Jednou nevýhodou používania hromadnej korešpondencie na vytváranie dokumentov je to, že máte väčšie riziko, že urobíte viac chýb, ako keby ste vytvorili každý z vašich dokumentov individuálne. Ak nie ste veľmi dobre oboznámení s hromadnou korešpondenciou, riziko vzniku katastrofických chýb, ktoré by mohli zničiť všetky vaše vytlačené dokumenty, je oveľa vyššie.
To neznamená, že skúsenosti s fúziami pošty nebudú musieť skontrolovať svoje dokumenty rovnako. Nasledujúce položky predstavujú prvých 5 chýb pri hromadnej korešpondencii, ktoré by ste mali skontrolovať v dokumentoch pred ich dokončením a ich odoslaním na tlač.
1. Komplexnosť
Je dôležité, aby ste skontrolovali, či ste vložili všetky potrebné informácie potrebné na úspešnú zlúčenie pošty . Pri vytváraní dokumentu je celkom ľahké prehliadnuť pole. Venujte zvláštnu pozornosť adresám a čo je dôležitejšie, PSČ. Mali by ste tiež zabezpečiť, aby boli pozdravy alebo iné oblasti, do ktorých ste vložili niekoľko polí za sebou, vyplnené správne.
2. Presnosť
Zatiaľ čo to môže vyzerať ako zdravý rozum, mali by ste byť prekvapení, koľko ľudí sa pokazí pošty, pretože nekontrolujú presnosť. Ak chcete zabezpečiť presnosť hromadnej korešpondencie, musíte sa uistiť, že ste vložili správne polia na správne miesta. Ak máte polia s podobnými názvami, je príliš jednoduché vložiť nesprávne. Ak zistíte, že často robíte túto chybu, je dobré prehodnotiť mená, ktoré dávajú vaše polia, aby sa predišlo budúcemu zmätku.
3. Medzery
Medzery nemusia vyzerať ako najdôležitejšia vec pri práci so zlúčením pošty, ale medzery hrajú významný faktor. Niekedy je ťažké povedať, koľko medzery ste zadali do dokumentu. Použitie polí hromadnej korešpondencie ešte viac sťažuje, najmä keď sú blízko. Môžete dokonca zistiť, že ste úplne vynechali medzery. Je dôležité skontrolovať dokument, aby sa zaistilo, že máte medzery medzi všetkými políčkami, inak, konečný produkt bude len niekoľko masívnych nečitateľných bežiacich slov.
4. Interpunkcia
Podobne ako rozdiely, mnoho ľudí prehliada hodnotu a význam interpunkcie pri práci s pošty zlúčenie. Je jednoduché prehliadať vaše interpunkčné znamienka pri práci s poliami hromadnej korešpondencie z dôvodu medzery. Všimnete si, že často narúšate interpunkciu, úplne ju vynechajte alebo pridajte dvojitú interpunkciu, keď máte niekoľko políčok hromadnej korešpondencie v rade.
5. Formátovanie
Formátovanie vášho textu je jednou z kľúčových chýb, ktoré vedú k vyhľadávaniu Google "hromadnej korešpondencie nefunguje". Je dôležité, aby ste skontrolovali, či je formátovanie aplikované na vaše polia zlúčenia pošty správne. Bez ohľadu na to, či ste zlúčenie poštových zásielok alebo ste dokončili stovky poštových zlúčení, je dôležité skontrolovať polia hromadnej korešpondencie na kurzívu, podčiarknutie a tučné formátovanie a opraviť ich pred dokončením hromadnej korešpondencie.
Zbaliť
Toto v žiadnom prípade nie je vyčerpávajúci zoznam chýb, ktoré môžete zaviesť v procese hromadnej korešpondencie, ale je to dobré miesto na spustenie. A je samozrejmé, že by ste mali preukázať ďalšie chyby, ako sú napríklad výpovede a nesprávne napísané slová, ktoré sa môžu vyskytnúť v akomkoľvek dokumente. Nikto nie je dokonalý; niektorí ľudia sú len lepšie predstierať, že sú!
Úprava: Martin Hendrikx