01 z 08
Použitie formulára na zadávanie údajov v programe Excel
Použitie vstavaného formulára na zadávanie údajov vo formáte Excel je rýchly a jednoduchý spôsob zadávania údajov do databázy programu Excel.
Použitie formulára vám umožňuje:
- spustiť novú databázovú tabuľku alebo pridať nové záznamy k existujúcej
- prechádzať záznamy dát jeden po druhom
- vyhľadávanie záznamov obsahujúcich špecifické informácie
- v prípade potreby upraviť alebo odstrániť jednotlivé záznamy
Pozrite si súvisiaci tutoriál: Formulár na zadanie údajov programu Excel 2010/2007 .
02 z 08
Pridávanie názvov polí databázy
Ako sme už spomenuli, všetko, čo musíme urobiť na použitie formulára na zadávanie údajov v programe Excel, je poskytnúť názvy stĺpcov alebo názvy polí, ktoré sa majú použiť v našej databáze.
Najjednoduchší spôsob, ako pridať názvy polí do formulára, je ich napísať do buniek v pracovnom hárku . Do formulára môžete zadať až 32 názvov polí.
Do buniek A1 až E1 zadajte nasledujúce položky:
Študentská karta
Priezvisko
počiatočné
Vek
Program
03 z 08
Otvorenie formulára na zadávanie údajov
Poznámka: Pomoc s týmto príkladom nájdete na obrázku vyššie.
- Kliknutím na bunku A2 ju vytvoríte aktívnou bunkou .
- V ponukách kliknite na položku Údaje> Formulár .
- Otvorením formulára sa najskôr objaví okno správy z programu Excel, ktoré obsahuje množstvo možností týkajúcich sa pridávania nadpisov do formulára.
- Keďže sme už zadali názvy polí, ktoré chceme použiť ako záhlavie, všetko, čo musíme urobiť, je kliknúť na tlačidlo OK v okne správy.
- Formulár obsahujúci všetky názvy polí by sa mal objaviť na obrazovke.
04 z 08
Pridávanie záznamov údajov pomocou formulára
Poznámka: Pomoc s týmto príkladom nájdete na obrázku vyššie.
Po pridaní záhlavia údajov do formulára pridaním záznamov do databázy ide len o zadanie údajov v správnom poradí do polí formulára.
Príklady záznamov
Do databázy pridajte nasledujúce záznamy vložením údajov do polí formulára vedľa správnych hlavičiek. Po zadaní prvého záznamu kliknite na tlačidlo Nové, aby ste odstránili polia pre druhý záznam.
StudentID : SA267-567
Priezvisko : Jones
Počiatočná : B.
Vek : 21
Program : Jazyky
StudentID : SA267-211
Priezvisko : Williams
Úvod : J.
Vek : 19
Program : Veda
Tip: Pri zadávaní veľmi podobných údajov, ako sú identifikačné čísla študentov (len čísla za pomlčkou), použite kópiu a prilepenie na zrýchlenie a zjednodušenie zadávania údajov.
05 z 08
Pridávanie záznamov údajov pomocou formulára (Con't)
Poznámka: Pomoc s týmto príkladom nájdete na obrázku vyššie.
Ak chcete pridať zvyšné záznamy do tutoriálnej databázy, použite formulár na zadanie zvyšných údajov nachádzajúcich sa na obrázku vyššie do buniek A4 až E11.
06 z 08
Použitie nástrojov údajov formulára
Poznámka: Pomoc s týmto príkladom nájdete na obrázku vyššie.
Hlavným problémom s databázou je zachovanie integrity údajov, keď súbor narastá. To si vyžaduje:
- opravuje chyby údajov alebo aktualizuje jednotlivé záznamy
- odstránenie zastaraných alebo duplicitných záznamov
Formulár na zadávanie údajov obsahuje niekoľko nástrojov na pravej strane, ktoré umožňujú ľahko nájsť a opraviť alebo vymazať záznamy z databázy.
Tieto nástroje sú:
- Tlačidlá Nájsť predchádzajúci a Nájsť ďalšie - umožňujú posúvať dopredu a dozadu cez databázu jeden záznam naraz.
- Tlačidlo Odstrániť - slúži na vymazanie záznamov z databázy.
- Tlačidlo Obnoviť - Toto tlačidlo môžete použiť na vrátenie zmien na záznam, ktorý sa upravuje. Príležitostne vykonávame nesprávne zmeny záznamu alebo dokonca upravíme nesprávny záznam úplne. Ak je to tak, tlačidlo obnovenia sa môže použiť na vrátenie týchto zmien.
- Poznámka: tlačidlo obnovenia funguje len vtedy, ak je vo formulári prítomný záznam. Hneď ako vstúpite do iného záznamu alebo zatvoríte formulár, tlačidlo obnovenia sa stáva neaktívnym.
- Tlačidlo Kritériá umožňuje vyhľadávať v databáze záznamy založené na konkrétnych kritériách, ako je názov, vek alebo program. Príklad použitia tlačidla Kritériá je zahrnutý v nasledujúcom kroku príručky.
07 z 08
Vyhľadávanie záznamov pomocou jedného názvu poľa
Tlačidlo Kritériá umožňuje vyhľadávať databázu záznamov pomocou jedného alebo viacerých názvov polí - napríklad mena, veku alebo programu.
Poznámka: Pomoc s týmto príkladom nájdete na obrázku vyššie.
- Kliknite na tlačidlo Kritériá vo formulári.
- Kliknutím na tlačidlo Kritériá vymažete všetky polia formulára, ale nevymažete žiadne údaje z databázy.
- Kliknite na pole Program a napíšte umenie tak, ako chceme vyhľadať všetkých študentov zaradených do programu Arts na vysokej škole.
- Kliknite na tlačidlo Nájsť ďalší . Záznam o H. Thompsone by sa mal objaviť vo forme, keďže je zapísaná v programe Arts.
- Kliknite dvakrát a tretím na tlačidlo Nájsť ďalší a záznamy o J. Grahame a W. Hendersone by sa mali objaviť jeden po druhom, pretože sú tiež zapísané v programe Arts.
Ďalší krok tutoriálu obsahuje príklad vyhľadávania záznamov, ktoré zodpovedajú viacerým kritériám.
08 z 08
Vyhľadávanie záznamov pomocou viacerých názvov polí
Tlačidlo Kritériá umožňuje vyhľadávať databázu záznamov pomocou jedného alebo viacerých názvov polí - napríklad mena, veku alebo programu.
Poznámka: Pomoc s týmto príkladom nájdete na obrázku vyššie.
V tomto príklade budeme hľadať všetkých študentov vo veku 18 rokov, ktorí sa zapíšu do umeleckého programu na vysokej škole. Iba tie záznamy, ktoré zodpovedajú obom kritériám, by sa mali zobraziť vo formulári.
- Kliknite na tlačidlo Kritériá vo formulári.
- Kliknite na vekové pole a zadajte reťazec 18 .
- Kliknite na pole Program a zadajte položku Umenie .
- Kliknite na tlačidlo Nájsť ďalší . Záznam o H. Thompsone by sa mal objaviť vo formulári, keďže je 18-ročná a zapísaná do umeleckého programu.
- Kliknite na tlačidlo Ďalej (Next) a druhýkrát sa objaví záznam pre J. Grahama, pretože je tiež 18-ročný a zapísaný do umeleckého programu.
- Kliknite na tlačidlo Ďalej na tretie miesto a záznam pre J. Grahama by mal byť stále viditeľný, pretože neexistujú žiadne ďalšie záznamy, ktoré by zodpovedali obom kritériám.
Záznam pre W. Hendersona by sa nemal zobrazovať v tomto príklade, pretože aj napriek tomu, že je zapísaný do umeleckého programu, nie je 18 rokov, takže nezodpovedá obidvom kritériám vyhľadávania.