01 z 08
Správa údajov v programe Excel
Občas musíme sledovať informácie. Môže to byť osobný zoznam telefónnych čísel, zoznam kontaktov pre členov organizácie alebo tímu alebo zbierku mincí, kariet alebo kníh.
Akékoľvek údaje, ktoré máte, je tabuľkový procesor , napríklad Excel, skvelé miesto na uloženie. Program Excel vytvoril nástroje, ktoré vám pomôžu sledovať údaje a vyhľadávať konkrétne informácie, keď ich chcete. Rovnako, so stovkami stĺpcov a tisícok riadkov, Excel tabuľka môže mať obrovské množstvo dát .
Aplikácia Excel je tiež jednoduchšia na použitie ako plnohodnotný databázový program, ako je napríklad Microsoft Access. Údaje sa dajú ľahko zadať do tabuľky a pomocou niekoľkých kliknutí myšou môžete triediť údaje a nájsť to, čo chcete.
02 z 08
Vytváranie tabuliek a zoznamov
Základný formát pre ukladanie údajov v programe Excel je tabuľka. V tabuľke sa údaje zadávajú v riadkoch. Každý riadok je známy ako záznam .
Po vytvorení tabuľky sa dá nástroj na vyhľadávanie Excel použiť na vyhľadávanie, triedenie a filtrovanie záznamov na vyhľadanie konkrétnych informácií.
Hoci existuje niekoľko spôsobov, ako môžete použiť tieto dátové nástroje v programe Excel, najjednoduchším spôsobom je vytvoriť to, čo je známe ako zoznam z údajov v tabuľke.
03 z 08
Zadávanie údajov správne
Prvým krokom pri vytváraní tabuľky je zadanie údajov. Pri takomto vykonávaní je dôležité zabezpečiť správne zadanie.
Chyby údajov spôsobené nesprávnym zadaním údajov sú zdrojom mnohých problémov týkajúcich sa správy údajov. Ak sú údaje správne zadané na začiatku, program pravdepodobne vráti požadované výsledky späť.
04 z 08
Riadky sú záznamy
Ako bolo uvedené, rady údajov sú známe ako záznamy. Pri zadávaní záznamov dodržujte tieto pokyny:
- Nepoužívajte žiadne prázdne riadky v vytvorenej tabuľke ani medzi hlavičkami a prvým riadkom údajov.
- Záznam môže obsahovať údaje iba o jednej konkrétnej položke.
- Záznam musí obsahovať aj VŠETKY údaje v zozname o danej položke. Nie je možné získať informácie o položke vo viac ako jednom riadku.
- Ak chcete vytvoriť zoznam, tabuľka údajov musí obsahovať aspoň dve záznamy údajov.
05 z 08
Stĺpce sú polia
Zatiaľ čo riadky v tabuľke sú označované ako záznamy, stĺpce sú známe ako polia . Každý stĺpec potrebuje nadpis na identifikáciu údajov, ktoré obsahuje. Tieto nadpisy sa nazývajú názvy polí.
- Názvy polí sa používajú na zabezpečenie toho, aby sa údaje pre každý záznam vložili v rovnakom poradí.
- Uistite sa, že všetky údaje v stĺpci sú zadané pomocou rovnakého formátu. Ak začnete zadávať číslice ako číslice (napríklad 10 alebo 20), držte ich. Nezmeníte časť a začnite zadávať čísla ako slová (napríklad desať alebo dvadsať). Byť dôsledný.
- Nechajte prázdne stĺpce v tabuľke.
- Ak chcete vytvoriť zoznam, tabuľka musí mať aspoň dva stĺpce.
06 z 08
Vytvorenie zoznamu
Po zadaní údajov do tabuľky je možné ich previesť na zoznam . Urobiť tak:
- V tabuľke vyberte ľubovoľnú bunku .
- Zvoľte položku Zoznam> Vytvoriť zoznam z ponuky a otvorte dialógové okno Vytvoriť zoznam .
- V dialógovom okne sa zobrazuje rozsah buniek, ktoré sa majú zahrnúť do zoznamu. Ak bola tabuľka vytvorená správne, program Excel zvyčajne vyberie správny rozsah .
- Ak je výber rozsahu správny, kliknite na tlačidlo OK .
07 z 08
Ak je rozsah zoznamu nesprávny
Ak je rozsah zobrazenia v dialógovom okne Vytvorenie zoznamu nejasný, budete musieť znova vybrať rozsah buniek, ktoré sa majú použiť v zozname.
Urobiť tak:
- Kliknutím na tlačidlo návratu v dialógovom okne Vytvoriť zoznam sa vrátite na pracovný hárok.
- Dialog Vytvoriť zoznam sa zmršťuje na malú škatuľu a aktuálny rozsah buniek sa môže zobraziť na pracovnom hárku obklopenom pochodňami.
- Pomocou myši potiahnite výber a vyberte správny rozsah buniek.
- Kliknutím na tlačidlo návratu v malom dialógovom okne Vytvoriť zoznam sa vrátite na normálnu veľkosť.
- Kliknutím na tlačidlo OK dokončíte zoznam.
08 z 08
Zoznam
Po vytvorení,
- zoznam bude mať okolo neho tmavý okraj.
- Spolu s každým názvom poľa sa objavia šípky smerujúce nadol, ktoré po kliknutí otvoria rozbaľovacie ponuky.
- Rozbaľovacie ponuky obsahujú možnosti zoradenia zoznamu ľubovoľným názvom poľa a vyhľadávanie v zozname záznamov, ktoré zodpovedajú určitým kritériám.
- Do spodnej časti zoznamu sa pridá prázdny riadok obsahujúci hviezdičku. Do tohto zoznamu môžete pridať ďalšie údaje pomocou tohto nového riadku.