určiť najlepšiu databázu pre vaše špecifické potreby, je tu niekoľko vecí, ktoré by ste mali zvážiť.
Informácie na sledovanie v databáze
Prevádzkovanie maloobchodnej predajne znamená sledovanie mnohých rôznych aspektov. Nielenže musíte sledovať inventár, musíte sa uistiť, že máte dostatok spôsobov, ako zobraziť tovar (napríklad koše, vešiaky, stojany a puzdrá), zásoby na zobrazenie ceny tovaru, účty, informácie o predaji a informácie o klientoch. Je veľa, čo môžete sledovať, a databázy spravujú váš obchod oveľa jednoduchšie.
Internetové obchody sa ťažko dajú spravovať, pretože je oveľa viac, čo musíte sledovať, ako je napríklad doprava. Databáza umožňuje oveľa jednoduchšie zvládnuť všetky tieto rôzne aspekty bez toho, aby ste museli neustále odvolávať sa na klienta alebo históriu predaja. Môžete dokonca exportovať informácie, napríklad správy, a nahrať ich do svojej databázy, aby ste nemuseli čeliť problémom ručného zadávania.
Rozhodovanie o tom, či chcete kúpiť alebo vytvoriť
Či by ste si mali kúpiť alebo vytvoriť databázu, je veľká otázka a záleží úplne na veľkosti vašej firmy a kde ju chcete vziať. Ak práve začínate a máte čas na svojich rukách (ale veľmi obmedzené množstvo peňazí), budovanie vlastnej databázy je skvelý spôsob, ako to prispôsobiť vašim jedinečným potrebám. Platí to najmä vtedy, keď práve začínate online obchod. Ak začnete databázu tesne pred otvorením predaja online, budete mať oveľa lepšie pochopiť inventár a váš začiatok. To je fantastické dáta, ktoré majú ľahko prístupnú daňovú sezónu a pomáha vám zostať na vrchole inventára, ako aj údaje o klientoch.
Ak máte väčšiu firmu, hlavne niečo ako franšízu, nákup databázy bude pre vás lepšie. Pomôže vám to všetko, čo by ste inak zabudli. Kurzy sú, nebudete mať čas na vytváranie a správu databázy, takže je najlepšie mať všetky zakryté základne. Vždy môžete urobiť svoje vlastné úpravy, keď idete.
Hľadanie správneho databázového programu
Ak sa rozhodnete zakúpiť databázový program , budete musieť stráviť veľké množstvo času skúmaním rôznych možností . Existuje široká škála typov maloobchodných predajní a databázový trh prispôsobuje jedinečným potrebám týchto rôznych typov. Ak pracujete s výrobkami a potravinami, jasne potrebujete niečo, čo vám pomôže sledovať veci podliehajúce skaze. Ak máte klenotníctvo, budete musieť byť schopní sledovať poistenie na cenných kusoch. Pre obchody, ktoré majú on-line prítomnosť a tehla a malta zariadenia, určite potrebujete niečo, čo pokrýva veľa rôznych uhlov pre váš inventár, poplatky, dane a administratívne aspekty podnikania. Ak predávate mimo konkrétnu položku, budete musieť skoro vedieť, aby ste ju mohli ihneď označiť za vypredané pre online časť obchodu.
Než začnete premýšľať o všetkom, čo budete musieť sledovať, potom sa uistite, že databázy, ktoré považujete za minimálne, majú tieto položky. Na trhu je veľa databáz, takže by ste mali byť schopní získať všetko, čo potrebujete, za veľmi rozumnú cenu.
Vytvorenie vlastnej databázy
Ak plánujete vytvoriť svoju vlastnú databázu, musíte určiť, ktorý program chcete použiť. Program Microsoft Access má tendenciu byť programom, pretože je výkonný a relatívne lacný. Môžete importovať a exportovať údaje z iného softvéru spoločnosti Microsoft (čo je neuveriteľne užitočné, ak ste sledovali informácie v programe Excel). Môžete tiež načítať svoje e-maily, obchodné listy a inú dokumentáciu (z programu Word a Outlook) do databázy a vytvoriť ich šablóny. Prístup má ďalšiu výhodu v tom, že máte značný počet bezplatných šablón a súborov, takže nemusíte začať úplne od začiatku. Môžete si vyzdvihnúť bezplatnú šablónu a vykonať potrebné úpravy tak, aby vaša databáza obsahovala všetko, čo potrebujete.
Význam údržby
Bez ohľadu na to, ako získate svoju databázu, budete ju musieť udržiavať, aby vaša databáza mohla byť aj naďalej užitočná. Ak nechcete držať krok s vecami, ako sú inventár, adresy, zmeny v fakturácii alebo celkový obrat, databáza skončí práve iným prístrojom bez akéhokoľvek účelu. Premýšľajte o svojich údajoch rovnakým spôsobom, ako si myslíte o vašom účtovníctve. Ak nebudete držať krok so všetkými transakciami a zmenami, dostanete vás do problémov. Nemusíte mať na začiatku správu IT, hoci môže byť veľmi užitočná. Avšak čím je váš obchod väčší, tým viac času budete musieť venovať údržbe a správe svojich údajov.