Ako používať kategórie kontaktu ako distribučné zoznamy v programe Outlook

Alternatíva k skupinám a distribučným zoznamom

Rozdeľovacie zoznamy programu Outlook sú užitočné na rýchle posielanie skupine ľudí. Tiež je nemožné vyhľadávať, ťažko spravovať a trochu jemne zavádzať. Kategorizované kontakty umožňujú flexibilné zoznamy distribúcie e-mailov pomocou hromadnej korešpondencie v programe Outlook

Aplikácia Outlook vám umožňuje priradiť ľubovoľný počet kategórií vašim kontaktom. Adresár môžete zoradiť podľa kategórie-a, presto, tu je váš nový elegantný, všestranný a stabilný distribučný zoznam.

Kategórie kontaktu použite ako zoznamy distribúcie v programe Outlook

Môžete vytvoriť distribučný alebo poštový zoznam s kategóriami v programe Outlook pomocou nasledujúcich krokov.

1. Otvorte Kontakty v programe Outlook.
   • Napríklad stlačte kláves Ctrl-3 .
2. Uistite sa, že všetky kontakty, ktoré chcete pridať do nového distribučného zoznamu, sú zvýraznené.
   • Ak chcete pridať ľudí, ktorí ešte nie sú v kontaktoch v programe Outlook , vytvorte ich, samozrejme, pomocou klávesovej skratky Ctrl-N .
   • Môžete označiť viacero položiek podržaním klávesu Shift-Ctrl pri výbere pomocou myši a rozsahu podržaním klávesy Shift sám.
3. Uistite sa, že je vybratá a roztiahnutá páska Home .
4. Kliknite na položku Kategorizovať v sekcii Štítky .
5. V rozbaľovacej ponuke vyberte položku Všetky kategórie ....
6. Kliknite na položku Nový ... v okne Color Categories (Kategórie farieb) .
7. Zadajte požadovaný názov distribučného zoznamu (napr. "Priatelia a rodina (Zoznam)").
8. Zvoľte Žiadne v časti Farba: alebo, samozrejme, požadovaná farba.
9. Kliknite na tlačidlo OK .
10. Po potvrdení overenia novej kategórie v okne Color Categories (Kategórie farieb) kliknite na tlačidlo OK .

Pridanie nových členov do distribučného zoznamu kedykoľvek:

1. Prejdite na položku Kontakty v programe Outlook.
2. Zvýraznite všetky kontakty, ktoré chcete pridať do zoznamu.
3. Uistite sa, že sa rozbalí Domovská páska.
4. Kliknite na položku Kategorizovať v sekcii Štítky pásu.
5. Skontrolujte, či je vybratá kategória zoznamu.
   • Ak sa kategória nezobrazuje v ponuke:
     1. Vyberte všetky kategórie ... z ponuky.
     2. Skontrolujte, či je kategória zoznamu začiarknutá v stĺpci Názov .
     3. Kliknite na tlačidlo OK .

Pošlite správu zoznamu distribúcie kategórií

Ak chcete vytvoriť novú správu alebo požiadavku na stretnutie pre všetkých členov distribučného zoznamu spustených kategóriou:

1. Prejdite na položku Kontakty v programe Outlook.
2. Kliknite na položku Hľadať kontakty .
   • Môžete tiež stlačiť kláves Ctrl-E .
3. Presvedčte sa, či je rozbaľovacia páska vyhľadávania rozbalená.
4. Kliknite na položku Kategorizované v sekcii Spresnenie vyhľadávacej pásky.
5. V zobrazenej ponuke vyberte požadovanú kategóriu.
6. Otvorte domovskú stuhu.
7. V sekcii Akcie kliknite na položku Hromadná korešpondencia .
8. Uistite sa, že v časti Kontakty sú vybraté všetky kontakty v aktuálnom zobrazení .
9. Zvyčajne sa uistite
   • Formulár Písmená je vybratý pod Typ dokumentu: a
   • E-mail pod Zlúčiť na: v časti Možnosti zlúčenia .
10. Zadajte predmet e-mailu v riadku Predmet správy :.
11. Kliknite na tlačidlo OK .
12. Zostavte text e-mailu v programe Word.
    • Pomocou nástrojov v sekcii Písanie a vkladanie polí v páse Košík môžete prispôsobiť pozdravy pre každého príjemcu a vložiť alebo použiť iné polia adresára.
    • Ukážka výsledkov vám umožňuje otestovať, aké budú vaše polia a pravidlá v každom e-mailovom texte príjemcu.
13. Kliknite na položku Dokončiť a zlúčiť v sekcii Dokončenia kariet pošty .
14. Vyberte položku Odoslať e-mailovú správu ... z zobrazenej ponuky.
15. Uistite sa, že je v časti Komu: pre možnosti Správy označené príslušné pole pre e-mailovú adresu (zvyčajne E-mail ).

1. Zvoľte Plain text alebo HTML (vrátane formátovania) vo formáte Mail:.
   • Obvykle je lepšie sa vyhýbať prílohám pre tento výber; poskytne text správy ako prílohu programu Word, ktorú príjemcovia zvyčajne nemôžu čítať priamo, ale musia sa otvárať samostatne.
2. Uistite sa, či je v položke Odoslať záznamy vybratá možnosť Všetko .
3. Kliknite na tlačidlo OK .
4. Ak sa zobrazí výzva:
   1. Kliknite na tlačidlo Povoliť v časti Program sa pokúša získať prístup k informáciám o e-mailových adresách uložených v programe Outlook.

Dokument môžete zatvoriť a odložiť alebo uložiť v programe Word tak, ako chcete.

Použitie kategórií kontaktov ako distribučných zoznamov v programe Outlook 2007

Vytvorenie distribučného alebo poštového zoznamu s kategóriami v programe Outlook 2007:

• Prejdite na položku Kontakty v programe Outlook.
• Zvýraznite všetky kontakty, ktoré chcete pridať do svojho nového distribučného zoznamu.
  • Ak chcete pridať ľudí, ktorí ešte nie sú v kontaktoch programu Outlook, vytvorte ich najprv pomocou klávesovej skratky Ctrl-N .
• Kliknite na tlačidlo Zoradiť panel nástrojov.
  • V ponuke môžete tiež vybrať položku Akcie> Kategorizovať .
• V rozbaľovacej ponuke vyberte položku Všetky kategórie ....
• Kliknite na položku Nový ...
• Zadajte požadované meno distribučného zoznamu (napr. "Friends and Family (List)").
• V rozbaľovacej ponuke Farba: vyberte možnosť Žiadne .
• Kliknite na tlačidlo OK .
• Po overení novej kategórie kliknite na tlačidlo OK .

Ak chcete neskôr pridať nových členov, priraďte im príslušnú kategóriu individuálne.

Pošlite správu zoznamu distribúcie kategórií v programe Outlook 2007

Ak chcete vytvoriť novú správu alebo požiadavku na stretnutie pre všetkých členov distribučného zoznamu spustených kategóriou:

• Prejdite na položku Kontakty v programe Outlook.
• V ponuke vyberte položku Zobraziť> Aktuálne zobrazenie> Podľa kategórie .
• Kliknite na nadpis požadovanej kategórie zoznamu.
• Z ponuky vyberte položku Akcie> Vytvoriť> Nová správa pre kontakt alebo Akcie> Vytvoriť> Nová žiadosť o stretnutie na stretnutie .
• Kliknite na tlačidlo OK, ak aplikácia Outlook upozorní, že vaša akcia sa bude vzťahovať na všetky položky v skupine.
• Kliknite na pole Do ....
  • Aplikácia Outlook dala všetky adresy do poľa Komu:. Pre zoznamové správy je zvyčajne lepšie mať všetky adresy v poli Skrytá kópia : aby sa zabránilo odhaleniu adries. V prípade potreby môžete adresy v poli Komu: samozrejme nechať alebo ich presunúť do poľa Kópia : .
  • Pri kontaktoch s viacerými e-mailovými adresami sa do programu Outlook vkladá každý. Najlepšie je odstrániť nepotrebné adresy.
• Stlačte kláves Ctrl-A .
• Stlačte kláves Ctrl-X .
• Uistite sa, že pole Bcc ... je viditeľné.
• Kliknite na pole Bcc ....
• Stlačte kombináciu klávesov Ctrl-V .
• Zadajte svoju e-mailovú adresu do poľa To ....
• Pokračujte v zostavovaní požiadavky na správu alebo stretnutie.

(Testované s programami Outlook 2007 a Outlook 2016)