01 z 08
Spustenie dokumentu hromadnej korešpondencie
Kliknite na položku Spustiť hromadnú korešpondenciu na páse pošty a vyberte typ dokumentu, ktorý chcete vytvoriť.
Môžete napríklad vybrať písmená, obálky alebo štítky. Prípadne vyberte Sprievodcu hromadnou synchronizáciou krok za krokom, kde získate ďalšiu pomoc pri vytváraní dokumentu.
02 z 08
Výber adresátov pre písmená hromadnej korešpondencie
Kliknite na položku Vybrať príjemcov na pásiku Košík a pridajte príjemcov do pošty.
Môžete si zvoliť vytvorenie novej databázy príjemcov. Môžete tiež zvoliť použitie existujúceho zoznamu alebo kontaktov programu Outlook.
03 z 08
Pridávanie príjemcov do databázy hromadnej korešpondencie
Do poľa Zoznam nových adries začnite zadávať svoje kontakty.
Pomocou klávesu Tab môžete prechádzať medzi políčkami. Každá sada polí sa označuje ako položka. Ak chcete pridať ďalších príjemcov, kliknite na tlačidlo Nový záznam. Ak chcete záznam odstrániť, vyberte ho a kliknite na položku Odstrániť záznam. Kliknutím na tlačidlo Áno potvrďte vymazanie.
04 z 08
Pridávanie a odstraňovanie polí hromadnej korešpondencie
Možno budete chcieť odstrániť alebo pridať typy polí do dokumentu hromadnej korešpondencie.
Môžete to urobiť ľahko. Stačí kliknúť na tlačidlo Prispôsobiť stĺpce. Zobrazí sa dialógové okno Prispôsobiť stĺpce. Potom kliknite na položku Pridať, Odstrániť alebo Premenovať, ak chcete zmeniť typy polí. Môžete tiež použiť tlačidlá Posunúť nahor a Presunúť nadol pre usporiadanie poradia polí. Keď skončíte, kliknite na tlačidlo OK.
Po pridaní všetkých príjemcov kliknite na tlačidlo OK v dialógovom okne Nový zoznam zoznamov. Pomenujte zdroj údajov a kliknite na tlačidlo Uložiť.
05 z 08
Vloženie poľa zlúčenia do dokumentu
Ak chcete do dokumentu vložiť pole, kliknite na položku Vložiť pole zlúčenia na páse pošty. Vyberte pole, ktoré chcete vložiť. Názov poľa sa zobrazí tam, kde máte kurzor umiestnený vo vašom dokumente.
Môžete upraviť a formátovať text okolo poľa. Formáty aplikované na pole sa prenesú na váš hotový dokument. Môžete pokračovať v pridávaní polí do dokumentu.
06 z 08
Zobrazenie ukážky vašich hromadných listov
Predtým, než vytlačíte svoje listy, mali by ste si ich prezrieť a skontrolovať chyby. Najmä dávajte pozor na medzery a interpunkciu okolo polí. Budete tiež chcieť zabezpečiť, aby ste vložili správne polia na správne miesta.
Ak chcete zobraziť ukážku písmen, kliknite na tlačidlo Náhľad výsledkov na páse pošty. Pomocou šípok môžete prechádzať písmenami.
07 z 08
Oprava chýb v poliach hromadnej korešpondencie
Môžete si všimnúť chybu v údajoch pre jeden z vašich dokumentov. Tieto údaje nemôžete zmeniť v dokumente zlúčenia. Namiesto toho ho budete musieť opraviť v zdroji údajov.
Ak to chcete urobiť, kliknite na položku Upraviť zoznam príjemcov na páse pošty. V okne, ktoré sa otvorí, môžete zmeniť údaje pre ktoréhokoľvek príjemcu. Môžete tiež obmedziť príjemcov. Jednoducho zrušte začiarknutie políčka vedľa mena príjemcov, aby ste ich vynechali z operácie zlúčenia. Keď skončíte, kliknite na tlačidlo OK.
08 z 08
Dokončenie dokumentov hromadnej korešpondencie
Po kontrole dokumentov ste pripravení dokončiť ich dokončením zlúčenia. Kliknite na tlačidlo Dokončiť a zlúčenie na páse Košík.
Môžete sa rozhodnúť upraviť jednotlivé dokumenty, tlačiť dokumenty alebo ich poslať e-mailom. Ak sa rozhodnete vytlačiť alebo poslať e-maily vašim dokumentom, zobrazí sa výzva na zadanie rozsahu. Môžete sa rozhodnúť pre tlač všetkých, jednej alebo sady súvislých písmen. Slovo vás prevedie procesom pre každého.