Ako vytvoriť databázu v programe Excel

Sledujte kontakty, zbierky a ďalšie údaje s databázou programu Excel

Občas musíme sledovať informácie a dobré miesto pre to je v databázovom súbore Excel. Či už ide o osobný zoznam telefónnych čísel, zoznam kontaktov pre členov organizácie alebo tímu alebo zbierku mincí, kariet alebo kníh, databázový súbor programu Excel umožňuje jednoduché zadávanie, ukladanie a vyhľadávanie konkrétnych informácií.

Program Microsoft Excel vytvoril nástroje, ktoré vám pomôžu sledovať údaje a vyhľadávať konkrétne informácie, keď ich chcete. Rovnako, so stovkami stĺpcov a tisícok riadkov , Excel tabuľka môže mať obrovské množstvo dát .

Zadanie údajov

Základný formát pre ukladanie údajov v databáze programu Excel je tabuľka.

Po vytvorení tabuľky sa môžu nástroje na vyhľadávanie Excel použiť na vyhľadávanie, triedenie a filtrovanie záznamov v databáze, aby sa našli konkrétne informácie.

Ak chcete pokračovať spolu s týmto kurzom, zadajte údaje tak, ako sú uvedené na obrázku vyššie.

Zadajte ID študenta rýchlo:

1. Zadajte prvé dva identifikátory - ST348-245 a ST348-246 do buniek A5 a A6 .
2. Zvýraznite dve ID, aby ste ich vybrali.
3. Kliknite na rukoväť plnenia a presuňte ju do bunky A13 .
4. Zvyšok ID študenta by mal byť správne vložený do buniek A6 až A13.

Zadávanie údajov správne

Pri zadávaní údajov je dôležité zabezpečiť, aby boli zadané správne. Okrem riadku 2 medzi názvom tabuľky a nadpismi stĺpcov nenechávajte pri zadávaní údajov žiadne prázdne riadky. Tiež sa uistite, že nenecháte žiadne prázdne bunky.

Chyby údajov spôsobené nesprávnym zadaním údajov sú zdrojom mnohých problémov týkajúcich sa správy údajov. Ak sú údaje správne zadané na začiatku, program pravdepodobne vráti požadované výsledky späť.

Riadky sú záznamy

Každý jednotlivý riadok údajov v databáze je známy ako záznam . Pri zadávaní záznamov dodržujte tieto pokyny:

• V stvorenej tabuľke nenechávajte prázdne riadky. To zahŕňa NIE opustenie prázdneho riadku medzi nadpismi stĺpcov a prvým riadkom údajov.
• Záznam môže obsahovať údaje iba o jednej konkrétnej položke.
• Záznam musí obsahovať aj VŠETKY údaje v databáze o danej položke. Nie je možné získať informácie o položke vo viac ako jednom riadku.

Stĺpce sú polia

Kým riadky v databáze programu Excel sú označované ako záznamy, stĺpce sú známe ako polia . Každý stĺpec potrebuje nadpis na identifikáciu údajov, ktoré obsahuje. Tieto nadpisy sa nazývajú názvy polí.

• Názvy polí sa používajú na zabezpečenie toho, aby sa údaje pre každý záznam vložili v rovnakom poradí.
• Uistite sa, že všetky údaje v stĺpci sú zadané pomocou rovnakého formátu. Ak začnete zadávať číslice ako číslice (napríklad 10 alebo 20), držte ich. Nezmeníte časť a začnite zadávať čísla ako slová (napríklad desať alebo dvadsať). Byť dôsledný.
• Nenechávajte prázdne stĺpce v tabuľke.

Vytvorenie tabuľky

Po zadaní údajov sa dá zmeniť na tabuľku . Urobiť tak:

1. Zvýraznite bunky A3 až E13 v pracovnom hárku.
2. Kliknite na kartu Domov .
3. Ak chcete otvoriť rozbaľovaciu ponuku, kliknite na voľbu Formát tabuľky na karte.
4. Zvoľte modrý Styl Stôl Medium 9 možnosť otvoriť dialógové okno Formát ako Tabuľka .
5. Kým je dialógové okno otvorené, bunky A3 až E13 na pracovnom hárku by mali byť obklopené pochodujúcimi mravcami.
6. Ak pochodujúce mravce obklopujú správny rozsah buniek, kliknite na tlačidlo OK v dialógovom okne Formát ako tabuľka .
7. Ak pochodujúce mravce neobsahujú správny rozsah buniek, zvýraznite správny rozsah v pracovnom hárku a potom kliknite na tlačidlo Ok v dialógovom okne Formát ako tabuľka .
8. V tabuľke by sa mali umiestniť šípky rozbaľovania vedľa každého názvu poľa a riadky tabuľky by mali byť naformátované v striedavom svetle a tmavo modrej farbe.

Používanie databázových nástrojov

Po vytvorení databázy môžete pomocou nástrojov umiestnených pod rozbaľovacími šípkami vedľa každého poľa zoradiť alebo filtrovať údaje.

Triedenie údajov

1. Kliknite na rozbaľovaciu šípku vedľa názvu poľa Priezvisko.
2. Kliknutím na možnosť Triediť A až Z zoradíte databázu abecedne.
3. Po roztriedení by Graham J. mal byť prvý záznam v tabuľke a Wilson. R by mal byť posledný.

Filtrovanie údajov

1. Kliknite na rozbaľovaciu šípku vedľa názvu poľa programu .
2. Kliknutím na začiarkavacie políčko vedľa voľby Vybrať všetko zrušte začiarknutie všetkých políčok.
3. Kliknutím na začiarkavacie políčko vedľa možnosti Obchodné pridajte začiarkavacie políčko do poľa.
4. Kliknite na tlačidlo OK .
5. Iba dvaja študenti - G. Thompson a F. Smith by mali byť viditeľní, pretože sú jediní dvaja zapísaní v obchodnom programe.
6. Ak chcete zobraziť všetky záznamy, kliknite na rozbaľovaciu šípku vedľa názvu poľa programu .
7. Kliknite na možnosť Vyčistiť filter z možnosti "Program" .

Rozšírenie databázy

Ak chcete do svojej databázy pridať ďalšie záznamy:

• Umiestnite ukazovateľ myši na malú bodku v pravom dolnom rohu tabuľky.
• Ukazovateľ myši sa zmení na dvojhlavú šípku.
• Ak k tomu dôjde, kliknutím a podržaním pravého tlačidla myši presuňte ukazovateľ smerom dole a pridajte prázdny riadok do spodnej časti databázy.
• Do tohto nového riadku pridajte nasledujúce údaje:
  Bunka - údaje
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Veda

Dokončenie formátovania databázy

1. Zvýraznite bunky A1 až E1 v pracovnom liste.
2. Kliknite na kartu Domov .
3. Kliknutím na možnosť Zlúčiť a stred pásu klepnutím na stred titulku.
4. Ak chcete otvoriť rozbaľovací zoznam farieb výplne, kliknite na farebnú farbu (vyzerá ako farba) na páse.
5. Zvoľte možnosť Blue, Accent 1 zo zoznamu, ak chcete zmeniť farbu pozadia v bunkách A1 - E1 na tmavomodrá.
6. Kliknutím na ikonu Farba písma na paneli nástrojov Formátovanie (veľké písmeno "A") otvoríte rozbaľovací zoznam farieb písma.
7. Vyberte položku Biela zo zoznamu, ak chcete zmeniť farbu textu v bunkách A1 - E1 na bielu.
8. Zvýraznite bunky A2 - E2 v pracovnom liste.
9. Ak chcete otvoriť rozbaľovací zoznam farieb výplne, kliknite na tlačidlo Fill Colour na karte.
10. Zvoľte modré, Akcent 1, Zapaľovač 80 zo zoznamu, ak chcete zmeniť farbu pozadia v bunkách A2 - E2 na svetlo modrej.
11. Zvýraznite bunky A4 - E14 v pracovnom liste.
12. Kliknite na možnosť Center (Stred) na páse, aby ste zarovnali text v bunkách A14 až E14.
13. Ak ste v tomto momente správne dodržali všetky kroky tohto tutoriálu, tabuľka by mala podobať tabuľke zobrazenej v kroku 1 tohto tutoriálu.

Funkcie databázy

Syntax : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Kde funkcia D je jedna z nasledujúcich:

• DAVERAGE
• DCOUNTA
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Typ : Databáza

Funkcie databázy sú obzvlášť užitočné, keď sa tabuľky Google používajú na udržiavanie štruktúrovaných údajov, napríklad databázy. Každá databázová funkcia Dfunction vypočíta príslušnú funkciu na podmnožine bunkového rozsahu, ktorý sa považuje za databázovú tabuľku. Funkcie databázy majú tri argumenty:

• Database_arr je rozsah, vložené pole alebo pole generované výrazom poľa, ktorý je štruktúrovaný tak, že každý riadok za riadkom 1 je databázový záznam a každý stĺpec je databázové pole. Riadok 1 obsahuje štítky pre každé pole.
• Field_str | num označuje, ktorý stĺpec (pole) obsahuje hodnoty, ktoré majú byť spriemerované. Toto môže byť vyjadrené buď ako názov poľa (textový reťazec) alebo číslo stĺpca, pričom stĺpec vľavo bude reprezentovaný ako 1.
• Criteria_arr je rozsah, vložené pole alebo pole generované výrazom poľa, ktorý je štruktúrovaný tak, že prvý riadok obsahuje názvy polí, na ktoré sa bude uplatňovať kritérium (kritériá) a nasledujúce riadky obsahujú podmienené testy, ,

Prvý riadok v kritériách určuje názvy polí. Každý ďalší riadok v kritériách predstavuje filter, čo je súbor obmedzení na príslušných poliach. Obmedzenia sú opísané pomocou notácie Query-by-Example a môžu obsahovať hodnotu na porovnanie alebo operátor porovnania, za ktorým nasleduje porovnávacia hodnota. Príklady obmedzení sú: "Čokoláda", "42", "> = 42", "<42". Prázdna bunka neznamená žiadne obmedzenie príslušného poľa.

Filter vyhovuje riadku databázy, ak sú splnené všetky obmedzenia filtra (obmedzenia v riadku filtra). Riadok databázy (záznam) spĺňa Kritériá, ak a len ak sa zhoduje s aspoň jedným filtrom. Názov poľa sa môže v oblasti kritérií nachádzať viac ako jedenkrát, aby sa umožnilo viacero obmedzení, ktoré platia súčasne (napríklad teplota> = 65 a teplota <= 82).

DGET je jediná databázová funkcia, ktorá neagreguje hodnoty. DGET vráti hodnotu poľa zadaného v druhom argumentu (podobne ako VLOOKUP) iba vtedy, keď presne jeden záznam zodpovedá kritériám; v opačnom prípade sa vráti chyba, ktorá označuje žiadne zhody alebo viaceré zhody