Sprievodca databázou programu Excel 2003

01 z 09

Prehľad databázy Excel 2003

Občas musíme sledovať informácie a dobré miesto pre to je v databázovom súbore Excel. Či už ide o osobný zoznam telefónnych čísel, zoznam kontaktov pre členov organizácie alebo tímu alebo zbierku mincí, kariet alebo kníh, databázový súbor programu Excel umožňuje jednoduché zadávanie, ukladanie a vyhľadávanie konkrétnych informácií.

Program Excel vytvoril nástroje, ktoré vám pomôžu sledovať údaje a vyhľadávať konkrétne informácie, keď ich chcete. Rovnako, so stovkami stĺpcov a tisícok riadkov, Excel tabuľka môže mať obrovské množstvo dát.

Pozrite si aj súvisiaci tutoriál: Excel 2007/2010/2013 Krok za krokom databázový výcvik .

02 z 09

Tabuľky údajov

Základný formát pre ukladanie údajov v databáze programu Excel je tabuľka. V tabuľke sa údaje zadávajú v riadkoch. Každý riadok je známy ako záznam .

Po vytvorení tabuľky sa môžu nástroje na vyhľadávanie Excel použiť na vyhľadávanie, triedenie a filtrovanie záznamov v databáze, aby sa našli konkrétne informácie.

Hoci existuje niekoľko spôsobov, ako môžete tieto nástroje na spracovanie údajov použiť v programe Excel, najjednoduchším spôsobom je vytvoriť to, čo je známe ako zoznam z údajov v tabuľke.

Postupujte podľa tohto návodu:

• zadajte údaje tak, ako sú uvedené na obrázku vyššie.

Tip - rýchlo zadajte ID študenta:

1. Zadajte prvé dva identifikátory - ST348-245 a ST348-246 do buniek A5 a A6.
2. Zvýraznite dve ID, aby ste ich vybrali.
3. Kliknite na rukoväť plnenia a presuňte ju do bunky A13.
4. Zvyšok ID študenta by mal byť správne vložený do buniek A6 až A13.

03 z 09

Zadávanie údajov správne

Pri zadávaní údajov je dôležité zabezpečiť, aby boli zadané správne. Okrem riadku 2 medzi názvom tabuľky a nadpismi stĺpcov nenechávajte pri zadávaní údajov žiadne prázdne riadky. Tiež sa uistite, že nenecháte žiadne prázdne bunky.

Chyby údajov spôsobené nesprávnym zadaním údajov sú zdrojom mnohých problémov týkajúcich sa správy údajov. Ak sú údaje správne zadané na začiatku, program pravdepodobne vráti požadované výsledky späť.

04 z 09

Riadky sú záznamy

Ako bolo uvedené, rady údajov v databáze sú známe ako záznamy. Pri zadávaní záznamov dodržujte tieto pokyny:

• Nepoužívajte žiadne prázdne riadky v vytvorenej tabuľke ani medzi hlavičkami a prvým riadkom údajov.
• Záznam môže obsahovať údaje iba o jednej konkrétnej položke.
• Záznam musí obsahovať aj VŠETKY údaje v databáze o tejto položke. Nie je možné získať informácie o položke vo viac ako jednom riadku.
  

05 z 09

Stĺpce sú polia

Kým riadky v databáze programu Excel sú označované ako záznamy, stĺpce sú známe ako polia . Každý stĺpec potrebuje nadpis na identifikáciu údajov, ktoré obsahuje. Tieto nadpisy sa nazývajú názvy polí.

• Názvy polí sa používajú na zabezpečenie toho, aby sa údaje pre každý záznam vložili v rovnakom poradí.
• Uistite sa, že všetky údaje v stĺpci sú zadané pomocou rovnakého formátu. Ak začnete zadávať číslice ako číslice (napríklad 10 alebo 20), držte ich. Nezmeníte časť a začnite zadávať čísla ako slová (napríklad desať alebo dvadsať). Byť dôsledný.
• Nechajte prázdne stĺpce v tabuľke.

06 z 09

Vytvorenie zoznamu

Po zadaní údajov do tabuľky je možné ich previesť na zoznam . Urobiť tak:

1. Zvýraznite bunky A3 až E13 v pracovnom liste.
2. Ak chcete otvoriť dialógové okno Vytvoriť zoznam, kliknite na položku Údaje> Zoznam> Vytvoriť zoznam z ponuky.
3. Kým je dialógové okno otvorené, bunky A3 až E13 na pracovnom hárku by mali byť obklopené pochodujúcimi mravcami.
4. Ak pochodujúce mravce obklopujú správny rozsah buniek, kliknite na Ok v dialógovom okne Vytvoriť zoznam .
5. Ak pochodujúce mravce nenasahujú správny rozsah buniek, zvýraznite správny rozsah v pracovnom hárku a kliknite na tlačidlo OK v dialógovom okne Vytvoriť zoznam .
6. Stôl by mal byť obklopený tmavým okrajom a mali by mať vedľa každého názvu poľa pridať šípky.

07 z 09

Používanie databázových nástrojov

Po vytvorení databázy môžete pomocou nástrojov umiestnených pod rozbaľovacími šípkami vedľa každého poľa zoradiť alebo filtrovať údaje.

Triedenie údajov

1. Kliknite na rozbaľovaciu šípku vedľa názvu poľa Priezvisko.
2. Kliknutím na možnosť Zoradiť vzostupne zoradíte databázu abecedne od A do Z.
3. Po roztriedení by Graham J. mal byť prvý záznam v tabuľke a Wilson R. by mal byť posledný.

Filtrovanie údajov

1. Kliknite na rozbaľovaciu šípku vedľa názvu poľa programu .
2. Kliknutím na možnosť Obchod môžete odstrániť všetkých študentov, nie v obchodnom programe.
3. Kliknite na tlačidlo OK.
4. Iba dvaja študenti - G. Thompson a F. Smith by mali byť viditeľní, pretože sú jediní dvaja zapísaní v obchodnom programe.
5. Ak chcete zobraziť všetky záznamy, kliknite na rozbaľovaciu šípku vedľa názvu poľa programu .
6. Kliknite na možnosť Všetko .
   

08 z 09

Rozšírenie databázy

Ak chcete do svojej databázy pridať ďalšie záznamy:

• Pri jeho vytvorení sa do spodnej časti databázy pridá prázdny riadok obsahujúci hviezdičku (bunky A14 až E14).
• Do tohto databázy je možné pridať ďalšie údaje pomocou tohto prázdneho riadka.
• Pridajte nasledujúce údaje:
  
  Bunka - údaje
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Veda

09 z 09

Dokončenie formátovania databázy

Poznámka : Tento krok zahŕňa používanie ikon, ktoré sa nachádzajú na paneli nástrojov Formátovanie , ktoré sa obvykle nachádza v hornej časti obrazovky programu Excel 2003. Ak nie je prítomný, prečítajte si, ako nájsť panely s nástrojmi programu Excel, ktoré vám pomôžu nájsť ho.

1. Zvýraznite bunky A1 až E1 v pracovnom liste.
2. Kliknutím na ikonu Zlúčenie a centrum na paneli nástrojov Formátovanie centralizujete názov.
3. S bunkami A1 až E1, ktoré ste ešte zvolili, kliknite na ikonu Fill Color na lište Formatting Toolbar (vyzerá ako farba) a otvorte rozbaľovací zoznam farieb pozadia.
4. Zvoľte Sea Green zo zoznamu, aby ste zmenili farbu pozadia buniek A1 - E1 na tmavozelenú.
5. Kliknutím na ikonu Farba písma na paneli nástrojov na formátovanie (veľké písmeno "A") otvoríte rozbaľovací zoznam farieb písma.
6. Vyberte položku Biela zo zoznamu, ak chcete zmeniť farbu textu v bunkách A1 - E1 na bielu.
7. Zvýraznite bunky A2 - E2 v pracovnom liste.
8. Ak chcete otvoriť rozbaľovací zoznam farieb pozadia, kliknite na ikonu Vyplniť farbu na paneli nástrojov Formátovanie .
9. Zvoľte položku Svetlo zelená zo zoznamu, ak chcete zmeniť farbu pozadia buniek A2 - E2 na zeleno.
10. Zvýraznite bunky A3 - E14 na pracovnom hárku.
11. Ak chcete otvoriť dialógové okno Automatický formát, zvoľte Formát> Automatický formát .
12. Zvoľte zoznam 2 zo zoznamu možností formátovania buniek A3 - E14.
13. Zvýraznite bunky A3 - E14 na pracovnom hárku.
14. Kliknutím na ikonu Center (Stred) na paneli nástrojov na formátovanie môžete zarovnať text v bunkách A3 až E14.
15. Ak ste v tomto momente správne dodržali všetky kroky tohto tutoriálu, tabuľka by mala podobať tabuľke zobrazenej v kroku 1 tohto tutoriálu.