Nastaviť automatickú odpoveď mimo kanceláriu v programe Outlook

Vytvorte odpoveď na dovolenku mimo kanceláriu v programe Outlook a program odpovie na všetky nové e-mailové správy, ktoré dostanete, keď ste preč.

Užívanie e-mailu s vami je jednoduché; Čo je ťažké, je to opustenie

Kamkoľvek idete, všetko vaše e-mail s vami v malom, šikovnom paketu je jednoduché. Ponechať ho na veľkom, objemnom počítači je ťažké a často rozumné čo robiť.

Ak máte tú správnu duševnú pohodu, aplikácia Outlook vám pomôže: zatiaľ čo budete mať dovolenku z každodenného záplavy e-mailu, aplikácia Outlook automaticky reaguje na prichádzajúce správy - odoberanie tejto záťaže z vašich ramien, a to aj po návrate.

Samozrejme, Outlook by nikdy nemohol odpovedať takým spôsobom, ako by ste mohli osobne reagovať takým spôsobom, ako by ste mohli osobne, ale bude to dôsledne reagovať a necháte odosielateľov vedieť, že ste mimo kancelárie, možno keď sa vrátite a či by ste mali nasledovať - (ak je to stále relevantné) alebo ich nasmerujte na iný kontakt pre záležitosti, ktoré vyžadujú okamžitú reakciu.

Nastavte automatickú odpoveď z dovolenky mimo kanceláriu v účte POP a IMAP

Ak chcete nastaviť automatickú odpoveď v službe Outlook pre e -mailový účet IMAP alebo POP (pre Exchange, pozrite nižšie), najprv nastavte správu použitú pre odpoveď:

1. Vytvorte novú správu (kliknite na položku Nový e-mail ) v programe Outlook.
2. Zadajte požadovaný predmet a správu pre automatickú odpoveď služby Outlook mimo kanceláriu.
   • Ak je to možné a relevantné, nezabudnite, keď ľudia posielajú, môžete očakávať osobnú odpoveď, alebo či by mali očakávať odpoveď vôbec. Môže to byť nejaký čas po tom, ako sa vrátite.
   • Môžete tiež pridať kópiu každej automatickej odpovede.
   • Ak nastavíte automatickú odpoveď služby Outlook mimo kanceláriu, ktorá sa má odoslať ako odpoveď na všetku prichádzajúcu poštu (namiesto iba správ z vybraných kontaktov), ​​berte do úvahy, že odhalenie príliš veľa informácií voľne predstavuje riziko .
3. Kliknite na položku Súbor (alebo súbor ).
4. Na zobrazenom hárku vyberte položku Uložiť ako .
5. Uistite sa, že šablóna aplikácie Outlook je vybratá v časti Uložiť ako typ:.
6. Voliteľne zadajte názov šablóny pod názvom File: (aplikácia Outlook predvolene vybrala predmet šablóny).
7. Kliknite na tlačidlo Uložiť .

Pokračujte tak, aby ste vytvorili pravidlo automatického odozvy v službe Outlook:

1. Kliknite na položku Súbor (alebo súbor ) v zobrazení pošty programu Outlook.
2. Uistite sa, že je kategória Info otvorená.
3. Kliknite na položku Spravovať pravidlá a upozornenia v časti Informácie o účte .
4. Uistite sa, že ste v okne Pravidlá a upozornenia na karte Pravidlá e-mailu .
5. Teraz sa uistite, že účet, pre ktorý chcete vytvoriť odpoveď na dovolenku, je vybratý v časti Apply changes to this folder :.
   • Pravidlo môžete aplikovať na všetky vaše účty ľahko; pozri nižšie krok 21.
6. Kliknite na nové pravidlo ...
7. Uistite sa, že v časti Štart z prázdneho pravidla je vybratá možnosť Použiť pravidlo pre správy, ktoré dostávam .
8. Kliknite na tlačidlo Ďalej> .
9. Uistite sa, že v kroku 1 je začiarknuté moje meno v poli Do : Vyberte podmienky .
   • Môžete nechať všetky polia nezaškrtnuté a nechať odpoveď Outlook out of office automaticky odpovedať na všetku prichádzajúcu poštu, alebo môžete skontrolovať, kde sa nachádza moje meno v poli Do alebo Kópia, aby obsahovali e-maily, z ktorých ste len príjemca kópie .
10. Kliknite na tlačidlo Ďalej> .
11. Uistite sa, že v kroku č. 1 je začiarknutá odpoveď pomocou konkrétnej šablóny : Vyberte akciu (y) .
12. Kliknite na konkrétnu šablónu pod Krok 2: Upravte popis pravidiel (kliknite na podčiarknutú hodnotu) .

1. Uistite sa, že šablóny používateľa v systéme súborov sú vybraté v sekcii Look In:.
2. Zvýraznite predtým vytvorenú šablónu.
3. Kliknite na položku Otvoriť .
4. Teraz kliknite na tlačidlo Ďalej> .
5. Uistite sa, že okrem automatickej odpovede je v kroku 1 začiarknuté : Výber výnimky (ak je to potrebné) .
6. Kliknite na tlačidlo Ďalej> .
7. Zadajte požadovaný názov pre váš automatický filter pod Krok 1: Zadajte názov pre toto pravidlo .
8. Uistite sa, že je zapnuté Toto pravidlo je zapnuté, ak chcete povoliť odpoveď pre dovolenku naraz. môžete zrušiť začiarknutie Zapnúť toto pravidlo , samozrejme, a zapojiť automatickú odpoveď iba v prípade potreby.
   • Ak chcete filter kedykoľvek povoliť, otvorte okno Pravidlá a upozornenia, ako je uvedené vyššie, a uistite sa, či je pravidlo odozvy dovolenky kontrolované na karte Pravidlá e-mailu .
9. Prípadne povoliť Vytvoriť toto pravidlo vo všetkých účtoch .
   • Majte však na pamäti, že filtre nemusia pracovať s určitými typmi účtov (pre ktoré program Outlook nevytvorí ani pri tomto políčku začiarknuté).
10. Kliknite na tlačidlo Dokončiť .
11. Kliknite na tlačidlo OK .

Vypnite pravidlo odpoveď na dovolenku v programe Outlook

Ak chcete zakázať automatickú odpoveď mimo kancelárie, ktorú ste nastavili (a povolili) v programe Outlook:

1. Zvoľte Súbor (alebo súbor ) v zobrazení pošty programu Outlook.
2. Prejdite do kategórie Informácie .
3. Kliknite na položku Spravovať pravidlá a upozornenia (vedľa pravidiel a upozornení ).
4. Uistite sa, že je vybratá karta E-Mail Pravidlá .
5. Zvoľte účet, pre ktorý chcete vypnúť funkciu automatického odpovedania, v časti Apply changes to this folder ( Použiť zmeny v tomto priečinku): ( Odpoveď dovolenky bude potrebné zakázať pre každý účet zvlášť.)
6. Uistite sa, že pravidlo automatického odozvy, ktoré ste vytvorili na zapnutie odpovede, nie je v zozname pravidiel začiarknuté.
7. Kliknite na tlačidlo OK .

Alternatíva: doplnky Outlook Responder Vacation Responder

Namiesto nastavenia pravidiel v programe Outlook manuálne môžete použiť nástroj ako Responder e-mailov (FreeBusy) alebo Správca automatických odpovedí. Tieto nástroje sú zvyčajne inteligentné aj pri odosielaní potrebných automatických odpovedí mimo kancelárie.

Berte do úvahy, že samotný program Outlook pošle automatickú odpoveď na každú adresu iba raz za reláciu. druhá automatická odpoveď môže byť odoslaná až po zatvorení a opätovnom otvorení programu Outlook. Program Outlook tiež automaticky neodpovedá na odosielateľa s dvoma rôznymi správami.

Nastavte automatický odpoveď z dovolenky mimo kanceláriu v účte Outlook pre účet Exchange

Ak používate program Outlook s účtom Exchange, môžete nastaviť automatickú odpoveď mimo kanceláriu priamo na serveri:

1. Kliknite na položku SÚBOR v hlavnom okne programu Outlook.
2. Otvorte kategóriu Informácie .
3. Kliknite na položku Automatické odpovede .
4. Uistite sa, či je vybratá možnosť Odoslať automatické odpovede .
5. Ak chcete, aby sa automatický odposluch spustil a zastavil automaticky:
   1. Uistite sa, že počas tohto časového pásma je odoslaná len: je začiarknuté.
   2. Zvoľte požadovaný dátum a čas pre spustenie funkcie automatického odozvy v časti Začiatok:.
   3. Zvoľte požadovaný dátum a čas ukončenia v časti Koniec:.
6. Zadajte správu svojej automatickej odpovede mimo kancelárie pod položkou Inside My Organization .
   • Tento e-mail bude odoslaný ľuďom vo vašej spoločnosti.
7. Odoslať automatické odpovede aj ľuďom mimo vašej spoločnosti:
   1. Otvorte kartu Mimo organizáciu .
   2. Uistite sa, či je automaticky skontrolovaná odpoveď na ľudí mimo mojej organizácie, ak ste v poriadku s týmito bezpečnostnými rizikami .
   3. Zadajte správu odoslanú ľuďom mimo vašej spoločnosti.
8. Kliknite na tlačidlo OK .

Ak chcete udržiavať odpoveď mimo kanceláriu viac centrálne na serveri Exchange (vrátane šablón obsahujúcich polia zlúčené so službou Active Directory), môžete vyskúšať Symprex Out-of-Office Manager.

(Testované s programami Outlook 2013 a Outlook 2016)