6 spôsobov triedenia údajov v programe Excel

Táto séria tipov zahŕňa rôzne metódy triedenia údajov v programe Excel. Špecifické informácie nájdete na nasledujúcich stránkach:

  1. Rýchle triedenie na jedinom stĺpci pomocou funkcie Zoradiť & Filter alebo Hotkeys
  2. Zoradiť na viacerých stĺpcoch
  3. Zoradiť podľa dátumov alebo časov
  4. Zoradiť podľa dní týždňa, mesiacov alebo iných vlastných zoznamov
  5. Zoradiť podľa riadkov - Zmena poradia stĺpcov

Výber údajov, ktoré sa majú zoradiť

Predtým, ako je možné údaje zoradiť, program Excel potrebuje poznať presný rozsah, ktorý má byť triedený, a zvyčajne je Excel veľmi dobrý pri výbere oblastí súvisiacich údajov - tak dlho,

  1. v oblasti súvisiacich údajov neboli ponechané prázdne riadky ani stĺpce .
  2. a prázdne riadky a stĺpce boli ponechané medzi oblasťami súvisiacich údajov.

Aplikácia Excel dokonca presne určuje, či má dátová oblasť názvy polí a vylúčiť tento riadok zo záznamov, ktoré majú byť zoradené.

Avšak umožnenie programu Excel vybrať rozsah, ktorý má byť triedený, môže byť riskantný - najmä pri veľkom množstve dát, ktoré je ťažké skontrolovať.

Ak chcete zaistiť, aby boli vybraté správne údaje, zvýraznite rozsah pred spustením triedenia.

Ak sa má rovnaký rozsah triediť opakovane, najlepším prístupom je, aby mu bolo pridelené meno .

01 z 05

Zoradiť kľúč a triediť poradie

Rýchle triedenie na jednom stĺpci v programe Excel. © Ted French

Triedenie vyžaduje použitie zoraďovacieho kľúča a poradie triedenia.

Triediacim kľúčom sú údaje v stĺpci alebo stĺpcoch, ktoré chcete triediť. Označuje sa názvom stĺpca alebo názvom poľa. Vo vyššie uvedenom obrázku sú možné triediče kľúčov ID študenta, meno , vek , program a mesiac

Pri rýchlom zoradení stačí kliknúť na jednu bunku v stĺpci, ktorý obsahuje kláves triedenia, aby Excel informoval, aký je kľúč triedenia.

Pri textových alebo numerických hodnotách sú dve možnosti poradia zoradenia vzostupne a zostupne .

Ak použijete tlačidlo Zoradiť & Filter na karte Domovská stránka pásky, možnosti radenia v rozbaľovacom zozname sa budú meniť v závislosti od typu údajov vo vybratom rozsahu.

Rýchle triedenie pomocou funkcie Zoradiť a filtrovať

V programe Excel môžete rýchle triedenie vykonať pomocou tlačidla Zoradiť & Filter na karte Domovská stránka pásky .

Kroky na vykonanie rýchleho triedenia sú:

  1. Kliknite na bunku v stĺpci, ktorý obsahuje kláves triedenia
  2. Ak je to potrebné, kliknite na kartu Domov
  3. Kliknutím na tlačidlo Zoradiť & Filter otvoríte rozbaľovaciu ponuku možností triedenia
  4. Kliknutím na jednu z dvoch možností môžete triediť buď vzostupne alebo zostupne
  5. Skontrolujte, či boli údaje správne zoradené

Zoradiť dáta pomocou horúcich klávesov pásu kariet

Pre triedenie údajov v programe Excel neexistuje kombinácia klávesových skratiek.

K dispozícii sú klávesové skratky, ktoré umožňujú použiť skratky skôr než ukazovateľ myši na výber tých istých možností uvedených na karte Domovská stránka pásky.

Zoradiť vo vzostupnom poradí pomocou klávesových skratiek

  1. Kliknite na bunku v stĺpci zoraďovacieho kľúča
  2. Na klávesnici stlačte nasledujúce klávesy:
  3. Alt HSS
  4. Tabuľka údajov by mala byť triedená A až Z / najmenšia na najväčšiu podľa vybraného stĺpca

Klávesové skratky sa prekladajú do:
Tlačidlo "Alt"> karta "Domov"> možnosť "Úpravy"> "Zoradiť & Filter"> možnosť "Zoradiť najmenší na najväčší".

Zoradiť v zostupnom poradí pomocou klávesových skratiek

Kroky na triedenie v zostupnom poradí pomocou klávesových skratiek sú rovnaké ako tie, ktoré sú uvedené pre vzostupnú triedu okrem kombinácie klávesových skratiek:

Alt HSO

Klávesové skratky sa prekladajú do:
Klávesa "Alt"> karta "Domov"> skupina "Úpravy"> "Zoradiť a filtrovať"> možnosť "Zoradiť najväčší na najmenší".

02 z 05

Zoradiť na viacerých stĺpcoch údajov v programe Excel

Triedenie údajov na viacerých stĺpcoch. © Ted French

Okrem rýchleho triedenia založeného na jedinom stĺpci údajov umožňuje funkcia vlastného triedenia aplikácie Excel triediť na viacerých stĺpcoch definovaním viacerých triedovacích kľúčov.

V triedeniach s viacerými stĺpcami sa triedenia identifikujú výberom nadpisov stĺpcov v dialógovom okne Triedenie.

Rovnako ako pri rýchlom zoradení sú triediace klávesy definované identifikáciou hlavičiek stĺpcov alebo názvov polí v tabuľke obsahujúcej kláves triedenia.

Zoradiť na viacerých stĺpcoch Príklad

Vo vyššie uvedenom príklade boli vykonané nasledujúce kroky na zoradenie údajov v rozmedzí H2 až L12 na dva stĺpce údajov - najprv podľa názvu a potom podľa veku.

  1. Zvýraznite rozsah buniek, ktoré sa majú zoradiť
  2. Kliknite na kartu Domov na karte.
  3. Kliknutím na ikonu Zoradiť a filtrovať na karte otvoríte rozbaľovací zoznam.
  4. Kliknite na položku Vlastné triedenie v rozbaľovacom zozname a otvorte dialógové okno Zoradiť
  5. V časti Nadpis stĺpca v dialógovom okne zvoľte v rozbaľovacom zozname položku Názov, aby ste najskôr zoradili údaje podľa stĺpca Názov
  6. Možnosť Zoraďovať sa ponecháva na hodnotu Hodnoty - pretože triedenie je založené na skutočných údajoch v tabuľke
  7. Pod nadpisom Zoradiť objednávku z rozbaľovacieho zoznamu zvoľte Z do A a zoradiť údaje Meno v zostupnom poradí
  8. V hornej časti dialógového okna kliknite na tlačidlo Pridať úroveň a pridajte druhú možnosť triedenia
  9. V prípade druhého zoraďovacieho kľúča v časti Nadpis stĺpca vyberte položku Vek z rozbaľovacieho zoznamu, ak chcete triediť záznamy s duplicitnými názvami podľa stĺpca Vek
  10. V časti Nadpis poradia z rozbaľovacieho zoznamu zvoľte možnosť Najdlhší na Najmenší a zoradte údaje o veku v zostupnom poradí
  11. Kliknutím na tlačidlo OK v dialógovom okne zatvorte dialógové okno a zoradíte dáta

V dôsledku definovania druhého zoraďovacieho kľúča v predchádzajúcom príklade boli dva záznamy s rovnakými hodnotami pre pole Názov ďalej zoradené v zostupnom poradí pomocou poľa Vek , výsledkom čoho je záznam pre študenta A. Wilsona vo veku 21 rokov záznam pre druhého A. Wilsona vo veku 19 rokov.

Prvý riadok: Názvy stĺpcov alebo údaje?

Rozsah údajov vybraných na triedenie vo vyššie uvedenom príklade obsahoval nadpisy stĺpcov nad prvým riadkom údajov.

Program Excel zistilo, že tento riadok obsahoval údaje, ktoré sa líšili od údajov v nasledujúcich riadkoch, takže predpokladal, že prvý riadok je záhlavie stĺpcov a upravili dostupné možnosti v dialógovom okne Triedenie, aby ich zahrnuli.

Jedno kritériá, ktoré používa program Excel na určenie, či prvý riadok obsahuje hlavičky stĺpcov, je formátovanie. Vo vyššie uvedenom príklade je text v prvom riadku iným písmom a je to iná farba ako dáta v ostatných riadkoch. Je tiež oddelené od radov nižšie hrubým okrajom.

Excel používa takýto rozdiel pri rozhodovaní o tom, či prvý riadok je riadok záhlavia, a je dosť dobré, aby sa to správne - ale to nie je neomylné. Ak sa vyskytne chyba, dialógové okno Triedenie obsahuje začiarkavacie políčko Moje dáta má hlavičky, ktoré možno použiť na automatické prepísanie.

Ak prvý riadok neobsahuje nadpisy, program Excel použije ako stĺpec D alebo stĺpec E stĺpce D alebo stĺpec E vo voľbe Stĺpec v dialógovom okne Triedenie .

03 z 05

Zoradiť dáta podľa dátumu alebo času v programe Excel

Triedenie podľa dátumu v programe Excel. © Ted French

Okrem triedenia textových údajov abecedne alebo čísel od najväčších po najmenšie, možnosti triedenia programu Excel zahŕňajú hodnoty zoradenia dátumu.

Zoradené objednávky pre dátumy sú:

Dialogové okno Rýchle zoradenie vs. triedenie

Keďže dátumy a časy sú iba formátované číselné údaje, pre typy v jednom stĺpci - napríklad dátum zapožičaný v príklade na obrázku vyššie - metóda rýchleho triedenia môže byť úspešná.

Pri triedach zahŕňajúcich viac stĺpcov dátumov alebo časov je potrebné použiť dialógové okno Triedenie - rovnako ako pri triedení na viacerých stĺpcoch čísel alebo textových údajov.

Zoradiť podľa dátumu Príklad

Ak chcete vykonať rýchle zoradenie podľa dátumu vo vzostupnom poradí - najstaršie až najnovšie - pre príklad na obrázku vyššie, kroky by boli:

  1. Zvýraznite rozsah buniek, ktoré sa majú zoradiť
  2. Kliknite na kartu Domov na karte
  3. Ak chcete otvoriť rozbaľovací zoznam, kliknite na ikonu Zoradiť a triediť na karte
  4. Kliknutím na položku Zoradiť najstaršiu na najnovšiu v zozname zoradíte údaje vo vzostupnom poradí
  5. Záznamy by mali byť zoradené s najstaršími dátumami v stĺpci Vypožičané v hornej časti tabuľky

Dátumy a časy uložené ako text

Ak sa výsledky zoradenia podľa dátumu nevykonajú podľa očakávania, údaje v stĺpci obsahujúcej triedu môžu obsahovať dátumy alebo časy uložené ako textové údaje, a nie ako čísla (dátumy a časy sú len formátované číselné údaje).

Na obrázku vyššie, záznam pre A. Petersona skončil v spodnej časti zoznamu, kedy na základe dátumu požičania - 5. novembra 2014 - záznam mal byť umiestnený nad rekordom pre A. Wilsona, ktorý tiež má dátum vypožičania 5. novembra.

Dôvodom neočakávaných výsledkov je, že dátum zapožičania pre A. Petersona bol uložený ako text, skôr ako ako číslo

Zmiešané údaje a rýchle triedenie

Ak používate metódu rýchleho triedenia, ak sú záznamy obsahujúce textové a číselné údaje zmiešané, program Excel zoradí číslo a textové údaje samostatne - umiestnenie záznamov s textovými údajmi v spodnej časti zoznamu triedených.

Program Excel môže obsahovať aj hlavičky stĺpcov v výsledkoch triedenia - ich interpretáciu ako len ďalší riadok textových údajov ako názvy polí pre tabuľku s údajmi.

Usporiadanie varovania - Usporiadanie dialógového okna

Ako je znázornené na obrázku vyššie, ak sa používa dialógové okno Triedenie , aj v prípade tried v jednom stĺpci, program Excel zobrazí správu, ktorá vás varuje, že sa stretla s údajmi uloženými ako text a umožňuje vám vybrať:

Ak zvolíte prvú možnosť, program Excel sa pokúsi umiestniť textové údaje na správne miesto výsledkov triedenia.

Vyberte druhú možnosť a aplikácia Excel umiestni záznamy, ktoré obsahujú textové údaje do dolnej časti výsledkov triedenia - rovnako ako v prípade rýchleho triedenia.

04 z 05

Triedenie údajov podľa dní v týždni alebo mesiacov v programe Excel

Zoradiť podľa vlastných zoznamov v programe Excel. © Ted French

Zoradiť podľa dní v týždni alebo mesiacoch roka použitím rovnakého zabudovaného vlastného zoznamu, ktorý používa aplikácia Excel na pridanie dní alebo mesiacov do pracovného hárka pomocou popisovača na výplň .

Tento zoznam umožňuje triedenie podľa dní alebo mesiacov skôr chronologicky než v abecednom poradí.

Vo vyššie uvedenom príklade boli údaje zoradené do mesiaca, v ktorom študenti začali on-line študijný program.

Rovnako ako pri iných možnostiach triedenia sa môžu hodnoty triedenia podľa vlastného zoznamu zobrazovať vo vzostupnom (nedeľu až sobotu / januári až decembri) alebo v zostupnom poradí (sobota až nedeľa / december až január).

Na obrázku vyššie boli dodržané nasledovné kroky, aby sme triedili vzorku údajov v rozmedzí H2 až L12 podľa mesiacov v roku:

  1. Zvýraznite rozsah buniek, ktoré sa majú zoradiť
  2. Kliknite na kartu Domov na karte.
  3. Kliknutím na ikonu Zoradiť a filtrovať na karte otvoríte rozbaľovací zoznam.
  4. Kliknite na položku Vlastné triedenie v rozbaľovacom zozname a otvorte dialógové okno Triedenie
  5. V časti Nadpis stĺpca v dialógovom okne vyberte z rozbaľovacieho zoznamu položku Začal mesiac a zoraďte údaje podľa mesiacov v roku
  6. Možnosť Zoraďovať sa ponecháva na hodnotu Hodnoty - pretože triedenie je založené na skutočných údajoch v tabuľke
  7. V časti Nadpis poradia kliknite na šípku nadol vedľa predvolenej možnosti A až Z a otvorte rozbaľovaciu ponuku
  8. V ponuke vyberte Vlastný zoznam a otvorte dialógové okno Vlastné zoznamy
  9. V ľavom okne dialógového okna kliknite raz na zoznam: január, február, marec, apríl ... a vyberte ho
  10. Kliknutím na tlačidlo OK potvrďte výber a vrátite sa do dialógového poľa Triediť

  11. Vybraný zoznam - január, február, marec, apríl - sa zobrazí pod hlavičkou objednávky

  12. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno a triedite údaje mesiace v roku

Poznámka : Vlastné zoznamy sa štandardne zobrazujú iba vo vzostupnom poradí v dialógovom okne Vlastné zoznamy . Ak chcete zoradiť dáta v zostupnom poradí pomocou vlastného zoznamu po výbere požadovaného zoznamu tak, aby sa zobrazil pod hlavičkou Objednávka v dialógovom okne Triedenie :

  1. Kliknutím na šípku nadol vedľa zobrazeného zoznamu - napríklad január, február, marec, apríl ... otvoríte rozbaľovaciu ponuku
  2. V ponuke vyberte možnosť vlastného zoznamu, ktorá sa zobrazí v zostupnom poradí - napríklad v decembri, novembri, októbri, septembri ...
  3. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno a zoraďte údaje v zostupnom poradí pomocou vlastného zoznamu

05 z 05

Zoradiť podľa riadkov na zmenu poradia stĺpcov v programe Excel

Zoradiť podľa riadkov na zmenu poradia stĺpcov. © Ted French

Ako je znázornené v predchádzajúcich možnostiach zoradenia, dáta sa zvyčajne roztriedia pomocou hlavičiek stĺpcov alebo názvov polí a výsledkom je prerozdelenie celých riadkov alebo záznamov dát.

Menej známa a preto menej využitá možnosť triedenia v programe Excel je triediť podľa riadka, čo má za následok preskupenie poradia stĺpcov zľava doprava v pracovnom hárku

Jedným z dôvodov triedenia podľa riadku je porovnanie poradia stĺpcov medzi rôznymi tabuľkami údajov. So stĺpcami v rovnakom ľavom a pravom poradí je jednoduchšie porovnávať záznamy alebo kopírovať a presúvať údaje medzi tabuľkami.

Prispôsobenie poradia stĺpcov

Veľmi zriedkavo však získavajú stĺpce v správnom poradí priamou úlohou v dôsledku obmedzení vzostupných a zostupných možností usporiadania hodnôt.

Obvykle je potrebné použiť vlastné poradie zoradenia a aplikácia Excel obsahuje možnosti triedenia podľa farby bunky alebo písma alebo pomocou podmienených formátovacích ikon .

Tieto možnosti, ako sú uvedené na spodku tejto stránky, sú stále pomerne náročné na pracovnú silu a nie tak jednoduché.

Pravdepodobne najjednoduchší spôsob, ako povedať Excel poradie stĺpcov, je pridať riadok nad alebo pod tabuľku s údajmi obsahujúcimi čísla 1, 2, 3, 4 ..., ktoré označujú poradie stĺpcov zľava doprava.

Triedenie podľa riadkov sa stáva jednoduchou vecou triedenia stĺpcov najmenších na najväčších v riadku obsahujúcom čísla.

Po dokončení triedenia môže byť pridaný rad čísel ľahko vymazaný .

Zoradiť podľa príkladov riadkov

V údajovej vzorke použitej pre túto sériu v možnostiach triedenia programu Excel bol stĺpec Študent ID vždy prvý vľavo, nasledovaný názvom a potom zvyčajne vek .

V tomto prípade, ako je znázornené na obrázku vyššie, stĺpce boli znova usporiadané tak, že stĺpec Program je najskôr vľavo, za ním nasleduje mesiac Začiatok , Názov atď.

Nasledujúce kroky boli použité na zmenu poradia stĺpcov, ako je vidieť na obrázku vyššie:

  1. Vložte prázdny riadok nad riadok obsahujúci názvy polí
  2. V tomto novom riadku zadajte nasledujúce čísla zľava doprava
    stĺpec H: 5, 3, 4, 1, 2
  3. Zvýraznite rozsah H2 až L13
  4. Kliknite na kartu Domov na karte.
  5. Kliknutím na ikonu Zoradiť a filtrovať na karte otvoríte rozbaľovací zoznam.
  6. Kliknite na položku Vlastné triedenie v rozbaľovacom zozname a otvorte dialógové okno Zoradiť
  7. V hornej časti dialógového okna kliknite na položku Možnosti a otvorte dialógové okno Možnosti triedenia
  8. V sekcii Orientácia v tomto druhom dialógovom okne kliknite na zoradenie zľava doprava a zoradíte poradie stĺpcov zľava doprava v pracovnom hárku
  9. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte toto dialógové okno
  10. Pri zmene orientácie sa záhlavie stĺpca v dialógovom okne Zoradiť zmení na riadok
  11. V riadku Row zvoľte triedenie podľa riadku 2 - riadok obsahujúci vlastné čísla
  12. Možnosť Zoraďovanie je nastavená na hodnotu Hodnoty
  13. Pod nadpisom Zoradiť objednávku z rozbaľovacieho zoznamu zvoľte v rozbaľovacom zozname možnosť Najmenší na najväčší a zoradiť čísla v riadku 2 vo vzostupnom poradí
  14. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno a triedite stĺpce zľava doprava číslami v riadku 2
  15. Poradie stĺpcov by malo začínať programom nasledujúcim mesiac Začiatok , názov atď.

Pomocou vlastných možností triedenia programu Excel môžete zmeniť poradie stĺpcov

Ako bolo uvedené vyššie, zatiaľ čo vlastné nastavenia sú k dispozícii v dialógovom okne Triedenie v programe Excel, tieto možnosti nie sú ľahko použiteľné, pokiaľ ide o zmenu poradia stĺpcov v pracovnom hárku.

Voľby na vytvorenie vlastného poradia zoradenia, ktoré je k dispozícii v dialógovom okne Triedenie, slúži na triedenie údajov podľa:

A ak sa v každom stĺpci už nepoužíva jedinečné formátovanie - napríklad iné farby písiem alebo buniek, musí byť formátovanie pridaných do jednotlivých buniek v rovnakom riadku pre každý stĺpec, ktorý sa má znova upraviť.

Ak chcete napríklad zmeniť poradie stĺpcov na obrázku vyššie, použite farbu písma

  1. Kliknite na každý názov poľa a zmeňte farbu písma pre každé - napríklad červené, zelené, modré atď.
  2. V dialógovom okne Zoradiť nastavte možnosť Zoradiť na možnosť Farba písma
  3. V časti Objednávka ručne nastavte poradie farieb názvov polí podľa požadovaného poradia stĺpcov
  4. Po zoradení obnovte farbu písma pre každý názov poľa