Funkcia hromadnej korešpondencie spoločnosti Microsoft vám umožňuje odoslať rovnaký dokument s malými zmenami veľkého počtu príjemcov. Pojem "zlúčenie" pochádza zo skutočnosti, že jeden dokument (napr. List) je zlúčený s dokumentom zdroja údajov , napríklad tabuľkou .
Funkcia hromadnej korešpondencie aplikácie Word funguje bez problémov s údajmi z aplikácie Excel. Aj keď program Word umožňuje vytvárať vlastný zdroj údajov, možnosti používania týchto údajov sú obmedzené. Ďalej, ak už máte svoje údaje v tabuľke, nemá zmysel preformulovať všetky informácie do zdroja údajov programu Word.
Príprava údajov na hromadnú korešpondenciu
Teoreticky môžete použiť ľubovoľný pracovný hárok programu Excel v rámci funkcie hromadnej korešpondencie pošty bez akejkoľvek špeciálnej prípravy. Odporúčame vám však, aby ste si pripravili pracovný hárok na optimalizáciu procesu hromadnej korešpondencie .
Tu je niekoľko usmernení, ktoré vám umožnia zjednodušiť proces hromadnej korešpondencie.
Usporiadajte svoje údaje tabuľkového procesora
Hrozí, že vaše údaje budú zrejmé, vaše dáta by mali byť organizované úhľadne do riadkov a stĺpcov. Premýšľajte o každom riadku ako o jedinom zázname a každom stĺpci ako o poli, ktoré chcete vložiť do dokumentu. (Ak potrebujete opätovný dopyt, pozrite si návod na zadávanie údajov v programe Excel .)
Vytvorte riadok hlavičky
Vytvorte riadok hlavičky pre hárok, ktorý chcete použiť na hromadnú korešpondenciu. Riadok záhlavia je riadok obsahujúci štítky, ktoré identifikujú údaje v bunkách nižšie. Aplikácia Excel môže byť niekedy o rozlíšení medzi údajmi a menovkami, takže je jasné, ak používate odvážny text, hranice buniek a tieňovanie buniek, ktoré sú jedinečné pre riadok hlavičky. To zabezpečí, že ho Excel odlišuje od ostatných vašich údajov.
Neskôr, keď zlučujete údaje s hlavným dokumentom, štítky sa zobrazia ako názvy zlúčovacích polí, takže nedôjde k zmätku, aké údaje vkladáte do dokumentu. Okrem toho je dobré označiť vaše stĺpce, pretože pomáha predchádzať chybám používateľov.
Vložte všetky údaje do jedného listu
Dáta, ktoré chcete použiť na hromadnú korešpondenciu, musia byť na jednom hárku. Ak je rozložený na viacero hárkov, budete musieť skombinovať hárky alebo vykonať viaceré zlúčenia pošty. Tiež sa uistite, že sú listy jasne pomenované , pretože budete musieť vybrať hárok, ktorý chcete použiť bez toho, aby ste ich prezerali.
Priradenie zdroja údajov v hromadnej korešpondencii
Ďalším krokom v procese hromadnej korešpondencie je pridanie vašej pripravenej tabuľky programu Excel do dokumentu programu Word.
- Na paneli s nástrojmi Hromadná korešpondencia kliknite na tlačidlo Otvoriť zdroj údajov .
- V dialógovom okne Vybrať zdroj údajov prejdite priečinky, kým nenájdete zošit programu Excel. Ak nemôžete nájsť súbor programu Excel, presvedčte sa, či je v rozbaľovacej ponuke označenej ako "Súbory typu" vybratá možnosť "Všetky zdroje údajov".
- Dvakrát kliknite na zdrojový zdrojový zdroj programu Excel alebo ho vyberte a kliknite na Otvoriť .
- V dialógovom okne Vybrať tabuľku vyberte zoznam Excel, ktorý obsahuje údaje, ktoré chcete spojiť s dokumentom.
- Uistite sa, že je začiarknuté políčko vedľa položky "Prvý riadok údajov obsahuje hlavičky stĺpcov".
- Kliknite na tlačidlo OK .
Teraz, keď bol zdroj údajov spojený s hlavným dokumentom, môžete začať zadávať text a / alebo upravovať dokument programu Word. Nemôžete však vykonať zmeny v zdroji údajov v programe Excel; ak potrebujete vykonať zmeny údajov, musíte zavrieť hlavný dokument v programe Word predtým, než otvoríte zdroj údajov v programe Excel.
Vloženie zlúčených polí do dokumentu je jednoduché, ak postupujete podľa týchto krokov:
- Kliknite na tlačidlo Vložiť pole zlúčenia na paneli nástrojov hromadnej korešpondencie. Zobrazí sa dialógové okno Vložiť zlúčenie.
- Zvýraznite názov poľa, ktoré chcete vložiť zo zoznamu, a kliknite na tlačidlo Vložiť .
- Krabička zostane otvorená a umožní vám vložiť ďalšie polia. Ak vložíte viac ako jedno políčko za sebou, aplikácia Word nebude automaticky pridávať medzi polia v dokumente; musíte to urobiť sami po zatvorení dialógového okna. V dokumente uvidíte názov poľa obklopený dvojitými šípkami.
- Keď skončíte, kliknite na tlačidlo Zavrieť .
Vloženie blokov adries a pozdravov - používajte opatrne
Spoločnosť Microsoft nedávno pridala funkciu hromadnej korešpondencie, ktorá vám umožňuje vložiť bloky adries a riadky pozdravov. Kliknutím na príslušné tlačidlo na paneli nástrojov vám aplikácia Word umožní vkladať niekoľko polí naraz, usporiadaných v bežných variantoch.
Tlačidlo na vloženie adresy blokov je jedno vľavo; Vložená pozdravová linka je vpravo.
Ďalej, keď kliknete na jedno z tlačidiel, Word zobrazí dialógové okno, ktoré vám dáva niekoľko možností, na ktorých poliach by ste chceli vložiť, ako by ste chceli, aby boli usporiadané, čo znamenajú interpunkciu a ďalšie. Zatiaľ čo to znie dostatočne jednoducho - a ak používate zdroj údajov vytvorený v programe Word, môže to byť mätúce, ak používate pracovný hárok programu Excel.
Pamätajte si, kedy odporúčanie o pridanie riadku hlavičky do pracovného hárku na strane 1 tohto článku? No, ak ste pomenovali pole niečo iné, než to, čo používa Word ako názov poľa pre podobné údaje, Word môže nesprávne zodpovedať polia.
Čo to znamená, že ak používate blok adresy vložiť alebo vložiť tlačidlá pozdravov , údaje sa môžu zobraziť v inom poradí, ako ste zadali - jednoducho preto, že štítky sa nezhodujú. Našťastie to spoločnosť Microsoft očakávala a vytvorila funkciu Zhody polí, ktorá vám umožní zosúladiť vaše názvy polí s názvami, ktoré Word používa v blokoch.
Použitie polí na vyplnenie správneho označenia políčok
Ak chcete zodpovedať polia, postupujte podľa týchto krokov:
- Kliknite na tlačidlo Porovnať polia na paneli s nástrojmi.
- V dialógovom okne Zoradiť polia uvidíte v zozname názvov polí programu Word vľavo. Na pravej strane poľa sa zobrazí stĺpec rozbaľovacích polí. Názov v každom rozbaľovacom poli je pole, ktoré používa aplikácia Word pre každé príslušné pole v bloku adresy alebo v riadku pozdravov. Ak chcete vykonať akékoľvek zmeny, jednoducho zvoľte názov poľa v rozbaľovacom okne.
- Po vykonaní zmien kliknite na tlačidlo OK .
Dialógové okno Match Fields môžete tiež zobraziť kliknutím na tlačidlo Match Fields v spodnej časti dialógových okien Insert Address Block alebo Greeting Line, ktoré sa objavia po kliknutí na príslušné tlačidlo na paneli nástrojov.
Zobrazenie dokumentov hromadnej korešpondencie
Skôr než začneme zobrazovať ukážky a tlačiť vaše zlúčené dokumenty, poznámka o formátovaní: Pri vkladaní zlúčených polí do dokumentu Word neprenáša formátovanie údajov zo zdroja údajov.
Použitie špeciálneho formátovania z tabuľky zdrojov
Ak chcete použiť špeciálne formátovanie, napríklad kurzíva, tučné alebo podčiarknuté, musíte to urobiť v programe Word. Ak prehliadate dokument s políčkami, musíte vybrať dvojité šípky na oboch stranách poľa, na ktoré chcete použiť formátovanie. Ak zobrazujete zlúčené údaje v dokumente, jednoducho zvýraznite text, ktorý chcete zmeniť.
Pamätajte na to, že každá zmena sa prejaví vo všetkých zlúčených dokumentoch, a nie iba v jednotlivých dokumentoch.
Prezeranie zlúčených dokumentov
Ak chcete zobraziť ukážku zlúčených dokumentov, kliknite na tlačidlo Zobraziť zlúčené údaje na paneli s nástrojmi Hromadná korešpondencia. Toto tlačidlo funguje ako prepínací prepínač, takže ak sa chcete vrátiť k prezeraniu len polí a nie údajov, ktoré obsahujú, kliknite na ňu znova.
Dokumenty zlúčené môžete prechádzať pomocou navigačných tlačidiel na paneli s nástrojmi Hromadná korešpondencia. Sú zľava doprava: prvý záznam , predchádzajúci záznam , prejsť na záznam , ďalší záznam , posledný záznam .
Pred zlúčením dokumentov by ste si mali prezrieť všetky alebo čo najviac, aby ste si overili, či sa všetko zlúčilo správne. Venujte zvláštnu pozornosť veciam, ako sú interpunkcia a medzery okolo zlúčených údajov.
Dokončite dokument hromadnej korešpondencie
Keď ste pripravení na zlúčenie dokumentov, máte dve možnosti.
Zlúčiť do tlačiarne
Prvým je ich zlúčenie s tlačiarňou. Ak vyberiete túto možnosť, dokumenty budú odoslané na tlačiareň bez akejkoľvek zmeny. Môžete sa spojiť s tlačiarňou jednoducho kliknutím na tlačidlo Zlúčiť na paneli nástrojov tlačiarne .
Zlúčiť sa do nového dokumentu
Ak potrebujete prispôsobiť niektoré alebo všetky dokumenty (aj keď by bolo rozumné pridať do poznámkového poľa poznámku pole pre prispôsobené poznámky) alebo urobiť iné zmeny pred tlačou, môžete ich zlúčiť do nového dokumentu; ak spojíte sa s novým dokumentom, hlavný dokument hromadnej korešpondencie a zdroj údajov zostanú neporušené, ale budete mať druhý súbor obsahujúci zlúčené dokumenty.
Za týmto účelom stačí kliknúť na tlačidlo Zlúčiť na panel s nástrojmi nového dokumentu .
Bez ohľadu na to, akú metódu zvolíte, zobrazí sa dialógové okno, v ktorom môžete programu Word spájať všetky záznamy, aktuálny záznam alebo rozsah záznamov.
Kliknite na tlačidlo možnosti vedľa požadovanej voľby a potom kliknite na tlačidlo OK .
Ak chcete zlúčiť rozsah, musíte skôr, než kliknete na tlačidlo OK, vložiť číslo začiatku a konečné číslo pre záznamy, ktoré chcete zahrnúť do zlúčenia.
Ak sa rozhodnete pre tlač dokumentov, po zobrazení dialógového okna sa zobrazí dialógové okno tlače. Môžete s ním pracovať rovnako ako pri akomkoľvek inom dokumente.